现代企业制度下企业档案管理探析

孙莉

摘要：随着我国经济的不断发展，经济体制改革不断深入，现代企业只有不断对企业管理制度加以完善，才能有效的适应当下经济体制改革。在现代企业管理中，企业档案管理是极为重要，对企业的发展而言有起到了重要的促进作用，属于企业获取信息的核心储备。本文简要的分析了企业档案管理的原则，并在此基础上探讨了当下企业档案管理中存在的问题，针对这些问题提出相应的解决对策，希望能够为我国企业档案管理提供到一定的帮助。

关键词：现代企业制度；企业档案管理；问题和对策

0.引言

企业档案管理体制主要表述的是企业档案管理的组织制度和形式。现代企业制度下的企业档案管理体制，是通过档案行政管理部门和现代企业主管部门的管理，将分级和属地管理有效融合的一种管理体制。但是，随着不断发展的现代企业制度，当下企业档案管理体制依旧还存在很多问题，介于此，只有将相应问题的解决对策及时的探索出来，才能让现代企业制度变得更加完善，促进现代企业的全面发展。

1.企业档案管理的原则

（1）真实性原则

企业档案管理能够将有效的信息提供给企业，促使企业所作出的决策具有一定的正确性和权威性，这样就必须保证企业档案管理信息的真实性。在现代企业实施档案管理的过程中，如果能够让信息管理的真实性获得保障，不仅能给让企业错误决策出现的概率得到有效减少甚至避免，同时还能够让因为虚假性信息致使的企业社会形象受损现象得到有效避免。

（2）系统性原则

企业档案管理的系统性原则主要作用是能够分门别类的管理好各个文件、信息、资料以及档案等。实施系统化的企业档案管理，形成分门别类的管理模式，不但能够让现代企业管理制度的清晰性、系统性以及规范性得到有效体现，同时还能够让企业在提取档案的时候，对所需的信息和文件获取速度得到有效加快，让查找和利用信息的效率得到提高，进而让整体工作效率得到有效提升。

（3）全面性原则

现代企业在实施档案管理的过程中，大多数企业都会遇到一个问题，即档案管理范围确定问题想要让企业档案管理工作得以有效进行，不但要对企业内部档案资料进行严格管理，同时还应该严格管理好和企业相关的一系列资料信息。只有现代企业档案管理工作能够全面性的存储妥善资料信息，才能将有效的需求信息及时的提供给相关的各个部门单位，从而让企业的相关部门工作状况得到有效推动。

2.现代企业制度下企业档案管理存在的问题

（1）没有重视起企业档案管理工作

就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企业档案管理只是工作人员的附属工作。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。

（2）企业档案管理人员的专业素质和业务水平不高

当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让企业档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多企业档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。

（3）企业档案管理缺少安全保障

由于当下很到现代企业都没有有效的重视起企业档案管理工作，这也就造成企业档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关额档案管理人员没能重视起企业档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失。此外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算自档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。

（4）企业档案管理缺乏相应的信息化办公手段

虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。

3.现代企业制度下企业档案管理的相应对策

（1）加强对企业档案管理的重视程度

如果想要让企业档案管理的作用得到充分发挥，就需要对企业档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对企业档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对企业档案管理工作的认识程度得到提升。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使企业档案管理工作能够更加的完善。

（2）对档案管理人员的专业性进行提升

首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。

（3）增强企业档案管理的安全性

企业档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了企业档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使企业档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。

（4）运用集成化信息管理体系

企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。

4.结语

总而言之，现代企业制度下企业档案管理对当下的企业有着非常重要的作用，有效的重视起档案管理工作，并让其逐渐的科学化、规范化，加强档案资料信息的安全保障，不仅能够让企业的工作效率得到大幅度提升，同时对企业发展也有着非常重要的作用。