关于进一步加强档案管理的思考

王蔚绮

（云南省道路交通管理科学技术研究所，昆明 650000）



关于进一步加强档案管理的思考

王蔚绮

（云南省道路交通管理科学技术研究所，昆明 650000）

［摘 要］档案作为一个企业发展过程中的历史见证，真实记录了企业经营发展过程中的运动形态与规律，真实记录了全体员工创造的智慧结晶与劳动成果，为企业制定决策导向提供了重要依据。在分门别类的档案中，科技档案作为一种保存企业技术秘密和独有知识的信息基础工作，具有重要价值。作为一种记录技术成果，提供生产与运维信息的特殊档案门类，除了具有档案的原始记录性、信息性、文化知识性，还具备专业性。在项目工程法中虽然对档案的收集范围提出了相关要求，但对资料内容缺乏统一标准。档案资料收集的完善程度由于档案管理人员的个人理解与对专业知识的深入程度不同而有所不同。实现科技档案标准化管理是档案工作适应社会产业精细化的必然要求。本文就科技档案信息标准化的对策进行系统阐述。

［关键词］信息化；数字档案；档案管理

1　提升专业技能，采用多种技术进行管理

在当前的环境趋势下，科技档案与生产生活的结合日益紧密。由于科技档案自身所具备的专业性，传统的档案管理模式越来越无法满足生产活动的需要。如何拓展档案利用与收集成为摆在人们眼前的重要问题。随着信息技术的发展，以及网络的普及，借助网络与终端将成为档案利用的新趋势。应构架档案管理系统，依托局域网或互联网系统，将各孤立信息系统进行整合，实现双轨化管理，确保档案信息的安全性。制定企业统一建立、健全科技文件的形成、积累、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动都有完整、准确、系统的科技文件资料归档保存并在档案系统中根据制度设置内容，配合管理。对已完成的项目，要有科技档案部门参加，验收应归档的科技文件材料。利用终端设备使申报调阅通过网上流程控制，并将接口联通企业内部局域网，甚至嵌入局域网各政策、生产、政工、会议模块，运用大数据技术形成必要提示功能并实现模糊查询、关联查询、图像查询。在政府公众服务中，提供公众简单的业务办理查询，将大大提升档案的调阅速度，缩减人力物力投入，提高企业核心竞争力。这有利于开发新产品，拓展新技术，提高企业整体竞争力。

对于不同密级的档案，可通过档案管理系统进行权限划分，建立档案多级架构体系，形成完备的档案系统覆盖企业管理的多个层级，满足档案的移交、报审、归档查阅需要，使上下级生产、建设资料得以流通，保障生产、运维的有序开展。将平面化管理模式提升为立体管理模式。

2　建立完备科技档案鉴定体制

由于科技档案的专业性较强，仅具备单一的档案管理知识将无法完成档案鉴定工作。随着社会经济与科技的不断发展，档案信息数据与日俱增，鉴定成为保证档案质量、促使档案发挥作用的重要举措。首先要设立专门的科技档案管理部门，档案管理人员除了要具有档案管理知识外还需了解生产活动的各个过程中会产生的相关文件，并参与到生产环节中，了解生产发展过程，负责对科技档案实行监督、检查和指导，确保科技档案的完整、准确和齐全。

科技档案是各个企事业单位科技生产活动的历史记录，其他任何材料都难以替代。如果错误地销毁了有价值的科技档案，将造成不可挽回的损失。为保障销毁工作的准确性，首先，科技档案的销毁应由档案管理部门与相关生产部门的专家组成专家组，严格依照法律法规判别档案性质，并严格执行报审报批流程。另外，应留存数字档案资料，作为补救。数字档案资料具有节省存储成本空间，便于利用的性能。科技档案管理者的工作就是通过正确的鉴定，把真正有价值的科技档案保留下来，使档案部门投入的人力、物力、资金等发挥更加积极、有效的作用，从而提高科技档案工作的效益。

科技档案鉴定工作要严格遵循科技档案鉴定工作的原则，一是要加强对科技档案鉴定工作重要性的认识，成立专门的科技档案鉴定委员会负责对档案的内容鉴定；二是确立科技档案鉴定标准，由于科技档案呈现出的多样性、相对性和潜在性等特点，必须使档案价值鉴定者“有标可依”，让科技档案鉴定人员在判定档案价值过程中，有效避免个人局限性、主观随意性和片面性，在规范的原则和统一认识的基础上，顺利开展科技档案的鉴定工作；三是通过培训提高鉴定人员素质。

3　提高档案标准化管理体制

在档案管理工作中，档案的开发利用和现代化发展，最核心的基础工作就是档案的标准化管理。为保障科技档案的真实性、完整性，从源头上把控档案资料的收集，对科技档案标准化具有重要意义。

3.1标准化管理对科技档案的意义

科技档案是一切档案中类型最为丰富多样的一种，其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。应根据每个行业的特殊性结合生产部门的实际需求，对档案收集内容提出具体要求。科技档案的利用方式决定其收集过程是长期持续延续的，所以应针对甲乙双方制定相应的档案阶段收集表，以明确各阶段收集的内容和时限。

3.2信息的分类利用

针对科技档案的利用，除美国学者霍尔提出的系统方法“三维结构体系”外，还可采用以下几种方式:一是信息综合分析法，从项目形成过程的特征和联系进行分析研究、理解和提炼出对下一步发展有借鉴性的内容，从而实现科技档案的利用。二是系统整体优化法。从整个平台系统所包含的范围出发，关注整体与部分间联系，系统地进行信息整理与测评，从而达到全面最佳地解决问题的目的。

3.3信息的存放

采用集中式与分散式。集中式是指把在相对对立的信息资源集中存储在网络管理中心，也可以是独立的网络节点。将信息资源分门别类，采用分散式可以只存储与自己业务有关的信息资源。

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.131

［中图分类号］G271；G647.24

［文献标识码］A

［文章编号］1673-0194（2016）12-0194-01

［收稿日期］2016-05-20