浅谈差旅费报销

摘要：差旅费在公司生产科研、管理、销售费用中所占用的比例并不高，却是公司经常发生的可控费用。为了保证出差人员工作和学习的需要，本着勤俭节约、提高办事效率的原则，建立科学合理的差旅费管理制度具有重要意义。差旅费报销看似仅是简单核对票据，差旅费的归集涉及生产成本及期间费用，实则是会计税务法规和公司报销制度的具体执行，需要出差人员和财务人员不得违规，慎之又慎。

关键词：差旅费报销；流程；注意事项；计入费用；存在问题；管控

中图分类号：F810.6 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-000-01

差旅费是行政事业单位和企业的生产经营、管理、销售过程中一项重要的日常性支出项目，主要包括因公出差期间发生的交通费、住宿费、其他公杂费用、伙食补助、交通补助、通讯补助等。

每个公司对差旅费报销都有严格的具体规章制度，但是部分出差人员对报销制度仍然存在疑虑，无形中给公司、部门领导增加了工作量，并且导致财务报销及审核岗位人员需反复向出差人员解释规章制度，为了规范费用报销的手续和程序，下面详细描述差旅费报销相关的需要注意事项。

一、出差审批及借款流程

1.公司员工因公出差事先必须详细填写出差报告，注明出差任务、目的地、时间，经部门主管领导批准（科技业务出差还需要科技部门领导批准，生产出差还需要生产部门领导批准）。如果出差天数较长的，出差报告流程结束后可到财务部门办理借款。

2.中层干部因公出差，部门或单位正职的需公司总经理批准，副职需公司主管副经理批准。

3.参加会议和培训（学习进修），凭借会议或培训通知向有关职能部门申报批准。

4.职工到财务部办理出差借款时，应认真逐项填写“借款单”一式二联并经部门领导签字同意，第一联由借款人个人保存，报销时作冲账凭据，第二联交由财务作为借款凭据。出差借款时应按出差时间及地点计填借款金额，对于无特殊原因的超额度借款，财务部可以拒付。

借款金额=往返车船费+住宿费+按计划出差天数计算的相应差补费

二、差旅费报销需注意事项

职工出差回公司后应及时到财务部（或部门办事员处）领取“差旅费报销单”，并按照公司差旅费开支管理规定依照实际情况逐项认真填写，经单位领导或职能部门批准后方可到财务部办理报销清帐手续，同时应注意做好以下几项：

1.职工出差报销时按照公司管理制度的规定粘贴原始单据，包括火车票、长途车船票、住宿票、会议通知等相关票据。

2.出差人员需按照会计、税法规定取得合法真实有效的票据。对于项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销；对于涂改、伪造或变造原始单据不予报销；对于白条等不规范的票据，财务人员有权拒收；虚报出差天数的，予以纠正。

3.出差人员不慎将原始票据丢失、毁损的，当事人可同开具发票方联络取得对方留存联的复印件，并加盖开票方财务红章，后经部门主管以及财务部领导签字同意后作为报销依据。如不慎丢失车船票、机票，应由当事人写明详细情况，并取得同行人或购票证明方可据实报销。

4.科技人员出差返公司后，应向科技部递交一份“科技业务出差报告”并由科技部门领导在“差旅费报销单”上签字；生产人员出差返公司后，应向生产部递交一份“生产情况出差报”告并由生产运行部门领导在“差旅费报销单”上签字，以上签字认可后方可到财务部报销。

5.出差人员公出发生的车船、住宿费超标部分，需要在“差旅费报销单”背面单独列示，并经部门主管领导、公司总经理签字同意后方可据实报销，超标费用手续未补齐全的，财务人员严格按照公司差旅费开支管理规定；出差人员实际出差期间各项差补标准严格执行公司差旅费开支管理规定。

6.职工出差期间附带采购任务的，需经过相关领导批准，采购金额在一千元以上一律通过银行办款。如发生不经批准先行支付的违规采购行为，手续未补齐之前，财务部不予受理。

7.各个部门中层干部正职“差旅费报销单”需公司总经理签字同意；副职需公司主管副经理签字同意。

8.出差人员如借有备用金，报销时应出示留存联，以便财务人员准确核销个人其他应收款。

三、差旅费报销计入相关费用

对于公司发生的差旅费用，财务人员同报销人沟通后必须根据该费用所发生的实际情况，按出差性质不同将其确认为不同的产品生产科研成本、管理费用、销售费用。为了完善监督管理公务用车情况，公出带车发生的过路桥费、停车费、燃油费不计入产品生产科研成本、管理费用、销售费用，财务人员单独核算计入部门费用会计核算科目“车辆使用费”。

四、差旅费报销存在的问题

1.出差人员公出存在先斩后奏现象，“差旅费报销单”相关领导签字不完整。

2.出差人员报销差费周期过长，不及时报账给财务人员核对差补造成麻烦。

3.票据丢失现象时有发生；外出取得的发票存在假发票、废票情况；票据填写项目、签章不符合税务发票管理规定。

4.“差旅费报销单”填写不够清楚规范，存在恶意任意涂改现象。

5.借有备用金出差人员退还备用金不及时，长期占用公司流动资金。

五、差旅费管控

提到差旅费管控，财务人员的第一反应即是如何帮助公司削减差旅费，压缩不必要的开支，差旅费管控的目标并非简单的控制支出。公司要控制好差旅费的总额，各个职能部门首先要能够做好差旅费出差计划，减少公出活动的随意性，年初做好差旅费预算，各职能部门以及公司做好差旅费支出和收入相配比原则，实际执行期间控制分析好超预算偏差。

出差申请可以实行网络在线审批，减少公出手续的繁琐，提高办事效率，降低公出先斩后奏情况的发生。

本着提高办事效率降低成本的原则，公司在制度上应当根据公出地点的不同引导职工选择合适交通出行方式以及住宿支出，明确各级人员差费标准，增加差旅费标准的透明度；严厉杜绝多报出差天数，虚开、多开发票的违法违规行为；公司应当完善出台差旅费奖惩制度。

六、结语

随着市场经济形势的不断发展，物价的不断上涨，财务人员在差旅费预算制定、执行、管理过程中，做出详细的差旅费管理报告和准确的数据对比分析，对于公司资金支出、生产经营、销售而言都应当发挥积极的作用。

参考文献：

[1]黎明化工研究设计院管理制度.

作者简介：孙景茹（1973-），女，河北怀来县人，会计师，本科学历，研究方向：财务管理与费用成本。