利用PDCA循环管理提高医院会计信息质量

董音茵

摘要：PDCA循环管理是遵循科学的程序，综合运用各种管理技术和方法，收集数据资料，通过流程优化等方法来提高质量和整体效益。会计信息的高质量可为医院领导决策提供正确依据。本文是医院开展PDCA管理的经验总结，旨在为医院强化财务管理提供参考。

关键词：PDCA循环管理 会计信息 质量

会计信息质量要求是对医院财务会计报告中所提供会计信息质量的基本要求，是使财务报告中所提供会计信息对医院管理者决策有用应具备的基本特征，主要包括可靠性、相关性、清晰性、可比性、实质重于形式、重要性、谨慎性和及时性等。可靠性是医院会计信息首要的质量要求，是综合评价医院经济管理水平的重要依据，完整清晰的会计凭证也是重要的经济记录材料。鉴于会计信息的重要性，我院运用PDCA循环管理不断对会计信息进行持续的质量改进。

PDCA循环是由美国统计学家戴明博士提出来的，它反映了质量管理活动的规律。P（Plan）表示计划；D（Do）表示执行；C（Check）表示检查；A（Action）表示处理。如图1和表1所示。

一、问题分析

2012年新医院会计制度、财务制度实行，新制度为达到医院精细化管理的要求，对财务工作的要求越来越高，要求公立医院严格预算管理，加强成本核算与控制，科学测算医疗服务成本；强化绩效考评，系统评价医院经济运行及医疗服务效率。这都以医院财务信息的完整性、真实性和及时性为基础。目前会计人员主要以支出报销、记账为主，缺乏综合的专业知识和熟练的业务操作技能，多属于事后核算型会计，导致很多业务在发生时缺乏准确的职业判断，问题没有得到有效控制，如果稽核未及时跟进，就使得会计处理不能做到前后一致，失去可比性及可理解性。

会计信息质量不高的原因是多方面的，自2013年1月以来，笔者所在医院为提高会计信息质量，寻找解决的方法，将记账凭证的正确率列为日常监控指标之一。对新医院会计制度执行以来所有原始凭证及记账凭证进行审核，根据会计核算复核错误信息统计，会计凭证的正确性及完整性为81.2%，主要问题集中反映如表2所示。

基于以上问题，笔者运用鱼骨图分析导致会计信息不正确的因素类型，并试图找出造成这些缺陷的具体原因（见图2）。

二、PDCA循环

（一）P：计划

笔者所在医院财务科自推进“会计信息质量持续改进”工作之始，重新对医院经济业务流程、岗位流程做了细致的梳理，画出了财务工作业务流程、操作流程，将职责细化到每一个岗位，细化每个会计岗位的工作标准，使工作人员能够按照标准进行日常工作，减少差错及模糊判断。

制定了医院《财务会计内部控制管理制度》，对医院一切经济业务按：①合规、合法性控制，要求对每项经济业务活动认真审核、把关，对不合规、不合法的经济业务坚决制止；②授权、分权控制，明确每人每岗职责，未经批准和授权，不得处理有关经济业务；③业务程序标准化控制，财务科针对每人工作职责制定了岗位说明书、操作标准，如果前一程序中未按标准执行，下一流程工作人员可以按标准进行追踪，要求整改到位。

要求会计人员根据自己的工作职责制订出直管、监管的工作计划，计划按日进行，按周汇总，在计划中主要体现：日常完成工作、重点完成工作、工作要达到的标准、工作要从按标准运行的原始材料中体现、每周对所开展的工作进行总结，并按照新财务制度指导工作开展。

（二）D：执行

1.加强会计人员技能培训

每周制订培训计划，有针对性地进行会计人员培训，对培训内容考核，根据结果形成考核小结，对不合格人员继续培训考核。

根据会计业务的发展，重点培训了新预算法，医院全成本核算、行政事业单位内部控制及医保相关政策等。完善会计人员知识体系，提高职业判断能力。

2.成立财务信息管理中心

统一的核算方法是规范医院财务流程、提高数据可比性、提高决策支持信息质量的基础工作。统一核算科目是统一核算方法能够顺利执行的必要条件，是统一报表格式和取数公式的基础。而统一的报表格式可提高医院对财务数据进行汇总、合并、分析等，是财务管理工作质量和效率的前提。

