如何做好病历档案移库工作——以溧阳市人民医院为例

许红光（溧阳市人民医院，江苏溧阳，21133330000）



如何做好病历档案移库工作
——以溧阳市人民医院为例

许红光
（溧阳市人民医院，江苏溧阳，21133330000）

溧阳市人民医院新院效果图

病历档案是医务人员在对病人疾病诊断治疗过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和，它客观、完整、连续地记录了病人的病情变化和诊疗经过，是临床进行科学诊断治疗的基础资料，是维护医患权益的重要依据，对医疗、预防、教学、科研和医院管理等都有着重要作用。

溧阳市人民医院今年将整体搬迁至新院区，病历档案将在不影响正常工作和档案利用的前提下，科学有序地搬迁。病历档案数量众多、类目细，如何将其完整齐全且分类合理地移库是一项系统而复杂的工作。笔者请教了相关专家，结合多年工作经验，对医院病历档案迁移工作提出几点建议。

一、全面检查，确保病历档案移库不漏一件一页

1990年至今，本院病历档案室室藏量达375064卷/册，档案类目主要涉及16个病种，种类繁多。因此，要科学、有序地迁移，必须要在迁移前对病历档案进行全面整理并合理计划。

1.要全面清点室藏实体病案的数量，不能遗漏。可以病历档案数量统计台账、档案借阅台账、各类病历档案案卷目录和库房存放示意图等为整理依据，以存放示意图中的“架”为单位，全面清点以“卷”为档案保管单位的病历档案数量，每检查一“架”，确定是“账物相符”的要及时做好标识，可以在“架”上的存放示意标签或密集架侧面存放示意图“架”号中打“√”；如发现有缺损，可在存放示意图册（提前打印好）中相应的“架”号中作出标注，或提前制作好“档案数量缺漏情况统计表”（如表1），在相应栏目中加以标注，确保病历档案迁移前做到一件不漏。

表1　档案数量缺漏情况统计表

2.检查病历档案实体质量。清点病历档案数量的同时，还要重视检查以“卷”为单位的病历档案的质量，对照卷内目录对每“卷”病历档案逐项检查，如发现问题，应及时制作档案质量检查统计表记录详细信息（如表2）。

表2　档案质量检查情况统计表

早期的病历档案难免有缺损，例如有的病案缺少卷内目录，可根据其形成要素，标注缺损项，提出完善意见，其他情况亦可做出相应的整理和完善，只有这样才能确保病历档案不漏一页。

3.清理积存，确保迁移如期完成。第一，根据库房检查列出的档案缺“卷”或缺“件”，责任到人，加强整改，这项工作必须在迁移前完成。第二，检查当年年度归档情况，确保各科室应归全归，在规定时间内向档案室移交。第三，根据借阅台账记录，对借而未还的病历档案及时催还，如确实不能归还者，须标注理由，做好登记，落实责任人和归还时间。第四，经鉴定作待销毁处理的病历档案，经领导审批后集中销毁，并保留销毁清册；暂时不销毁的档案，按在管档案标准，清点后一并迁移。

二、一丝不苟，确保病历档案数据库的安全迁移

经过多年的努力，本院病历档案室建立和完善了档案案卷级、文件级目录数据库和全文数据库，总量达100多G，为病历档案的日常利用和资源开发提供了便利。这次档案的迁移，既不能影响档案的日常利用，又要确保数据库的安全，必须一丝不苟，认真准备。

1.做好数据库迁移前的清理和审核。病历档案数据库总容量大、类别多，迁移前必须确保各类数据库的齐全完整和安全。工作人员要对照实体档案数量进行数据库的清理和检查，对迁移数据进行登记造册（见表3），保证数据一项不漏。

表3　归档电子文件迁移登记表

2.做好数据的备份。按照上级档案部门的规定，对病历档案数据库进行备份，可采取光盘刻录、硬盘存储等方式，对案卷级、文件级目录数据库、全文挂接数据库、全文扫描源数据库及档案管理系统安装软件等分类备份或打包备份，确保数据迁移后能及时恢复，保证档案利用服务工作的正常开展。

3.做好数字化硬件设备的迁移。迁移前，要对所有设备进行检测，确定设备运行正常后加以封装，封装必须安全牢固、便于搬运；如果发现有不能正常运行的设备，必须把计算机硬盘拆下封存，再对设备进行修复处理或者报废处理，确保数据不缺失、不泄漏。

三、协调配合，制订切实可行的迁移方案

病历档案室的搬迁，既有数量庞大的档案实体，又有安全保密性高的硬件设备，还有工作人员的办公设施及私人物品，势必要有其他人员和单位协助才能完成，但由于档案具有保密性，医院应选择一个诚信度高、安全保卫到位的物流单位协助搬迁。并必须与之签定有关协议，确保档案实体安全和档案内容的保密。确定搬迁单位后，病案室应与协助单位及其他相关人员协调，制订切实可行的实施方案和操作手册。方案应包含以下几个方面：首先是确定时间，选择双方方便、交通顺畅的时间段；其次是线路选择，尽量选择最简短、通畅的线路；再次是打包，档案打包的工作量较大，为保障档案的安全迁移，在确保包外不能翻阅的前提下，尽力做到牢固、安全，并在包装外标注该包的箱号、案卷门类号、起止号、装箱人签名、检查人签名、装箱时间等要素；再其次是运输过程中，每辆车上必须有我院工作人员随车押运，确保病案的安全；最后是制定突发情况应急预案，确保在碰到恶劣天气、交通事故、道路堵塞等突发情况下也能从容应对。

所有这些准备工作做完后，双方都必须严格按照既定方案进行操作，如遇方案外的情况，双方商讨，意见统一后再进行，确保迁移工作安全进行。

四、办好交接，确保迁移工作每个环节的安全

病历档案室的迁移是一个复杂而系统的工程，涉及的环节很多，为确保迁移工作的圆满完成，必须在每个环节办好交接，做好手续，避免推诿现象。

一是检查环节。无论是档案实体数量、质量的检查，还是档案数据库的检查、打包过程的检查，都应做好相应的交接手续，各项检查完成后，至少要有2名或以上的工作人员签字确认。

二是押运环节。档案室可设计简单的交接手续，记录运送汽车的车牌号、当车运送档案的包装箱起止号等内容，到达目的地后，接车人验收并签字确认。

三是开箱上架环节。对应包装箱上标注的相关内容，在开箱时逐条对应检查，可以设计一个开箱单，包括包装箱号、案卷起止号、开箱人、检查人、开箱时间等内容，交接双方核对无误后，签字确认。

四是与搬迁单位的交接手续。这是一个整体工作手续，比较简单，双方当面理清合同所规定的事项，领导签字盖章即可。

综上是笔者针对此次本院病历档案迁移工作的几点认识，希望大家指出不足之处，为病历档案完整、齐全、安全地迁移提供对策，进一步完善病历档案的管理工作。