探索人事档案数字智能化建设的新思路

周珍

摘要：本篇文章针对人事档案数字智能化建设展开了较为深入的研究，并结合人事档案管理数字智能化的重要性与笔者的自身经验总结出了几点可行性较高的建设措施，包括提升单位管理者对人事档案信息化的重视程度、加大对人事档案信息数据库的建设力度、做好对人事档案管理人员的培训工作以及加强对人事档案管理的安全防范等，希望能有效促进我国现代企业人事档案管理水平的提升。

关键词：人事档案；数字智能；档案管理

中图分类号：F272.92 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-000-02

一、前言

人事档案的数字智能化建设主要有两个方面，一方面是档案馆的实体智能化，另一方面是档案信息的资源智能化，其中占据比例较大的是信息智能化，主要表现为人事档案信息的智能化检索、人事档案信息数据库的系统化管理、档案信息的后期维护以及资源优化等。尤其是在当前的新时期背景下，机关单位也面临着前所未有的挑战与竞争压力，而人力资源又是单位核心竞争能力的基础保障，为此，针对传统类型的人事档案信息展开数字化智能管理，可以从根本上提高档案信息的可信度与应用效率。

二、人事档案管理工作数字智能化建设的重要性

（一）全面增强人事档案性信息的可信度

首先，传统模式中的人事档案信息主要以纸质储存的方式为主，并且对存储场所以及周边的环境条件有着比较高的要求。然而，在经过了较长时间的储存以后，纸质档案难以避免的会出现字迹模糊、纸张受潮以及内容丢失等情况，从而让人事档案信息资源的应用价值受到了极大的负面影响。而档案管理数字化的出现则很好的解决了这一弊端，其不仅具备了存储空间大和管理简单的优势，同时还有利于档案管理人员来随时随地的更新与维护档案信息内容，大大增强了人事档案信息的真实性与准确性；其次，传统模式中的人事档案管理方式存在着管理体制不严谨、管理制度可行度不高以及管理方式过于守旧等问题，经常会出现职责不清与权责不明的情况，导致一些年代相对久远的人事档案信息无法考证其准确性。而数字智能化的实现则可以通过设置管理权限的方式来解决这一问题，有效避免因人为疏忽而造成的管理失误，保护人事档案信息的权威性。

（二）有效提高人事档案管理的工作效率

在过去，几乎所有单位的人事档案管理部门中都堆砌着大量的档案文件资料，档案管理人员每天都要面对数量巨大且内容繁琐的工作内容。由于绝大多数的人事档案信息都是由管理人员手工登记与翻印的，因此如果想要在海量的档案资源中精准的锁定一份档案信息，需要经过登记、更新、归档等多个操作步骤。在人事档案数字智能化的管理模式下，档案管理人员可以利用云储存与网络传输等先进技术手段来代替过去的档案邮寄，一方面能够有效提高档案资源信息的更新与传输速度，另一方面则可以减少档案管理者的工作量，提升管理效率。

（三）进一步扩大人事档案的应用范围

在最近几年来，伴随着我国市场经济发展速度的不断加快，各个行业中的人才流动也开始逐渐的趋于平常化。从社会服务的角度来分析，除去最基本的人事聘用以及养老保障等服务内容以外，人事档案信息还可以被应用到办理出国手续、医疗保险以及婚育证明等多项社会公共功能的实现中。传统模式的人事档案管理效率比较低下，不仅在档案信息资源的统计与传输上存在着很多的不便之处，同时在档案信息资源的审核与使用上也需要经历很多繁琐的步骤。基于此，数字智能化的建设工作则可以全面增强人事档案信息资源的共享性与流转性，确保能够为更多的机构或个人提供高效的服务。

（四）确保人事档案信息的管理系统更加的立体高效

人事档案信息数据库的建立需要得到多媒体技术的大力支持，从而将纸质档案转变为图片、文字、声音以及影像等多种储存形式，通过此种方式来提升人事档案信息的记录功能与显示功能。与此同时，档案管理人员还可以应用数据挖掘以及数据仓库等先进信息技术，针对单位内部员工的年龄、专业、工作能力以及工作表现等诸多方面展开全面的统计与分析，有效提高人事档案信息之间的关联性，为机关单位未来的发展规划与人力资源的需求预测提供真实且准确的依据。

