房地产登记档案的管理与利用

叶佳（南京市房地产档案馆，江苏南京，221700）

房地产登记档案的管理与利用

叶佳
（南京市房地产档案馆，江苏南京，221700）

自2007年《物权法》施行起，国家对不动产实施统一登记制度。房屋登记机构依法将房屋权利和其他应记载的事项予以登记。房地产登记档案（以下简称登记档案）就是登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市建设和管理的基础，是房地产物权确认的重要依据。

一、房地产登记档案的管理内容

房地产登记档案产生于房地产专业部门，是专业性的档案。具有真实性、完整性、动态性、专业性、价值性和法律性的特点。在档案管理的过程中要兼顾这些特点，具备着眼整体的管理意识，严格按规范操作，采取合理有效的方法，为档案的利用提供完备的基础。

1.登记材料的接收

登记档案的生成由登记材料的接收开始，由登记部门在登记过程结束后将其移交到登记档案管理部门。接收工作要按照归档制度和专门的规范来进行，针对不同类型的登记材料采用区别化方法。我馆接收的登记材料主要分为三大类：一是产权登记类，包括初始登记、所有权登记和他项权登记；二是商品房销售类，包括许可证和楼盘资料；三是注销类材料，包括抵押注销和契约注销。

各类登记材料以清册形式移交，清册上须注明基本信息及件数。产权登记和注销类材料提供案件编号、丘权号、房屋坐落等，商品房销售类提供许可证号、楼盘名称等。我们对移交的材料要进行验收，接收材料要与清册上的内容一致，且应当是原件，如若为复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期。接收的材料应当是内容规范、图形清晰、数据准确，符合档案保护的要求，对不符合要求的不予接收。

2.登记档案的形成

登记材料经过整理和数字化加工形成登记档案，这里所指的档案包括实物档案和电子档案。目前，我们采用的是以丘编号法整理材料，之前经历了按丘立卷整理和按户立卷整理（2004年以后的档案开始按户立卷）的阶段。结合工作实际，在实物档案整理过程中要注意以下几点：（1）对登记材料的完整性、内容的一致性要进行仔细核对，绝不能有差错，不准确的材料要退回上道工序。（2）在整理时不能随便丢弃、遗失任何材料，不得损坏材料。（3）登记材料要按所有权在前、他项权在后的顺序排列，如房屋发生变更登记，要按房屋登记材料形成的时间先后排列。（4）立卷过程中不能张冠李戴，档案盒上盖的丘权号要与登记材料上的一致，以免造成档案调阅的不便。（5）卷内备考表要详细填写，包括档案分目号、整理人员、整理日期和检查人、检查日期等。

电子档案的形成是把登记材料经扫描仪扫描处理后，转化为BMP格式的图像文件，并保存至数据库。根据工作实践，在扫描时要核对登记材料与信息条目是否一致，包括房屋的丘权号、产权人姓名及房屋坐落等基本信息，不能错点、漏点信息条目；要确保图像的完整清晰，对于材料上字迹和表格颜色深度不同的，要进行适当调整。依照有关数字化扫描处理的规定，完善电子档案的质量；注重总结工作方法，在点击信息时以案件编号为唯一索引，避免错选信息，保证电子档案形成的准确性。

3.登记档案的归档入库

登记档案形成后就可以归档入库了，这是登记档案管理的一个重要环节。我馆库房存放的档案按区属和年代划分，将按丘立卷和按户立卷的档案分别摆放，方便档案的集中管理。为了加强库房档案的保管，实现入库档案零差错，在归档环节，由库房管理人员对入库的档案进行核对，确保登记档案与清册上的一致。

库房管理严格按照有关规定，以丘为单位归档并进行排列，档案按丘号从小到大的顺序竖排于档案架上，脊背朝外，使丘号一目了然，便于今后的查找和利用。管理人员在工作中总结了一系列经验：（1）档案上架时排列要疏密适度，要留出一定数量的空架、空格，以便随时插入新入库的档案，力求避免经常倒架。（2）为了掌握档案的存放情况和迅速取放档案，要编制档案存放位置索引，一般是以丘号排列的范围为索引，来指明档案的存放位置。（3）工作中，为了掌握档案的调阅情况，加强对库房的管理，保管人员可填制卡片放在被暂时调出档案的位置上，以说明此档案何时、何因、经何人手被借出。

库房用于长期存放档案，所以它的温湿度控制、防火防盗设备、照明设备，以及定期的检修、保养都必须符合规定。包括档案柜的排列和档案的摆放，也须符合纸质档案保管的要求。

4.登记档案的维护保管

登记档案具有法律性，它拥有翔实的凭证材料，是确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的主要依据。登记档案的维护与保管必须严格遵守有关规范。

登记档案的保管是实现维护档案完整和安全的重点环节和主要手段，登记档案的保管期限一般来讲都应该做到长期或永久保存。档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的，具体就是做到不坏、不丢、不散、不乱。保管人员要有高度的责任心，要确保档案完好无损，不会因各种不利因素而使档案损害；要保证档案绝对安全，不会因工作疏忽而使档案遗失、被窃或失密；要实行规范化管理，对被调阅的档案有详细记录，填写调档联系单，做到责任到人。

