获取审计证据的方法

殷越

审计证据是注册会计师在执行审计业务过程中，为了得出审计结论，形成审计意见而使用的所有信息，包括财务报表依据的会计记录中含有的信息和其他信息。按其外形特征分为实物证据、书面证据、口头证据和环境证据四大类。注册会计师只有在取得充分、适当的审计证据后，才能形成合理的审计结论，形成审计意见，因此如何获取充分、适当的审计证据就成为执行审计业务中的关键。

依据《中国注册会计师审计准则第1301号——审计证据》的要求，注册会计师在审计过程中可以采用检查、监盘、观察、询问、函证、重新计算、重新执行和分析等审计程序获取审计证据。本文以作者在审计工作中所遇到的情况为例，对获取审计证据的方法作简单阐述。

一、检查

检查包括检查记录或文件、检查有形资产。

在审计实务中，对检查记录或文件最常使用的就是检查会计记录和其他书面文件有无涂改或伪造现象。如在一次审计中，发现被审单位提供的会计资料不真实，记帐凭证中有抽页替换的现象，帐薄中的数据有涂改痕迹，原始凭证中所附的同一单位开具的连号报销发票中，日期在前的发票号大，日期在后的发票号小，而且票据内容填写未经复写。经查系财务人员索要的空白发票后自己填写的。又如在银行对帐单中有相同金额的一进一出内容，但在帐薄和凭证中均无此笔业务记录，经查系其他单位借用银行帐户套取现金。在不能保证会计资料的真实、合法性时，审计人员应当出具无法表示意见的审计报告。

在对某一单位的审计中，对金柜中的全部物品进行检查时，发现有一张以出纳个人名称开户的金额巨大的存折，经查系被审单位以科技经费的名义通过“技术市场”提取的技术合同酬金，未实际发放所形成的帐外资金。又如在对某房地产开发企业的库存商品房进行抽查时，发现有部分未出售的商品房有人居住，甚至有部分房子已挂上了公司的牌子，经查系被审单位将部分房子出租，而租金收入未入帐。

虽然检查这一审计程序比较简单，但如果认真仔细，方法得当，也是可以利用它获取不少审计证据。但通过这种程序不能保证被审计单位对资产拥有所有权，并且也不能对该资产的价值提供审计证据，有时，被审计单位对存货帐实不符的原因解释为租借或委托代销（售），那么注册会计师就要在监盘之外检查其租借协议、委托代销合同等证明其所有权的凭据。

二、观察

观察是注册会计师实地察看被审计单位的经营场所、实物资产和有关业务活动及其内部控制的执行情况等，以获取证据的方法。

最常用的观察有1、各项业务的会计记录和保管等方面是否有适当的职责分离；2、各项业务的授权和执行是否经过正确的授权审批；3、是否有独立稽核。

在对某一企业库存材料进行盘点时，观察了其进出库的业务流程，发现企业入库并不开具自己的入库票，而是用销货方的商品销售明细清单做替代，对此保管人员的解释为对方不要了，图省事就用做自己的入库票；出库不能做到笔笔经过领导签字审核，有时工程人员一句“工地急需”就领出了库存材料，而且对退库和换材料的情况不开出入库票，对此保管人员的解释为不能耽误工程进度，过后再补手续。但是经过对财务帐的细查，发现仓库保管不但做不到进出库手续完备，而且与财务的衔接不好，造成实际的进出退库不能在财务帐上一一反映，财务帐与仓库保管帐的库存金额有差额。这就是财务和保管的双方失职和财务保管制度不建全造成的。

在对固定资产科目进行审计时，主要是观察固定资产的使用情况，使用状态；取得和处置是否确实经过授权批准；是否建立了固定资产预算、定期盘点、维护保养制度；同时结合“在建工程”科目的审计，实地观察已交付使用但尚未办理竣工结算手续的固定资产是否已按有关规定暂估入帐并计提折旧。

由于现代会计报表审计要求先了解被审计单位的内部控制，再根据了解到的情况决定进行符合性测试和实质性测试。因此，观察了解被审计单位内部控制是怎样设计和是否得到执行，就是首要完成的工作，它不仅可以加深对被审计单位经济业务的理解，更有利于执行符合性测试和实质性测试。

三、询问及函证

询问是注册会计师对有关人员进行书面或口头询问以获取审计证据的方法。

如在监盘或抽查被审计单位的存货时，可同时向技术人员、仓库管理人员询问了解存货中属于霉烂变质、滞销积压、过期且无转让价值的存货，生产中已不再需要，并且已无使用价值和转让价值的存货及其对审计期损益的影响，并结合财务帐，检查是否计提存货跌价准备。

函证是指注册会计师为印证被审计单位会计记录所载事项而向第三者发函询证的一种方法。

在进行会计报表审计时，对货币资金科目应索取被审单位银行存款对帐单，或向所有的银行存款户（含外埠存款、银行汇票、银行本票存款）函证期末余额；对债权债务应分析帐龄及余额构成，选取帐龄长、金额大、非正常、有纠纷、关联方的项目进行函证，并根据回函情况编制函证结果汇总表。回函金额不符的，要查明原因作出记录或适当调整；未回函的可再次复询，如不复询可采用替代审计程序进行检查，根据替代检查结果判断其债权债务的真实性和实现能力。

四、重新计算

重新计算是注册会计师对被审计单位记录或文件中的数据进准确性进行核对。

在对某一企业的管理费用中的差旅费进行抽查时，发现记帐凭证所附的机票，车票和旅费发票的合计数小于实报销数额。经查系会计和出纳联合利用报销票据较多、领导一般只签字不复核的特点，替报销人填写报销单，从而虚增报销金额套取现金，而且利用领导的信任多次将私人的消费票据混在正常工作的费用中报销。这不但是财务人员的违纪行为，更是由领导的失职造成的。

五、分析程序

分析程序是指注册会计师通过研究不同财务数据之间以及财务数据与非财务数据之间的内在关系，对财务信息作出评价。在进行分析性复核时，对于异常变动项目，注册会计师应重新考虑其所采用的审计方法是否合适；必要的，应追加适当的审计程序，获取相应的审计证据。

例如在对一成熟餐饮企业2003年度的会计报表进行审计时，通过与以前年度及当年各月份的主营业务收入进行比较发现，当年的收入较往年减少较多，且当年各月份收入实现情况亦不均匀，经分析产生这一异常情况的原因是因为当年的“非典”疫情对于餐饮行业的收入产生重大的影响。对于像餐饮、旅游、运输业在这一非常时期的审计，就应该加大实质性测试以获取充分的审计证据。

又如在对某一企业的财务费用科目进行审计时，发现其利息支出金额过大，在成本及各项期间费用中的比例较大，与贷款的比例超过同时期银行存款利率而且未做纳税调整。经过审计发现，系被审计单位为了其关联企业多实现利润而多计的利息成本。

有时，通过分析程序的结果可以获取对被审科目的第一印象，初步确定审计重点，进而决定实质性测试的繁简。

审计程序与审计证据并非一一对应关系，一种审计程序可产生多种审计证据，而要获得某类证据，也可选用多种审计程序。

如我们要验证应收帐款余额的真实性，既可以通过函证获取外部书面证据来证实，又可以通过“检查”“重新计算”原始凭证和会计记录达到目的。

注册会计师获取了一定数量审计证据后，还不能直接形成意见，要对分散的、个别的审计证据进行整理和分析，通过加工整理将原始状态的证据变成有序的，系统的，彼此联系的审计证据，从而对被审计单位得出较为恰当的审计结论，形成正确的审计意见。