财务信息管理中心主要做到医院经济信息的整合，统一核算方法、科目、报表格式，使会计人员处理会计业务时有标准可循。通过数据自动传输，实现信息资源共享，减少人为差错。

3.加强会计内部控制

内部约束机制的前提条件是建立并健全内部控制制度，无规矩不成方圆，为强化会计监管权力，关键要通过制度来依法管理，发挥出内部的会计监督职能。因此在会计处理流程上需重点做到以下几点。①授权审批，根据每位人员工作性质授与一定权限，各级人员在授权范围内使用权限并承担责任。②职务相互分离控制，每项业务至少要经过彼此业务不相牵连的两个或多个经办人员，以使一方工作能够接受另一方的检查和制约，通过交叉核对及时发现错误。③复核与核对，医院所有经济业务应由实施人以外的人员对业务的真实性予以验证。如：记账凭证与原始凭证核对、账表与实物核对、本期与历史数据核对、实际发生与预算核对等。④信息系统控制，整合财务信息一体化，会计系统能从HIS系统等其他系统中引入各项收支数据，进行科目信息、科室信息、收入信息自动匹配，完成各类会计信息的比对，减少会计信息的人工汇集，防止主观错差。⑤设置补偿性控制点，根据每类业务处理的重要性，设置数目不等的补偿性控制点，通过补偿性控制形成合力，以保证质量控制的可靠性。

（三）C：检查

设定会计业务执行标准的检查稽核管理记录表（data collection form），以各类检查表格为管理媒介，通过交叉核对及时发现错误。一项经济业务在接单开始就已纳入各类核实表格的检查网络中，出现错误能够及时被发现，以财务整改通知发放到责任人，内容包括存在问题、整改要求、整改依据。对错误问题集中的部分，即时召开财务专题讨论会，进行集中点评与学习。所有整改资料既保留了工作改进过程记录，也成为很好的学习借鉴材料。

在采取了实施阶段的各项措施后，通过不断的质量控制，会计工作人员的业务素质明显提高，每当岗位在会计业务处理被查对出问题时，都能得到及时整改和分析，并形成完整的财务整改报告。

（四）A：处理

根据问题分析和总结出的解决方法，笔者所在医院重新修订了会计业务处理流程，细化了会计内部控制制度，重点从以下方面来认真执行流程规范。首先要严格规范日常的核对制度。日常的财务核对内容有账证的核对、账账的核对、账表的核对、账实的核对等。其次是每人负责一项专项检查，可以交叉，但不能出现管理盲区。岗位的相关工作职责、工作的程序、职责的权限、原始资料的留档、业务处理备忘记录是专项检查依据。

每位工作人员对所进行的会计工作进行月结、季度总结、年度总结，尤其对会计处理的特殊事项进行分析，由财务稽查小组对照计划，监督落实。

医院内部审计每季度进行会计信息质量检查，并将检查结果在财务专题分析会议上进行反馈，进行持续的质量跟踪、处理。

主动聘请外部审计事务所对新会计制度执行以来的会计账务进行审计，促进质量进一步提升。

通过实际案例分析，启发会计人员的观察能力，获得对会计对象的感性认识；会计人员按照会计制度要求，客观真实反映经济事项，应形成完善工作备忘的习惯，通过文字记录来反映科室间协调问题、解决问题的轨迹，以此加强记忆能力。在会计质量持续改进过程中已证明了良好的观察能力、记忆能力、思维能力对会计信息质量控制有着重要的影响。

三、小结

医院会计信息质量持续改进，要求从会计人员自身、医院内外部环境、业务处理流程等方面共同治理。

（1）加强会计基础工作，提高会计人员整体素质。医院应加强对会计人员培训，努力提升会计人员综合处理、协调问题能力，使其具备较高的风险管理能力。培训不能仅限于专业知识，要把法制教育、思想政治教育、职业道德教育同专业技能培训结合起来，使会计人员真正按照制度的要求，正确使用会计方法办理会计核算业务，不盲从，实事求是，确保会计信息客观真实。

（2）建立规范的会计工作秩序，依法行事。医院应根据《会计法》和《会计基础工作规范》的要求，进行对照检查、整改，健全内部各项会计管理规章制度，建立良好的会计工作秩序，使记账、算账、报账等工作符合国家统一的会计准则和制度要求，实现会计基础工作的规范化。会计人员以会计制度、财务制度为行事准则，在确保职业谨慎性以及规范性时，能从整体角度出发，用科学分析的方法，找出进行解决的办法以及思路。

（3）加强医院内部会计的信息监督，提高对财务的监控力度。应加强风险管理意识，会计的监督要落实到医院经济工作中各个环节，将事后核算转变为管理核算。首先公开办事的制度和程序，保证审批手续齐全，层层进行把关，以制度事前规范，做到防患于未然。其次，充分发挥内部审计及外部监督作用，将事后的监督管理作为重点，把事前审核、事中监控以及事后检查稽核进行有机的结合，构建多环节、全过程的财务监管格局，确保会计信息质量真实可靠。

参考文献：

[1]王吉善，陈晓虹.从经验管理走向科学管理：医院管理工具应用案例集[M].北京：科学技术文献出版社，2014-11.

[2]卫生部规划财务司.医院财务与会计实务[M].北京：企业管理出版社，2012-5.

[3]冯建新.ERP环境下会计信息质量控制研究[J].中国管理信息化，2012（6）.

[4]李晓慧，何玉润.内部控制与风险管理：理论、实务与案例[M].北京：人民大学出版社，2012-9.

（作者单位：江苏省徐州市儿童医院）