三、人事档案管理数字智能化的应用措施

（一）提升单位管理者对人事档案信息化的重视程度

在传统模式下的人事档案管理工作中，相关的管理人员更加倾向于自律管理与无私奉献，并且在管理观念上也表现的比较落后和拘谨，不愿意去尝试一些新的管理理念与管理方式，在此种情况下，档案管理数字的智能化建设是非常困难的。为了能够进一步改善这种落后的管理现状，单位管理者要紧跟住新时代的发展脚步，通过各种有效措施来提升档案管理人员的创新与改革意识，让他们去主动迎合在信息时代中所出现的各类需求。首先，单位管理者要经常性的开展一些有关于档案管理数字智能化建设的培训与教育活动，并且为那些资历较深且工作经验丰富的档案管理者提供免费的信息技术培训机会；其次，单位管理者还要从根本上改变内部档案工作人员的“重管理、轻利用”观念，让他们可以真正认识到信息技术所能够带来的诸多便利，并主动承担起自己所应肩负的改革责任。

（二）加大对人事档案信息数据库的建设力度

为了能够让新时期背景中的单位人事档案管理水平出现较大幅度上的提升，管理者需要在现有的基础之上进一步加大对人事档案信息数据库的建设力度。首先，单位管理者要为所有员工均建立起一个完善的电子档案，将他们的个人基本信息录入到计算机中，通过系统化管理的方式来实现人事档案信息的数字化与智能化；其次，管理者还要投入更多的资金来用于信息化设备的购置，运用扫描仪或照相机等设备来将档案库中已有的纸质档案资源输入到计算机中，利用电子图片的方式来进行存储，争取利用较短的时间来做好单位人事档案数据库的完善工作；最后，为了能够保证档案信息的保密性与安全性，单位管理者还要设置不同的登陆和使用权限，根据内部员工的查阅需求来规范他们的操作行为，通过此种方式来促进人事档案信息的保护与开发。

（三）做好对人事档案管理人员的培训工作

在大数据背景下，很多单位中的人事档案管理人员都表现出了力不从心的工作状态，尤其是对于习惯应用传统管理模式的老员工来说，他们在人事档案数字智能化的建设过程中会显得更加的被动和木讷。基于此，单位管理者要积极的对档案管理人员展开培训活动，让他们的专业技术与创新意识均可以得到较大幅度上的提高。首先，单位管理者要重点针对档案管理人员的计算机与互联网使用能力展开培训，确保他们能够在具体的工作当中比较熟练的操作各类电子设备与管理系统；其次，管理者还要针对内部的档案管理人员进行专业知识与管理技巧上的培训，并且聘请一些行业中的专家讲师来到单位中展开就业指导，让档案管理人员能够在不断提升自身管理水平的同时更好的适应信息时代对档案管理工作所提出的新要求；最后，管理者还要在培训中加入有关于工作责任与思想道德方面的教育内容，让档案管理人员可以充分认识到自己身上所肩负的档案管理义务，进而拿出更多的精力与工作热情来投身到接下来的档案管理工作中。

（四）加强对人事档案管理的安全防范

从人事档案的外部环境管理角度来分析，单位内部的电子档案室是完成档案数字智能化建设的最重要场所，为了能够确保整个档案管理工作的顺利进行，单位管理人员需要针对如下的两个方面来加强管理；首先，管理者要委任专门的工作人员来对电子档案室进行实时监控，并且要经常性的对档案室的报警系统进行检查与维护，同时要做好相关的门禁与防盗措施；其次，管理者还要做好对电子档案室的防火与防水保护，档案管理人员需要经常性的对电子档案室中的计算机设备展开全面的检查，将档案室内的温度与湿度控制在安全的范围内，从根本上避免因计算机设备出现故障而导致档案信息的丢失与损毁。

从人事档案的虚拟环境管理角度来分析，管理者需要针对如下四个方面来重点管理；首先，档案管理人员要定期做好对电子档案信息的备份工作，以此来应对系统故障等其它突发事故；其次，在进行人事档案信息的数据化传输过程中，档案管理人员要做好相关的加密工作，避免档案信息的泄漏；第三，档案管理人员在完善与维护智能化管理系统的过程中还要对使用者的真实身份信息进行验证，同时要设置好网络防火墙，拒绝一切身份不明用户的进入；最后，档案管理人员要及时更新计算机中的病毒库与防护软件，提升计算机操作系统的安全系数等级。

参考文献：

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作者简介：周 珍（1974-），女，汉族，福建古田人，大学本科，档案中级馆员，研究方向：档案管理工作。