浅析中小企业及下属单位会计电算化的普及与运用

李梅源

浅析中小企业及下属单位会计电算化的普及与运用

李梅源

随着经济的不断发展，会计电算化已成为财务工作中的一项重要组成部分。但是，作为一项新技术产品，会计电算化在被使用的过程中仍存在一些问题。本文通过实地调查，走访部分中小企业及下属单位，观察其账务操作流程并与会计电算化使用人员进行面谈，了解会计电算化在中小企业及下属单位的普及、应用现状，针对出现的问题，分析产生原因，并提出相应的解决对策。

会计电算化；中小企业及下属单位；问题；对策

一、中小企业及下属单位会计电算化发展现状

电算化是计算机与统计等数据处理技术的融合，它的基本普及使我们的会计工作更加科学、规范：不仅在数据的收集、整理等方面更加完整、准确，提高了财务人员的工作效率，还提高了财务人员的运用、分析能力，从而更好地满足会计工作的现代化需求。

但是，中小企业的所有者担任管理职务，参与利润分配并监督企业的运营情况，权利集中在所有者手中。所有者及管理层的观念及对会计的了解和重视程度，是企业是否采取会计电算化的主要影响因素。然而，中小企业规模较小，往来贸易较为简单，产品较为单一，经济业务量也不太大，传统的手工做账的速度能够满足企业的基本财务需求，因而不会对企业对会计信息的运用产生较大影响，会计电算化通过计算机进行会计运算和账务处理的优越性也就不能被充分体现。在短期内，企业利用计算机进行财务处理的非迫切性和非强制性制约了会计电算化在中小企业的普及、运用进程。所以，对于中小企业，会计电算化尚处于推广阶段，还有很多小企业采用手工记账，未实施会计电算化，一些使用了电算化的企业对其运用也仅停留在计算的层面上。

对于三、四线城市甚至乡镇的单位，虽然在电算化软件的选用方面，下属单位一般没有自主选择权，大多是由省级部门统一采购，但是在软件购买之初，软件厂家已根据单位规定的口径，为其设计专属的数据库，输入好原始参数，各个单位只需将数据库导入系统，不必进行初始设置。下设各个部门职能界定较为清晰，往来账务较为单一，各单位内部分别记账核算，只要向上级部门申报，通过国库网络系统传输即可，同级相互之间信息传递和整理归纳的工作较少，亦没有充分发挥电算化的作用。相比于很多中小企业都不会做预算、决算，会计软件的采购任意性较强，各个单位中会计电算化的运用会更加规范，不仅体现在日常的财务处理中，还有利用专门的预算和决算软件进行预决算检验，确保其作出的预算不超过规定的上限。此外，单位是非营利性组织，有财政拨款的支持，其决策带有很强的政策导向性，产生的支出一般是公共建设支出和单位职工工资支出，支出的目的是为百姓服务，促进和保障民生发展，因而很少利用会计电算化进行成本核算。

总之，目前中小企业及下属单位对会计电算化的运用尚处于初级阶段。一些涉及利益链条的灰色信息并不希望被公之于众，在账务处理之初可能某些信息输入本身就不够完整或者登记科目的性质界定与真实情况相矛盾等情况导致生成的会计信息失真而不能被采纳。加之，中小企业及下属单位管理基础不深厚，财务人员在计算机操作等方面的能力有待提高，计算机处理信息过于死板，对于原来未出现的账务不能采取灵活方式应对等因素也限制了会计电算化向更深层次发展。此外，电子数据易丢失且易被篡改，长期以往形成的信息量巨大会占据计算机不少的存储空间，所以中小企业及下属单位往往实行简易的会计电算化和手工记账双向并举的方式。

二、中小企业及下属单位会计电算化存在的问题

1.相关工作人员的电算化水平有待提高

（1）财务人员对电算化及相关知识不够熟悉。财务操作人员对电算化的熟悉程度仅停留在记账、报账阶段，他们使用软件的主要目的是简化人工核算和利用软件自动生成账簿，减轻会计工作。对于电算化的其他部分及相关的计算机知识，财务人员了解甚少。一旦计算机出现突然死机等问题，操作人员除了重启电脑一般别无他法，有时辛辛苦苦输入的数据还没来得及保存，又要重头开始，耽误工作时间，影响工作效率。

（2）现任会计主管人员大多已处于中年时期，学习和运用电算化的积极性不高。

（3）相关工作人员未开展更深层次的电算化运用，未利用其高端功能对原始信息进行深度挖掘。电算化软件中自带各种具有统计意义的参数指标，通过计算出的相对数值或绝对数值与行业标准水平进行对比，可在一定程度上比较科学地反映对应情况，为企业及单位发现问题，查漏补缺，帮助管理者制定更加准确的决策。

