浅析利用ERP系统实施企业内部控制利弊

关晓丽

摘要：随着市场竞争体制的不断完善，企业之间的竞争压力也不断提升，现代企业为提升自身的竞争实力，逐渐尝试对高科技信息技术进行有效地运用，ERP系统作为能够对企业现有资源进行充分挖掘利用，保证企业正常运行，提升企业整体效率的现代信息化技术，将其应用于企业财务核算中，对提升企业财务核算能力具有重要的意义。

关键词：ERP系统；企业；内部控制

中图分类号：F232 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-0000-01

传统的企业内部控制手段具有很大的局限性，如果不进行改革，不仅会制约企业运营管理效益的提升，也会阻碍企业经济效益和发展目标的顺利实现。其局限性主要表现在如下几个方面：

一、难以对全业务范围进行有效内部控制。如今，很多企业都设置了内控制度与措施，但是，只针对部分重点业务板块，例如，物资管理系统或财务系统等。有的尽管覆盖的范围比较广泛，然而，由于各业务板块彼此独立，无法实现信息数据共享，导致很多资源重复和浪费。

二、全业务内部控制难度较大。一般来说，以往的企业内控制度只注重事中、事后控制，是企业的“消防员”。对于事前控制并不重点关注，导致后续各环节极易出现问题。更重要的是，由于缺少计算机信息管理系统，内控各环节的信息和数据无法实现共享，导致内控难度很大。

三、企业管理人员素质有待提高。传统的人工内控，由于受到管理人员的主观因素影响，在内控实践中，难以完全逾越人情障碍。不少内控人员在工作过程中，因为“抹不开面子”、“躲不开人情”，往往就在半迁就中放弃了原则，另外，由于疏忽、纰漏等，也会使内控不可避免地出现一些错误或问题。这些都影响了企业内控的质量。

四、人工内部控制效率低下。建立内部控制的企业，一般规模都比较大，经营项目比较过，甚至会有多个子公司，各类数据信息不仅量大，而且非常庞杂。如果凭借人工进行提取、传输和校验等，将会耗费大量的人力、物力和财力，难以及时地发现和解决问题。

从上述可以发现，利用传统的内控手段，将无法实现全面有效的内控。目前，信息科技已经逐渐渗透到社会经济的各个方面，并在很多行业中成为重要的生产力。基于信息科技手段的企业资源计划（Enterprise Resource Planning， ERP），集成了系统化的管理思想，现已在很多企业中得到了推广和应用。如果利用ERP来进行企业全面内控，将能有效提高内控效率，促进内控工作顺利进行。

笔者所在单位利用ERP系统实施内控实践结果表明，ERP在企业内部控制方面，具有如下突出优势：

（一）借助ERP系统可实现全业务内控

ERP系统集成了企业经营活动所涉及的全部业务，例如，财务、资产、项目、生产维护、采购、物料、人力资源等，是企业实施内控的良好平台。它通过整合企业内部业务，对企业资源进行优化配置，来帮助企业实现高效化的经营。ERP系统的控制范围与《企业内部控制基本规范》的控制范围基本相符，通过它可以对企业经营管理的各环节进行控制，避免了内控平台的重复建设和资源浪费。

（二）利用ERP系统可实现业务全过程控制

ERP系统的优势就是能对业务进行事前、事中、事后全过程控制，避免了传统内控只重视事中、事后控制的不足。ERP系统在业务发生前，通过预算控制来分解企业整体目标，将其分为具体控制项目和明确控制标准，然后，通过细分进行层层落实，从而将责任明确到人，确保了后续事中的有效执行；依据企业组织架构及员工岗位职责，进行授权控制，每个层级的员工只能凭借相应的操作权限进行信息查询，无法进行越级或非法操作，所有的业务只能由被批准或被授权的员工执行，这样将会有效保证信息数据的安全性。在业务发生时，也就是事中过程，ERP系统业务操作控制将对不合规的业务操作，与预算目标进行比较之后，予以自动拒绝或提请授权机构决策。在业务发生后，ERP系统数据分析控制能够对发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，进行自动核对，如果发现异常情况，就将其自动提交至监管部门。ERP系统可定期比较企业实际绩效与计划目标，对各项工作进程是否合规进行监控；ERP系统风险评估控制能对业务全过程产生的数据信息进行定期搜集，然后根据风险模型自动进行计算分析，并生成企业风险评估报告。

（三）ERP系统能有效解决人工控制的不足

ERP系统以计算机和网络为基础，进行信息处理和传输工作，能够大大提高工作的效率和准确性，克服人为因素的干扰，保证内部控制结果客观、公正、公平。而且，所有的操作记录都可以定期保存，以供查询和监督。

（四）ERP系统内控高效准确

利用ERP系统，可以快速提取、传输和校验等内控相关数据，而且，由于其具有统一的操作流程和量化的控制目标，可以有效杜绝错误或舞弊，从而提升了企业内部控制的效果与质量。

尽管ERP系统具有显著的优势，但是，由于其只是企业进行内部控制的一种辅助手段，并不能完全取代人工，而且，在设计过程中，由于受到各种因素的制约，其本身尚存在一定的问题与不足，例如：

1.数据信息的安全性问题

网络是一个开放的环境，虽然计算机自身具备防火墙等安全防护功能，但仍然会不可避免地受到网络病毒、黑客等的入侵或攻击，严重者甚至会导致数据信息丢失或被破坏，给企业带来很大的损失。在使用ERP系统进行内部控制的时候，企业管理人员一定要重视系统及信息的安全性问题，加强对员工的信息安全教育，通过安全防护软件和系统安全设置，以及定期安全检查，来切实保证系统的安全性。

2.控制成本问题

企业利用ERP系统进行内部控制，相较于人工控制，其控制成本讲会有一定的提高。同时，还要定期对ERP系统进行更新，以使其与企业经营管理保持一致，这也会增加维护成本。

3.局限性问题

ERP系统功能虽然强大，适用性也非常高，但并非是只有拥有了ERP系统，企业就可以高枕无忧。在具体的生产实践中，企业的内部控制目标会有很多，其中一些不能进行量化，还有一些无法通过计算机程序进行模拟。因此，必须要将EPP系统于其他有效控制手段进行融合使用，以保证内部控制结果的有效性。

综上所述，企业利用ERP系统进行内部控制，优势非常显著，是企业内部控制进一步完善的标志。企业在应用ERP系统的时候，需要结合企业的实际情况，具体分析ERP系统的利弊，做到扬长避短。在使用过程中，还需要根据市场和企业内部情况变化，及时对ERP系统进行调整，使其更好地帮助企业提升管理效益，增强企业的核心竞争力。