浅析事业单位人事档案管理工作

张云

摘 要：人事档案的管理工作在新形势下面临新的问题。本文试图从硬件设备和技术层面，制度管理层面以及工作人员层面浅析目前存在的问题以及解决办法。并为进一步提高事业单位人事档案管理的水平，提出了借鉴国外经验，顺应时代变化的建议。

关键词：事业单位；人事档案；管理；档案学

人事档案是中国人事管理制度下的一部分。人事档案能够证明个人的身份、学历、资历等，关系到个人的工资待遇、社会劳动保障以及组织关系。在学生时代，人事档案一般由学校管理，踏入社会，人事档案则由单位来管理。人事档案对个人和单位都有重要的意义。事业单位是由政府利用国有资产建立的，相对于其他单位而言，具有示范性的作用。所以在档案管理工作方面也需要不断完善，以提高单位的工作效率，在人事档案管理领域不断探索，对提升我国人事档案工作的管理水平做出应有的贡献。

一、硬件设备和技术层面

大多数的事业单位都能够建立相应的档案室，为了确保档案的完整和整洁，档案室要加强硬件建设，除了配备电脑、打印机、扫描仪等，还可以安装空调、遮光窗帘，配备灭火机、温湿度表、防霉防虫剂等，使档案室的温度和湿度达标，防止虫鼠的侵害，极大限度地改善档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好设施保障。随着信息化时代的到来，而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力，因此人事档案的数据化已经逐步实现。数据表明超过百分之七十的单位已经配备专门的电脑，建立起了数据库，但电子版的人事档案利用率并不高。究其原因，我们可以发现，用来管理人事档案的软件比较落后，操作不便，不够实用，所以许多工作人员不愿意使用。解决这个问题的关键在于应该聘请专门的软件开发人员，以提升相应软件的便捷性。除此之外，人事档案的数据库内容并不全面，许多纸质版的人事档案没有录入数据库，产生人事变动之后，数据库也没有同步更新。这与落后软件有关，两个问题相互影响，导致档案管理的信息化水平停滞不前。

二、制度管理层面

制度化的管理有助于提高档案管理工作的效率，也可以有效防止档案管理工作缺漏的产生，发生问题时能够及时地找到问题的根源，立刻进行补救。为了达到制度化的水平，人事单位应该制定相应的规章制度。各个单位的制度都应该首先强调关键和基础的问题，包括档案室的温度和湿度，以及档案的存放和取用程序。不同的事业单位根据自己单位的情况在中国档案管理法的指导框架之下，细分符合单位特点的具体章程。为了确保制度的严格执行，事业单位应该设立相应的监管部门，也就是将档案管理工作也纳入到监管体制之下，定期对档案管理制度的实施情况进行审查。通过奖惩办法，促进档案管理的制作化的实现。在我国由于人员流动频繁的现状，常常出现“人档分离”的现象，例如某个人已经在一个企业工作，档案却还存放在学校。为了解决这个问题，我国事业单位的人事档案管理在实现完善的信息化之后，应该进一步推进档案信息共享工作的开展，将各个事业单位可以共享的信息链接起来，实现档案的及时流动。

三、工作人员层面

在事业单位的人事档案管理工作中，人员方面普遍存在两个问题。一是单位领导不够重视档案管理工作。二是基层工作人员不具备相应的专业素养。第一个问题随着人事档案在事业单位中日益重要的位置，已经越来越受到领导的重视。虽然档案管理部门不能直接产生经济效益，但在职称评审、工资调整、绩效考核、福利房分配等方面发挥着不可或缺的作用，同时在干部任免时所需要的材料也都是通过单位人事档案查阅。各级领导应该适当地关心和重视档案管理工作，并提供相应的支持。在管理档案的工作人员方面，由于大多数工作人员都是由其他岗位调任，而非专业人员，所以常常出现档案管理缺漏等问题。特别是随着信息化时代的到来，档案的数据化更需要工作人员掌握通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术。为了解决工作人员的专业素质问题，事业单位可以从高校专门的档案学专业聘请专业的档案管理毕业生，也可以聘请专业的技术人员，定期开展技术培训工作，以提高工作人员的档案管理能力。

四、结束语

在以上三个方面的改进工作之后，也可以借鉴欧美等国的做法，设立专门的机构管理分散在社会上以及退休后的档案。在我国，大多数待业人员的档案是由自己保存，或者存放在人才市场，前者容易遗失和损坏，存放在人才市场则缺乏流动性，和自行保管大同小异。建立专门的档案机构通过借鉴其他国家的档案管理经验，能够有效完善我国的档案管理体系，提升档案管理水平，方便单位的工作以及个人的发展，对提升社会的效率具有推动意义。

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