高职院校实物档案的整理和利用研究

【摘 要】 本文以宝鸡职业技术学院为例，分析了高职院校的实物档案的主要内容与特征，探讨了实物档案的整理分类，提出了开发利用措施：做好实物档案的宣传和展览工作，利用实物档案建设校史馆。

【关键词】 高职；宝鸡职业技术学院；实物档案；整理；开发利用

实物档案是个人在从事社会、宗教、文化等活动或是社会组织从事的社会交流等过程中形成的对活动记录具有珍藏价值并以客观存在的实物形式保留下来的记录。作为高职院校来说，实物档案包括学校作为集体参与各项社会合作交流、竞赛以及在学生日常管理事务和教学、科研、管理建设等方面形成一些具有保留意义的实物，这些实物是学校发展历史的真实记录，是对其他档案形式的一种补充，是高职院校档案管理不可或缺的组成，是传承学校文化精神的重要载体，因而实物档案的整理和利用工作对于学校来说意义深远。

一、高职院校实物档案的主要内容

总体来看，高职院校的实物档案包括以下几种类别：

第一，印章类，主要是学校及其所属系（分院）、部门因内部组织结构的调整，发生的机构合并、撤销、变更等行为而停止使用的一些公章、印章，例如个人印章、钢印、铜印等。

第二，奖品类，主要是学校在参与政府机构或社会组织组织的评审、竞赛中所获得的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯等作为学校的荣誉象征的实物档案。还有学生或个人代表学校获得的竞赛奖品以及科研方面形成的专利发明成果等。

第三，纪念品和礼品类。主要是学校在和社会组织、其他学校进行社会交流和合作交流，以及重要的大型活动中收到的贺信、贺电、纪念品和礼品。

第四，收藏品。主要是一些名人名作和名师手稿，例如社会知名人士的题词和画作、有关领导人来访时留下的笔墨以及民间团体赠送的锦旗、牌匾、字画等。

第五，证徽类。包括了学校在历史的发展与变革中形成的一些工作证、学生证、毕业证、图书证及学校的牌匾、校徽等能够反映学校发展的有保存价值的实物等。

第六，其他类。包括教师自制标本、模型、教具等。

二、宝鸡职业技术学院实物档案的整理

1、实物档案的分类编号

根据档案管理办法，学院档案分为十三个大类，主要包括党群类档案、行政类档案、教学类档案、科学研究类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产与科技开发类档案、出版类档案、外事类档案、财会类档案十个主类和声像类档案、实物类档案、人物类档案三个辅类。对于实物类档案的分类，采用的是以实物档案的拼写字母为类别代号，根据不同的实物档案类型加以编号，形成了SW（实物）+数字的分类编号方法。例如：SW11代表收藏品类实物档案，SW12代表纪念品和礼品类实物档案，SW13代表印章类实物档案，SW14代表奖品类实物档案等。

2、实物档案的归档编号

实物档案作为客观存在的特殊档案载体，在整理中明确实物以“件”为计量单位进行整理归档。在编号时，为了在保证其后期方便利用和不影响外观，在实物上注明相应的标签，并且采用年份+分类编号+数量的方式来归档。例如：2015-SW11-5，表示的就是2015年收到的收藏品类的实物档案，数量一共五件，根据实物的接收顺序来分类归档。

3、实物档案的“双轨制”归档

“双轨制”的归档模式来源于国家档案局2003年所颁布的《电子公文归档管理暂行办法》，其中明确要求将纸质和电子档案一同归档，并且两者之间相互建立关联。但是实物载体和普通纸质的文件档案有一定的区别，为了实现“双轨制”归档理念，探索改革实物档案管理模式，采用了将实物档案和实物照片对应归档的方法。通过建立实物档案照片管理系统，客观地反映出实物档案的真实面貌，将照片和实物档案进行匹配，备注详细的文字说明，将实物和照片统一归档保存，实现了两者之间的联系，也兼顾了“双轨制”的归档制度。

三、实物档案开发利用的途径

在档案管理中，实物档案的数量虽然不多，但它是见证学校发展历史的重要依据，在学院评估、学科建设、专业申报、年鉴编写、校史馆建设、展览以及学校周年活动中起着重要作用。因此开发利用是实物档案管理的重要环节，是发挥其档案价值的关键。

1、做好对实物档案的宣传

根据《档案法》《实物档案实施细则》等法律法规，在校内宣传实物档案的作用和价值，弘扬学校文化和教学理念、科研成果，提高全员对实物档案的归档意识和管理积极性，保证实物档案及时归档，丰富馆藏；同时，提升实物档案的保管环境，避免档案损坏，延长档案寿命以提高实物档案利用价值。

2、加强实物档案的展览

和实物档案相比，纸质档案全部都是单调的文字，在展览效果上并不如意，而实物档案具有时代特色和空间特点，其色彩、形状和外观能够直观、真实地反映出学校的历史和发展过程。一是围绕学校中心工作、重大活动举办专题展览；二是发挥实物档案照片管理系统的功能，利用信息技术和多媒体技术，在校园网、政府网等媒体上展示实物档案。利用实物档案承载的怀旧情感和元素，提升学校文化底蕴，传承校园文化，扩大对外宣传，提升学校感知度。

3、利用实物档案建设校史馆

校史馆是学校发展历史的陈列馆，是传承校园发展文化的重要途径。校史馆的建设过程中档案工作发挥着极其重要的作用，可以说校史馆就是学校档案的展示平台。宝鸡职业技术学院于2013年3月建设校史馆时，在利用现有档案的同时，集中征集了校史资料和具有史料价值的实物，对实物档案进行了分类陈列，并且将实物、图片与音像设备等结合，利用多媒体技术和布展技术，见证办学111周年、合并建院10周年以来不同时期的发展历史。通过校史馆，增加教职员工的荣誉感和凝聚力，提升校友和社会人士对学校的认同感、归属感，提升高职院校的竞争力。

四、结语

实物档案是高职院校档案的重要组成部分，其收集、整理、开发、应用都是为了更好的发挥其价值，服务学校和师生。因此实物档案的管理是一项重大任务，需要全员重视和参与，从而更好地发挥其服务作用。

【参考文献】

[1] 陈海燕，左光明.实物档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界，2008（05）.

[2] 翁梅.浅谈实物档案的归档与管理[J].浙江档案，2008（10）.

[3] 仝艳锋.档案与文物之辨析——兼论“实物档案”收藏的不合理性[J].档案学研究，2007（04）.

【作者简介】

于金霞，女，本科，宝鸡职业技术学院档案馆员.