2.会计电算化管理制度不够完善

（1）系统维护：中小企业及下属单位大多不配备专门的部门或者人员负责系统的保养和维修，对产品设备等没有定期排查、检修措施。当系统显示错误，无法运行时，企业或单位临时找来计算机维修人员解决当前问题，并未彻底排查，类似甚至相同的情况在以后仍有发生。且在采购软件之后，使用方便很少再与软件厂家联系，对于售后服务方面的的要求甚少。

（2）账务处理：由于企业及单位采用手工记账和电子账簿双向并举的方式，某些相关机构会设置统计会计，专门负责电算化等相关的计算机操作。操作人员在输入电子版的记账凭证时可能并不能接触到原始凭证，而是按照已经填制好的纸质版记账凭证的内容进行输入。因此，在最初的输入环节就可能出现无法保证输入数据的真实性、完整性。

（3）档案管理：中小企业及下属单位中一般由会计人员负责档案管理工作。虽有明确的人员和相关责任，但保管的会计人员既能够编制凭证又能保管资料，不相容职位未实现分离，存在篡改资料等舞弊风险。

3.会计电算化设备相对落后

⑴软件方面：下属单位没有采购权限，到底工作中需要什么样的会计软件，真正的使用者和厂家之间没有直接的联系和信息反馈。软件是否实用，还是成为摆设应付检查，仍有待考究。此外，有的企业领导对软件投入不够重视，会计人员对电算化方面的积极性不高，考虑到产品更新升级又要支付费用，很多企业仍然使用的是最初采购时的版本。

⑵硬件方面：无论是企业还是单位，办公电脑以台式机为主，相同型号，统一采购。只有个别电脑出现大的故障，实在无法继续使用时，才会被购买新的电脑替换。另外，很多中小企业及下属单位都没有设置专门的电算化机房，会计电算化操作的地方就是一般的办公场所，操作人员把电脑放在自己的办公桌上，下班也不带走锁门后边离开，存在很大的安全隐患。

4.网络环境下电算化系统出现的新问题

（1）网络攻击：互联网是一个开放的平台，帮助企业及单位走出去，减轻地理位置上的束缚，扩大其影响力。然而有些不良分子利用计算机技术攻击网站，散步病毒导致电脑系统崩溃，窃取机密信息于无形，严重影响了企业及单位的正常运营。

（2）网络环境下数据传输：有形资产是一种静态资产，其不依托于某种介质，在物理上是客观存在的具体事物，有形资产的转移需要借助外力作用才能发生，亦容易被发现。而电子数据属于无形资产，是一种动态资产，其本身是抽象的，可通过网络传输到其他介质上而不被轻易察觉。电子数据的快捷传输，一方面便于信息沟通，而另一方面也为保密工作增加了难度。

三、促进中小企业及下属单位会计电算化发展的对策

1.树立现代化的管理意识

面对日益复杂的经济形势，我们要树立现代化的管理意识，通过实施电算化等方式来实现办公的现代化，提高工作效率，形成科学，更加精准的管理模式，大力推动企业发展。

2.提高电算化人员职业素养

（1）调动财务人员的学习积极性。首先，企业及单位尽可能为员工提供技能培训的机会，让员工与组织同步发展，以员工技能的提升、办公效率的提供促进组织的发展，实现组织与个人的双赢。其次，企业及单位应量化绩效，加强对员工工作的考评，公开考评结果并与薪酬挂钩，激发员工提高自身技能的动力。

（2）“百密也有一疏”，系统是由人控制的，无论电脑怎样涉密，如果操作人员操作不当，马虎大意就会使那些不法分子有机可趁，盗取密码，获得机密，损害企业或单位利益。因此，管理层应培养诚信、敬业的组织文化，提高员工的安全防范意识，增强员工职业道德素养。

3.完善会计电算化管理制度

良好的管理制度的组织有效运行的重要保障，同时也关系到组织的安全问题。从会计主管到基层财务人员都要落实岗位责任制，每一位财务人员的工作应分工到位，不相容职务分离，避免工作交叉的情况。在账务处理、系统维护、档案管理、人力资源等各个环节，企业及单位都应建立详细、完备的管理制度，并由高层管理人员监督执行，相应的工作负责人要落实到位。

四、结束语

近年来随着市场的经济发展，会计电算化在中小企业及下属单位已有大范围的普及和运用，但仍存在很大的推广空间，尚有部分企业未实行电算化或虽有电算化但仍以手工记账为主的情况。我们要树立现代化的管理意识，重视会计工作，积极主动的从法律制度、组织结构、人才培养、内部控制、信息系统等多个角度去促进会计电算化的普及和运用水平，加快会计电算化的发展进程。

[1]朱晓峰.网络会计电算化的信息安全风险及防范[M].福建电脑，2005.

[2]张新华，王桂媛.主编会计电算化.清华大学出版社,2009.

西南政法大学管理学院）