档案记忆观视野下的企业档案管理

刘一凡

摘要：随着时间的推移，人们思维意识的成长，越来越多的人开始把目光放在集体记忆上，而集体档案则成了集体记忆的有利借鉴，档案管理工作与集体记忆之间的关系也随时间渐渐得到了人们的认同。之所以会有这样的现象，是因为在过去的研究情况和进展表明，一个团体乃至一个国家一个民族的记忆是其中的所有个体通过各种媒介所获得的，在这些媒介之中，档案是最为直接、最为有力，同时也最受信任的一种方式。因为档案依据实情实景适时地做出了有效的、可信的记录。长久以来档案随着时间的日积月累，自然为人们的集体记忆提供了可以信赖的依据。

关键词：档案记忆观；企业；档案管理

中图分类号：G2759文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）01-0179-02

国际上的档案管理者已开始意识到并将他们所意识到的记忆观念形成相应的理论体系，从而呼吁人们能将其作用到实践过程中去，进一步敦促人们自行地参与档案的构建与维护，从而完成其对于集体记忆的保护与构建。并以此为己任，自觉地行成构建和保护档案就是维护和集体记忆的过程。总而言之，不论是“集体记忆”，还是“社会记忆”，都在时间的推移中得到重视并成为档案管理者们的关注热点。其实，早在1950年召开的首届国际档案大会上，就已经强调了档案工作与集体记忆的关系，并且认为“一个国家的历史档案作为一个国家的历史证据是可以证明一个国家的灵魂的材料。档案作为国家的重要材料，其保存也是至关重要的，同时记录着一个国家各级行政机关的相关记忆。” [1]那么档案馆的重要性则不言而喻。当然，当年这样一个观点的提出也成为了广大档案工作者一直以来的信仰与追求。时代在变化着，档案人的观念也不断地推陈出新，但是追溯其本源，都是在不断提升档案在集体记忆中的地位，并强调其重要性。最近的几年里，国内的档案记忆者也不断地强化了档案自觉的意识，大多数档案人都传承着档案精神，自觉维护着并将集体记忆的记录、保存与管理作为己任，并将这一理念用于实际，付诸生活。

在互联网时代，随着档案记忆观的行成与发展，人们已经将家庭、群体、社会、国家、民族的记忆与档案有机地串联到了一起，由于档案记忆观的中心就是对记忆属性的认识，那么作为封存记忆的档案馆的整理与维护就显得尤为重要。[2]负责档案的相关工作人员要认真工作，正确对待自己的本质工作，新的时代，新的时期，工作人员也应有自己的新思路、新观念。以互联网时代为契机，在档案记忆观的引导下，无论是企业还是个人，都应顺应潮流，高效地利用现有的资源优势，不断改进原有的传统的档案管理方法，以求高效改进档案管理效率。

一、完善企业组织记忆，从企业内部积极建立档案开始

企业作为整个社会组成的一部分，一个企业的集体记忆保存的完整程度在某种程度，或者某种意义上来说反映了一个社会、一个民族，对于集体记忆的认识程度。换句话说，企业的改革关乎整个民族的经济动向，企业的发展体现了国家的政治经济水平，那么企业中的组织集体记忆就体现了社会记忆的一个方面。任何一个企业管理人都知道，档案的管理有时关乎企业的存亡，同时，一个阶段内的档案整理起来就是一个企业在某一时期的发展史，正因如此，档案的构建与管理是有着极大价值的。在信息多维化的今天，对企业而言，文件的产生形式多种多样，任何信息都可能通过各种形式生成一个文件，因此，作为档案的管理和构建人员要全面地搜集企业的完整档案，并做好企业内员工的思想动员。[3]养成“档案观”的意识，积极建立档案，为信息的搜集提供援助。

（一）要明确档案的真实性和完整性

在现实工作中，档案人可能碰到各种各样的突发情况，作为企业档案人，要客观完整地搜集信息，把握现阶段的企业发展动态，多维搜集各种活动的相关资料，并整理出有效的管理档案，遵守档案人的行业准则，以真实、完整为出发点，进行企业档案管理。

（二）建立数字化档案管理资源库

前文多次提到互联网时代要改革，那么作为一直以来流传下来的档案制度与方法究竟要如何改革？明确的答案且行之有效的方法就是建立企业数字化档案管理资源库，利用信息手段，真正做到多方位的搜集信息、整理信息，同时利用信息系统的优势完善信息保密系统，达到举一反三的效果。更加确保了企业档案的完整，真实，有效，保密。

二、科学有效地整理企业档案

在建立了完整的企业档案后，科学有效地管理同样是重中之重。档案管理者的责任有时不仅仅是物质生活的保障，同样是一个群体精神生活的记录。那么，科学有效地整理企业档案就是企业内部的整体选择，没有例外了。

