浅谈如何在新形势下有效的利用社会保险档案信息

滕飞

摘 要：随着《社会保险法》的实施，我国社保工作已向法制化、社会化、规范化、广泛化方向转型。社保档案工作时社保事业发展的一个基础前提，社保档案管理体制已经进入实质性的改革，社保档案是社会保险工作的数据中心，为民生和各项工作服务的功能提供了强有力的保障。因此，随着新形势的发展需要，社保档案管理人员必须解放思想，更新观念，树立以利用为中心的业务指导思想。如何有效利用好社保档案，就成为社保工作的一个重要内容。

关键词：新形势；社会；信息

1 社保档案的特点

社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件，所以社保档案具有以下几个特点。

1.1 动态变化

个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。

1.2 以人为本

社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。

1.3 规范性

是指社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

2 如何利用好社保档案

2.1 建立统一电子化档案管理系统

档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，应该跟上社会保险发展的步伐，多渠道争取资金，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对社保档案信息的存储、处理、检索能力，从而提高社保档案信息资源开发利用工作的效率。通过建立电子化档案信息网络，使基层社保档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息辖区内资源共享。

2.2 合理利用档案存储资源，提高使用效率

随着电子信息技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的社保档案信息。这就要求社保档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，将档案内容加工成不同层次的档案信息，通过电子档案的手段提供给使用者。同时，建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的手段，是管理档案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示室藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。社保档案部门要利用多功能的档案检索工具，编制出系统、实用、多角度的检索信息，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。

2.3 确保档案的安全与完整、提高档案使用价值

社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还承担对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，就会影响到档案使用者的准确性。

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益，关系到档案使用价值的高低。

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

搞好人员培训，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，社保部门应与档案行政管理部门加强联系，积极组织社保档案员进行培训，开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

3 强化服务职能，提高服务质量

为了全面开发社保档案信息资源的各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会保险形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发社保档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。

总之，社保档案工作要改变传统的认识、挣脱束缚，从长期以来的旧传统、旧观念、旧条条、旧框框中解放出来；社保档案工作人员要把以前封闭保守、墨守成规的观念转变为适应开放，积极创新的观念；把满足现状、求稳怕乱的观念转变为敢闯敢干、开拓进取的观念；把就社保档案论社保档案的单纯业务观念转变为适应新形势，并为之服务的观念。只有解放思想，转变观念，开拓思路，才能走出社保档案室使社保档案工作充满生机与活力，才能为经济建设更好更快发展做贡献。