登记档案的电子信息安全也是保管的重要内容。信息安全有两层含义：一是信息内容的完整、准确；二是信息的保密性。建议设置信息调阅的权限，严格管理权限的使用，提高信息安全管理的技术含量，包括计算机监控程序、痕迹查询程序、存储和安全程序等的使用。工作人员应自觉遵守权限使用规定，在有效利用档案信息的同时，做好档案信息的保密工作。同时提高自身的觉悟，个人电脑要设置用户名和密码。

南京市房产档案馆档案查询利用窗口

档案信息数据维护联系单

二、房地产登记档案的利用工作

房地产登记档案的利用是档案管理的具体价值体现，对保护人民群众财产利益，保证房地产行政管理工作正常开展，促进城市建设发展，协助公检法部门办案，维护社会稳定等具有重要意义。在实际利用中要依据有关法律法规，按利用手续的要求，保证房地产登记档案的安全。

1.房地产登记档案的实际利用

（1）房地产权属管理的重要依据

在房地产交易中，产权清楚是交易的前提。房地产登记人员在房地产登记过程中，必须充分利用登记档案来确认产权，以防出现伪造、涂改、谎报遗失、重复申领等情况发生，维护房地产权利人的合法权益。在实际工作中，登记人员在审核时要依据登记档案，对房屋的自然状况，包括建筑年代、面积、结构、用途，以及限制信息和上手的交易情况进行核实。

（2）落实各项政策的主要凭证

房地产登记档案记载了所购房屋的面积、价格和购房时间，作为主要凭证，对各项政策的落实发挥重要作用。如在2009年的首套房契税补贴政策落实中，我馆就通过查询登记档案提供相关购房信息，以确定应退税数额。再如，参加单位房改面积未达标，补偿差额领取房贴，也需要通过档案来核实购房时间和面积。

（3）住房拆迁管理工作的有效凭据

房地产登记档案详细记载了每户的居住状况、房屋年代、人均面积等，为房屋拆迁、制订建房规划、建设保障性住房等提供了依据。我馆的拆迁查产部门主要协助相关部门完成拆除违建、小区出新、危旧房改造等工作，通过查阅登记档案来核对拆迁户的房屋信息，截止到2015年9月份共完成拆除项目30处，面积达549429.1平方米。

（4）公检法办案及税收工作的有力依据

房屋交易、房产继承，以及民间抵押借贷等行为，不可避免地会引起一些纠纷。公检法部门处理这些纠纷，需要预先查阅房地产登记档案，了解房地产权属关系、房屋坐落、房产面积等产权情况，并确认房屋是否已有查封、抵押等限制记录。我馆协助司法部门执行房产查封，提供房屋登记簿，并在登记档案上作查封标记，限制房产交易，方便了公检法部门办案。同时，由于房地产登记档案记录了每户每处房地产的面积、价值，可以作为税务部门开征房地产税及契税的计税依据。

南京市房产档案馆馆藏2004年以前按栋立卷档案

（5）其他方面的利用情况

房地产登记档案还有其他方面的利用价值。2015年上半年，我馆协助完成了城市近现代重要史迹及代表性建筑调查工作，此次普查总共涵盖了8个区近700处老建筑。这些建筑年代久远，基本上是解放前（1949年）的，产权情况也比较复杂，有国家经租或经营公司代管和接管的，有很多房屋已经拆除或已翻建，如果不是依据档案中有关历史沿革和房屋状况的详细记载，我们就无从得知这些建筑的产权来源等情况。

2.房地产登记档案的利用要求

（1）登记档案利用者的范围要求

房地产登记档案涉及产权人的隐私，具有保密性，对利用者有严格的限制。个人利用者可以是房屋权利人及其配偶，房屋继承人、受赠人和受遗赠人。单位利用者，国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门、公证机构和仲裁机构等。

（2）登记档案利用的手续要求

房屋登记办法中规定登记档案的利用应符合相关手续，如房屋权利人的配偶，应出示夫妻关系证明；继承人、受赠人和受遗赠人应当提交发生继承、赠予和受遗赠事实的证明材料；国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门、证券监管部门应当提交本单位出具的查询证明，以及执行查询任务工作人员的工作证件；公证机构、仲裁机构应当提交本单位出具的查询证明、当事人申请公证或仲裁的证明，以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

参考文献

［1］房屋登记办法释义［M］.人民出版社，2008.6.

［2］吴浩，李杰梅.房地产档案信息系统的构建［J］.市场论坛，2006.8.

［3］房地产登记技术规程［M］.中国建筑工业出版社，2012.6.

［4］房地产交易与权属登记相关知识［M］.人民出版社.

档案的维护一般有两种情况：在原档基础上进行修改覆盖；对原档进行替换、添加和抽出等。结合相关业务规范和上述两种情况，我馆专门设计了档案信息维护联系单，对档案维护项目、原因和时间都有详细记录，使档案维护有据可查、有凭可依，有效加强了档案维护管理工作。（修改联系单示例见下表）