（一）真实的企业记忆有助于企业发展

企业档案管理的真实性是一切组织记忆的基础。在激烈的市场竞争中，一个企业的问题就将是另一个甚至几个企业的机遇。所以想做到企业的可持续发展，保证企业记忆的真实性是前提。同样，在企业内部，想要对一个阶段的企业发展做出鉴定，也必须依据真实的档案数据，管理者才可能做出正确的决断，因此，档案的真实性也是企业鉴定的依靠。

（二）企业档案分类整理，与企业发展战略相一致

由于每个个体都可能是信息的输出者，每个个体也都可能参与到集体记忆的任何一个部分，可见，集体记忆的信息之繁杂。作为企业信息管理者，要明确企业的发展战略，将管理档案进行有机的分类，并整理出与企业发展步伐相一致的企业档案，明确哪些是有利于企业近期发展的，哪些是档案“鸡肋”，哪些是无用的档案。同时，档案工作者还应当积极配合企业管理者，将适用于企业发展的，有利于企业借鉴的信息逐一整理归纳，做好备注，方便日后借鉴利用。

（三）保障数字档案系统的安全性

在档案记忆观的引导下，在互联网时代的促进下，数字化档案资源库是大家所倡导且顺应时代发展的。然而任何发展都不是盲目的，数字化档案库在带来方便的同时同样会面临种种问题，如系统瘫痪，数据失效，黑客侵入盗取数据，病毒侵入丢失数据，种种问题都是档案管理者所担心的，正如之前提到的，档案的保密性、真实性，都可能关乎整个企业的未来，甚至存亡。而由于数据管理不当造成企业瘫痪，或者商业机密丢失是最为致命的。因此，企业需要长期的技术监控以保证对数字信息库的长期有效控制。对于系统化的企业档案，要确保其长期可读状态，同时保证其安全不被篡改，对外注意防火墙设定，防止商业机密丢失等。总之，数字化的档案管理系统就要配备数字化的安保系统与监控系统，明确档案管理重要性，维护其真实性、完整性，扩大其可利用性。

三、企业档案信息开发利用及其发展意义

（一）企业档案信息的开发

一个想要长期发展走可持续发展的企业必定要有属于自己的企业文化与企业荣誉感，而最能体现企业荣誉感的莫过于企业在历史上的丰功伟绩。建立企业组织记忆，规划好企业档案无疑是提高员工对企业的信心与认同感的最好方式。如马云的阿里巴巴集团，自2012年开始的“双十一”项目及“双十二”项目，每年都会给阿里巴巴集团带来巨额收入，而建立企业档案，尤其是2015年的“双十一”，马云在全球范围内直播交易额突破百亿的时间，直接给消费者和员工带来巨大的冲击。相对应的建立起“双十一”交易额过百亿时间档案，将每一年的交易额过百亿时间信息汇总并做出比较，在增强员工认同感的同时，也能激发员工的竞争心理，极大地提高员工的积极性和工作荣誉感，对一个企业的可持续发展有着至关重要的作用。

（二）企业档案信息的利用

企业档案信息作为提高员工认同感和工作积极性的重要工具，不但要建立，更要合理地利用。并不是将企业的档案信息记录并封存，而是要与实际相结合，选出对企业发展有利的部分展示给员工与外界。一个好的企业档案信息展示，无疑会带给消费者巨大的信心，其效果更优于广告。如苹果公司在苹果6 s p上市的时候并没有花费巨额的广告费，而是将历代苹果产品在全球的销售量及苹果6 s和苹果6 p的预计降价“不小心”透露出来，就引来了无数“苹果粉”的狂热疯抢。由此看来，在实际管理中，企业不妨将企业档案进行整合，选出有利的部分加以推广，以这种形式将企业档案信息形象呈现在全社会的目光下，无疑是企业最好的宣传。

（三）企业信息档案建设的意义

一个企业的档案是记录企业从无到有，从渺小到庞大的见证，是企业在长期发展中留下的印记，是企业走可持续发展道路最重要的保证，是提高企业员工认同感、集体荣誉感和工作积极性的工具，也是对企业自身宣传的最好的广告，对于企业在未来的发展道路上有着至关重要的作用。所以，在新时期的经济背景下，发展好、更新好、保护好企业档案管理措施，是企业长期发展，走可持续发展道路最重要的目标和前提。

参考文献：

[1]李颖. 档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013（01）：31-34.

[2]于洪菲. 在档案记忆观视野下企业档案管理的探究[J].赤子（上中旬），2014（15）：260.

[3]李楠. 档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].办公室业务，2015（12）：52-53.

责任编辑：张丽