计算机软件在企业办公自动化管理中的应用

陈红

摘要：办公自动化、无纸化是当今企业高效办公的发展大趋势，为更好的提升企业办公自动化管理，加强计算机软件的应用有着重要的意义，本文简单分析了办公自动化管理与计算机软件的关系，并给出了常见计算机软件（文字处理、通讯软件、数据存储软件以及一些新兴软件技术）在办公自动化管理中的应用，为进一步提升企业办公质量以及办公效率发挥其应有的作用。

关键词：计算机；软件；企业；办公自动化；管理

中图分类号：TP31 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）006-0000-01

一、办公自动化管理与计算机软件简介

办公自动化管理，通常是指面向企业或者机构日常运作以及管理的计算机应用。可见，办公自动化管理与计算机应用有着密切的关系，常见的办公自动化软件应具备文字处理模块、邮件模块、人员考勤模块、通信网络共享模块以及视频会议等模块，另外受限于企业或者机构组织的具体业务都不尽相同，不同办公自动化管理往往包含一些特殊的功能，例如理财公司和家政服务企业必然对于办公自动化管理必然有着不同的要求，理财公司往往对于人员财务管理方面应更加侧重，而家政服务公司对于服务对象的信息管理则更为侧重。因此，鉴于不同行业和服务对象的不同，计算机软件的选用应符合企业业务特点，除去通用的规范性功能，还应做到软件开放性和适应性的相统一。

二、计算机软件在企业办公自动化管理的应用

（一）文字处理软件

常见的文字处理软件有office系列、国内的WPS办公软件和基于web的文字处理软件。office系列办公软件功能强大，尤其是word、ppt、excel这三个组件的应用最为广泛，另外office系列还提供了小型的数据库access，也为办公自动化管理提供了诸多方便，由于office与windows操作系统都出自Microsoft公司，因此office有着良好的兼容性和拓展性；国内WPS软件相较于office系列，同样提供了强大的文字处理功能，并且其体积相对较少、占用的内存小同时有免费版本，在国内的办公软件占据了很大的市场份额；除此之外，还有一些web类型文字处理应用，如常见的FCKeditor，不需要计算机系统提供额外的软件支撑，仅仅只需要有浏览器即可进行文本的操作，但其功能相对于上述两种处理软件相对不足，对于一些复杂的编辑任务往往难以胜任。

文字处理软件在企业办公自动化方面有着重要的意义，一方面，利用文字处理软件能够极其方便的进行文字编辑、排版、校对、打印；另一方面，文字处理软件占用的存储空间较小，通过便携式的移动存储空间即可进行文件的转存、备份等工作，有利于工作效率的提升。总之，作为办公自动化管理最为常见的计算机软件——文字处理软件，是提高办公质量、提升办公效率、无纸化办公的重要工具。

（二）通讯以及网络共享软件

通讯软件也是办公自动化管理常见的计算机软件，如传统的E-Mail电子邮件软件、企业QQ以及IPMsg即时通讯软件等都是常见的进行信息沟通的应用软件，尤其是一些跨地区、跨国家的大型企业，E-Mail作为一种廉价的企业通讯工具被广为应用，IPMsg类的软件则更是进行企业内部进行交流的通讯软件，这类应用软件，除了文字信息的发送，同时还具备文件共享、远程协助等功能，对于信息及时沟通、提升办公效率都有着非常大的优势。

另外，一些企业还提供了文件传送服务应用如FTP、版本控制应用SVN等计算机软件，企业员工通过简单的操作能够获取企业共享的文件；另外，随着云计算技术的快速发展，一些基于云平台的应用，如云盘等软件，也使得办公文件存储更加方便，为了提升数据的安全性，许多企业搭建了的私有云集群，为企业更加高质量办公奠定了坚实的软件基础。

（三）数据存储软件

常见的企业办公自动化管理存储软件大致有三种方式，第一种是利用各类软件进行数据存储，这种方式的优势在于操作简单，但是数据分析、查找等工作往往难以进行；第二种是利用数据库进行数据存储，常见的数据库系统有oracle、SqlServer、mysql等，通常数据库系统通过一定的编程软件进行访问如Java、.net等，运用数据库存储，除了节省存储空间以外，对于数据备份、数据分析、数据安全保障等方面都有着得天独厚的优势；第三种是通过软件存储并将文件放入一定的存储空间，如云盘、文件服务器，以便于统一管理。这三种数据存储方式都有自身的应用范围，例如对于日常办公文件起草类的数据，通过第一种方式进行数据保存就可以了，而对于日常考勤、数据报表等需要通过一定时间积累的数据则利用数据库存储则更为有效，对于一些归档文件存储，则应采取第三种方式。总之，在具体的企业办公自动化管理工作中，应结合具体的办公业务选择软件的应用，以便更好的服务于企业日常办公管理。

（四）其他方面的计算机软件应用

除了上述常见的计算机应用软件，还有一些相对应用较少的应用软件，如VPN应用软件，应用VPN技术可以使得在外地出差或者集团企业进行极其方便的进行会话管理，VPN类软件相对安全，廉价，再加之视频会议软件能够进行及时有效的信息转达和公司企业决策传达。另外，随着无线网络的发展，一些基于无线网络的应用也在企业自动化办公管理过程中发挥着重要的作用，例如，微信、腾讯QQ等，利用该类软件，可以灵活的进行各类终端设备文件传输、信息交换，对于提升办公效率有着重要的作用；除此之外，一些NFC碰触式应用通过手机接触就可以实现员工考勤签到、二维码扫码应用等都是新兴的办公自动化软件。当然，还有一些软件公司推出了具有通用功能的办公自动化软件，尽可能的为企业办公提供了一站式的解决方案，企业可以根据自身的需求进行合理的选择。

综上所述，丰富多彩的计算机软件为企业实现办公自动化管理提供了多种选择，企业应结合自身的实际情况进行各类软件的组合应用，努力做到工作效率、工作质量以及软件成本多方面的统一性。

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