重庆市民办高校档案管理意义及对策分析

莫凤玲

摘 要：民办高校如雨后春笋般的快速发展，作为衡量管理水平，为学校科学决策提供依据的档案工作的科学化发展也被提上了重要议程。文章分析了做好民办高校档案管理工作的现实意义和价值，并就如何做好民办高校档案管理提出了对策和建议。

关键词：民办高校；档案；管理；对策

民办高校是国家机构以外的社会组织或者个人，利用非国家财政性经费，面向社会依法举办的学校或教育机构。近十年，中国民办高校如雨后春笋，快速增长，民办高等教育已经在高等教育中占据了重要位置。以重庆市民办高校为例，截至2013年12月，重庆市共有高等学校70所，民办高校数达23所，其中民办本科高校7所（含独立学院6所），民办高职学院16所。在渝高校本专科在校学生共计347634人，其中民办高校本专科学生达73288人，占21%。随着民办高校自身的发展壮大，其档案管理问题也随之被提上重要议程。

一、做好民办高校档案管理工作的现实意义和价值

民办高校的档案工作，它真实地记录了民办院校发展历程，反映出一个特殊教育群体艰苦创业和发展壮大的过程，是民办高校乃至社会的宝贵财富。做好民办高校档案工作，至少还包括以下3个意义：

（一）做好民办高校档案工作是民营投资者确立产权的需要

高等教育大众化、市场化、专业化发展，为民办高校的生存发展提供了机遇，一批有识之士投身民办高等教育，创造了民办高等教育的辉煌，也实现了投资者事业的成功。在这过程中，产生了大量的诸如合作办学、土地、房屋、师资、仪器设备等各类档案，若不能对这些档案进行有效的保管甚至遗失，将会对学校乃至事业的发展壮大产生非常不利的影响。反之，做好民办高校档案工作，有序保管各类档案，将为投资者确立产权提供强力支撑凭证。

（二）做好民办高校档案工作是民办高校对学生和社会负责的责任和义务所在

教育乃百年大计，十年树木，百年树人。其不同于一般的商业行为，一手交钱、一手交货。很多年过后，人们仍然需要提供在校学习阶段的相关档案，比如评聘职称、晋升职务、参加各类社会考试等，牵涉到每一个相关者的民生利益。档案工作处于各项管理工作的最后一环，事情办理完毕后归档保管。民办高校若没有开展好归档工作，事情办完后不归档，则可能各类资料散失，直接受损的是学校校友。作为办学主体来讲，则没有尽到对学生和社会的责任。

（三）做好民办高校档案工作为民办高校提供身份感、根源感和荣誉感

近10年来，我国民办高等教育从无到有，从小到大。在进一步全面深化改革的总基调下，民办高校极有可能创造更大的辉煌。“盛世修志、望族修谱”，民办高校档案是学校发展真实的记忆，做好民办高校档案工作为其正本清源、含弘光大提供强力支撑。“凡事预则立，不预则废”，没有档案作支撑，则很难再现我国民办高等教育波澜壮阔的创业史。

二、重庆市民办高校档案管理发展对策

（一）加强档案宣传，加大对民办高校的档案业务指导力度，提升民办高校的档案意识

由于对档案重要性的认识不到位，使得民办高校在组织结构设置、人员配备、软硬件投入等方面让档案工作“靠边站”，大大阻碍档案事业的发展。档案行政管理部门、教育行政管理部门必须加大对档案工作的宣传力度，充分发挥舆论先导作用，让出资者、学校领导及教职员工认识档案、了解档案、重视档案。要积极帮助民办高校，向他们宣讲做好民办高校档案管理工作的现实意义和价值、宣讲国家对民办高校档案管理的要求，提高民办高校出资人、学校领导的档案意识；要积极宣传和推广民办高校档案管理的优秀个案，创造条件召开民办高校档案工作现场会，将民办高校档案工作的创新举措及工作成果宣传出去，扩大民办高校档案工作的影响。要针对民办高校的实际情况，开展档案业务指导工作和培训工作；要积极发挥现有重庆市档案学会档案工作协助组、重庆市高教学会档案工作研究会等作用，吸纳民办高校为成员单位，采取1+1、手拉手等协助模式，提高民办高校档案管理能力。

（二）优化民办高校档案机构设置，稳定民办高校档案管理队伍，提升档案管理人员专业素质

我们认为民办高校档案管理机构设置可以更加灵活，在优先实现集中管理的基础上，以有专门馆库和专职档案员为底线，可以是独立建制的机构，也可以是挂靠在或内设在相关部门的机构，但必须明确相关机构负责该项工作。比如将档案馆室作为校长办公室内设机构，发挥校长办公室综合协调能力强的优势，规范学校档案工作。将档案馆室挂靠或内设在图书馆可以发挥馆库用房相对便于调剂的优点。

各高校要根据工作需要，引进或培养专职档案工作者，使他们不仅专职，而且专业。档案行政管理部门要多举办相关培训，积极推进专职档案工作者持证上岗工作。教育行政管理部门、档案行政管理部门要对民办高校提要求，努力做到专职档案工作者实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受同行政管理人员、教辅专技人员同等待遇，使档案管理人员感受到重视，感觉到重要，从而树立爱岗敬业的意识，进而稳定档案管理队伍。杜绝将档案岗位作为刻意安置退休教师、引进特殊人才安置家属等现象。

（三）加强民办高校档案管理制度建设，创新民办高校档案分类和整理办法

无规矩不成方圆，民办高校应通过有效的制度建设，让档案工作依规办事。要通过制度建设明确民办高校档案工作体制机制、机构人员、收集管理利用等具体要求。在实际档案管理过程中，逐步细化档案实体分类办法、各类档案工作规范、档案馆库安全保密等制度，逐步确立兼职档案员和部门领导的相关职能职责。

就档案实体分类而言，鉴于民办高校发展历史短、规模小，机构设置不够完善等实际情况，建议民办高校不一定完全按照《高等学校档案管理办法》中所细分的类别进行整理，可以根据民办学校实际情况，抓住重点，简化门类。就产品生产类、出版类目前民办高校很少涉及，不必专门分类，可以根据实际情况进行整合。此外，除教学类、财务类档案数量相对较大外，可考虑参照设立二级目录，余下各类档案如党群、行政、外事等可只设一级目录。

参考文献：

[1]肖三凤.民办高校档案管理规范化的探索与实践[J].时代教育，2009（04）.

[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[3]金蕾.以信息化等创新手段不断提高档案管理水平[J].管理观察，2010（07）.