高校工资管理系统需求和解决方案

张希+李雄

摘要：高校相对于其他机关事业单位具有人员数量多，情况复杂等特点，本文通过对高校工资管理的现状和需解决的问题进行分析，以L大学为例，提出了高校工资管理系统的需求和相关解决方案。

关键词：高校；工资管理系统；需求；解决方案

中图分类号：F272；G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-000-02

一、高校工资管理现状

（一）信息孤岛，协同性差。当前高校的工资业务被分割为人事处的工资管理和财务处的工资发放，两部门之间数据未能共享，人事部门缺乏完整工资数据，财务部门缺乏人事信息和政策指导。

（二）重复劳动，易出差错。人事处将工资发放数据提交财务处后，财务处仅在数据录入环节进行审核，其实质是人事处工资业务的重复。另外两部门之间在数据提交和处理时还可能因为沟通障碍或疏忽导致发放错误。

（三）手工操作，缺乏系统。劳资业务数据量大且复杂，具有很强的政策性和专业性，且需上报各类复杂的工资报表，目前大都依靠手工操作，效率低且易出错。

（四）缺乏监督，透明度低。高校工资业务的审核和监督的重点是审核工资标准确定过程中各项工资数据是否按相关政策进行确定或调整，而对数字准确性的审核基本上由电脑即可完成。

二、工资管理系统需解决的主要问题

（一）建立人事处内部的业务流程，使工资业务智能化。提高人事部门工资过程管理的透明度，避免手工操作带来的风险。

（二）增加二级单位的工资管理功能，为二级单位提供税收筹划等信息服务。

（三）规范人事和财务的工资管理业务流程，理顺工资管理的职责权限；整合人事和财务相互独立的工资数据，实现人事处和计财处工资系统数据的无缝链接。

（四）利用数据挖掘功能和专业优势，实现对全校和各二级单位绩效工资项目的管控和水平的监控，加强对工资发放数据的决策分析。

三、系统结构和数据关系

L大学工资管理数据关系如图1所示。

四、工资档案的管理环节

（一）基本工资和基础性绩效工资档案

1.工资项目和基础数据工资项目和基础数据

各类工资项目主要包括基本工资（岗位工资、薪级工资）、绩效工资（基础性绩效工资、奖励性绩效工资）、其他津补贴、公积金等。其中基础性绩效工资包含岗位津贴、生活补贴、工龄补贴；奖励性绩效工资包含学院奖励性绩效工资、机关奖励性绩效工资、高层次人才津贴、考核评优奖励和其他奖励性绩效工资。其他基础数据包括：学历学位、工龄信息、岗位等级、任职年限、薪级工资套改和晋升等。

2.几类常见的工资变动处理

主要包括：入职起薪、岗位调整、晋升薪级、增加工龄补贴、学历变动、离职停薪、退休待遇等。

3.几类和工资变动协同的业务

（1）入职——起薪

（2）离职——停薪

（3）岗位聘用——调整工资，含职务任命、转岗、聘任专业技术职务、续聘等。

（4）出国进修——留职停薪

（5）考勤——病事假扣款

（6）退休——计算退休费

4.工资审核和复核机制流程

系统工资审核和复核机制流程如下：薪资变动——选择薪资模板——确定人员——编辑人员薪资信息——计算；若薪资调整计算有误则手工调整，若无误则报批至上级审核，审核通过后系统再次确认正确无误则将数据提交和归档，若有误则返回再次编辑人员薪资信息。

（二）机关奖励性津贴工资档案

L大学机关、直属单位人员（含参照管理人员发放的专业技术人员和工勤人员，下同）的奖励性津贴平时由人事处按所聘校内岗位和职务级别对应分值和单价预发，在工资档案中维护变动（转岗、晋升等）。年终根据工资档案生成每位教职工全年的分值结算表。

（三）其他功能

其他实用功能包括：特殊人员（长期病休、离岗退养和停薪留职人员等）工资档案管理、各类表单（如工资变动审批表、工资转移信、退休人员登记表等）的自定义生成和打印、各类预警管理等。

五、工资发放环节

（一）基本工资和基础性绩效工资的发放

基本工资和基础性绩效工资由人事处根据工资档案系统生成发放数据，同时按照学校的相关政策进行补发。

（二）奖励性绩效工资的发放

L大学机关、直属单位管理人员由人事处平时根据所聘岗位的分值和预发单价预发奖励性绩效工资。年终根据每个教职工全年每个月的所聘岗位分值和结算单价结合年度绩效考核结果和考勤情况进行结算。年终应发=1-12月分值之和*结算单价-病事假扣款，应发减去已发即为年终补发。

各二级教学单位负责发放本单位管理人员和专任教师的奖励性绩效工资。其中学院管理人员的奖励性绩效工资管理模式和机关、直属单位相似，专任教师的奖励性绩效工资由学院预发，年终根据业绩分值进行结算。

（三）个人所得税的计算和筹划

高校发放工资的职能部门和二级单位较多，缺乏统一数据平台对教职工个税的筹划造成了一定的难度。工资管理系统可整合各部门发放的工资、津贴等数据，从而预知个税、或根据税率倒算得出合理的预发方案。

（四）二级教学单位的工资管理权限

1.负责本单位教职工岗位津贴的发放

2.负责本单位教职工奖励性绩效的管理和发放

3.查询统计和分析工资的功能

4.教职工个人税收筹划功能

六、工资统计和分析

（一）工资统计功能：按照不同的统计口径（如按权责发生制统计和按收付实现制统计）不同时间段的工资数据。

（二）工资发放情况的分析：根据工资统计数据自动对全校工资发放情况进行分析。

（三）全校工资水平在线监控：为相关职能部门和校领导提供全校工资发放水平的实时监控。（四） 数据切片功能：提供所需看的任一时间点的工资数据。如：全校教职工2015年12月31日的基本工资和基础性绩效工资标准。

（五）制作复杂工资报表和高级花名册的功能：包含各类格式的工资报表的自动输出以及各种自定义花名册的导出。

七、与财务软件的数据对接

人事处工资管理系统在整合全校工资数据的同时要和财务处财务软件和工资发放软件做好数据接口，二级单位和人事部门共同使用该系统，其在工资管理过程中形成的数据统一在人事部门形成一个工资数据平台，并由财务处的工资发放读取；而由财务处处理的各类住房补贴、租房补贴、水电费、电话费，二级单位或课题组的劳务费等数据，系统应将回读至工资数据平台，以便于人事部门进行统计和分析。

参考文献：

[1]袁路明，任宇.高校薪酬管理系统设计的探讨[J].时代经贸，2006（S3）：48-48.

[2]王凯静.现行工资制度下高校工资管理的思考[J].改革与开放，2009（12）：125-126.

[3]代琦.高校工资管理自动化的研究与实现——以北京林业大学人事处工资管理系统为例[J].经济师，2013（4）：98-99.

[4]陈晶.高校工资管理系统的需求与分析[D].云南：云南大学，2015.

作者简介：张 希，浙江理工大学人事处，研究实习员，研究方向：高校薪酬管理研究；

李 雄，杭州宏服软件有限公司，经济师。