浅谈工程项目档案按“件”整理

徐继铭（连云港市档案局，江苏连云港，22222000022）



浅谈工程项目档案按“件”整理

徐继铭
（连云港市档案局，江苏连云港，22222000022）

随着经济社会的发展，国家加大了对基础设施、基础产业、支柱产业的技术改造、结构调整、生态建设、环境保护等重大项目的投入。工程项目所形成的档案是项目工程安全运行和有效维护的重要保证。如何及时、准确和系统地做好工程项目文件材料的归档整理工作，特别是项目前期文件、项目管理文件和竣工验收文件，以及后期评价等文件材料的收集、整理和归档工作，是工程建设与管理中不容忽视的重要问题。笔者结合自己多年档案监督指导工作实践，探索将项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件等材料，以“件”为整理单位进行整理，取得了一定成效，认为值得推广。

一、正确理解工程项目档案的“卷”与“件”

（一）工程项目档案的含义

工程项目档案包括立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理、质量监督、竣工验收和后评价等全过程中形成的，具有保存价值的应归档保存的文字、图表、声像等载体形式的全部文件，是项目整体活动的原始记录，也是项目审计、验收、评价工程质量的重要依据，更是今后工程运行维护、升级改造等不可替代的权威凭证。

（二）工程项目档案“卷”“件”的定义

档案的“卷”是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。档案的“件”是归档文件的整理单位。工程项目档案的“件”，一般以每份文件为一件。每件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，并按事由结合时间及重要程度排列；同时，遇到项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件的同类文件或同一问题的文件，可集中分为若干件排列在一起。

项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件，也就是项目准备阶段的文件材料。它主要是由建设单位各部门负责收集整理。

项目管理文件主要是建设单位或总承包单位与相关参建单位对项目工程（设备）质量、采购价格、施工进度、建设资金等方面进行控制管理的文件。

项目竣工验收文件是项目交工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

（三）合理应用“卷”“件”

文件材料归档整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。笔者认为，档案整理所说的“卷”与“件”不是单一厚度不同的区别，传统观点上，人们认为“卷”厚、“件”薄，而实际情况中，有的“件”如可行性报告、环境预测报告、总体规划等文件材料，就是大“卷”，比普通“卷”还厚，有的达3-4cm。这样的联系紧密的“卷”往往装订美观结实，再拆开有损档案的“寿命”，可以直接将其作为一“件”来处理，加盖归档章或者贴上条形码，这也不失为一种高效便捷的整理方法。

二、以“件”为单位进行整理归档的好处

（一）简化了整理环节，提高了归档质量

1.简化了整理过程。传统以手工模式管理和检索档案，立卷是最好的整理方法。但一方面立卷过程较繁琐和复杂，工作量大，效率低，档案人员熟练掌握需要一个过程。在工程项目管理过程中的档案人员流动性又比较大，有的刚熟悉立卷工作又被调走，整理工作质量始终得不到保证。另一方面，档案人员在立卷整理时，主观随意性较大，很难把握案卷的质量。在档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化的今天，按“件”整理归档文件，不需要填写案卷封面上题名、起止时间、立卷单位、密级等内容。在保证归档文件整理工件质量的同时，简化了整理过程，既能减少人力，又能缩短工作时间，提高工作效率。因此，工程项目档案按“件”整理，其方法简便，容易被掌握，更能适应当今档案管理工作制度化、标准化、现代化的要求。

2.解决了案卷题名拟写不准的问题。项目档案按“卷”整理，案卷题名是比较重要的检索依据，一般要求简明、准确揭示卷内文件的内容。一方面，由于项目前期涉及的内容众多，涉及的部门广，有土地、规划、文物、民航、交通、安全、环保、消防等方面，验收文件内容同样也很多，如果按事由组卷整理，很难用50字来准确地概括其内容。另一方面，立卷人员水平也参差不齐，为了一个题名要苦思冥想，而且大多数题名还是无法做到准确全面，给以后的利用带来一定的麻烦。而以“件”为单位整理，无需拟写案卷题名，只需直接著录文件的题名，文号、成文日期、责任者等要素一目了然，查找时更便捷，检索条件、路径更多。

3.提高了归档效率。以“卷”为单位整理归档，要按年度或阶段归档，需要等文件材料齐全了才能归，不能做到随时归档。在目前高效的档案管理平台上，以“件”为单位归档，可做到随办随归和随时归档，简化程序，放宽实体整理要求，不需一味强调将同一事由的文件排列在一起，也不需要等所有的文件收集齐全完整了再归档。在实际工作中，还有些文件材料一般形成时间跨度长，一个请示、一个报告，如果要等到批复收到了再一起归档，可能要几个月，甚至跨年度。如果这些请示、函等文件长期不及时归档，一方面给查找利用带来不便；另一方面也可能因人员调动出现遗失现象。我们可以将请示和批复作为两“件”归，做一个互见就能解决文件材料的成套性和完整性问题。在科学、合理的档案工作流程下，以“件”整理的方法能做到随办随归和随时随归，实现各职能部门与档案部门的有序衔接，也有利于文件材料信息的传递、收集、归档、存储、查阅、利用等管理工作。

（二）保持了档案原貌，延长了档案寿命

1.保持档案原貌。以“卷”为单位整理档案，要使用卷皮，增加“卷内目录”“备考表”等，有些文件材料的附件来源于不同的部门，装订形式各式各样，幅面大小不一，有A4、A3，还有其他图纸等等。如果按“卷”整理，便需要修整、裁边，案卷要打孔装订等，给文件材料造成一定的损坏。如有关项目建设书、可行性报告、项目评估、环境预测、安全评估、区域总体规划等文件材料，有时作为请示或申请的附件，为了按“卷”管理，要将原来结实美观的“卷”拆开，重新整理，本身就是一种破坏；还有的批复文件也只有一两页纸，加进去也非常麻烦，要重新打码和装订。以“件”为单位归档整理，避免了上述重复整理的麻烦，也保持了档案原貌。

2.便于鉴定文件的价值。按“卷”整理，如果同一卷内的文件材料保管期限有长有短，解决的方法原则上是从长，部分短期的档案也提升了价值，到期鉴定销毁时，还要拆“卷”，为保留价值高的档案还必须重新组卷。按“件”整理，更能准确地鉴定每一份文件材料的价值，也给以后的销毁工作带来更多方便，避免了鉴定后拆“卷”重新整理的麻烦。以“件”为单位归档，有利于控制文件材料的价值，文件材料到期不需要再逐“件”鉴定。

3.延长了档案的使用寿命。传统的“卷”在利用服务中，有时需要复制卷内有关文件，要将成卷档案反复弯折、挤压、复印，对档案原件破坏较大，给档案带来不同程度的损伤。按“件”整理，能完整地保持档案原貌，便于利用，也能减少对档案的破坏，延长了档案使用寿命。

（三）弥补了工作中可能出现的归档遗漏问题

在档案整理实际工作中，由于种种原因往往会有一些文件没有按规定时间和规定质量要求移交归档，出现了些零散的文件，或要替换，或要补充完善。特别是一些重大工程项目，前期有些文件材料是在本建设单位成立前由上级主管部门或临时机构代管形成的，当时只注意到实体建设，等到文件材料归档时会出现漏、缺、重、误等归档现象，也有复印件、扫描件归档的情况。“卷”“件”整理的方法不同，补救措施也不同。

1.补救漏归的问题。以“卷”为单位归档，在找到漏归的文件时，只有拆卷加上需归档的内容，不管是补在一“卷”最后，还是补在一“卷”的前面或中间，都需重编页码、修改卷内目录、修改封面和备考表、修改相关的著录项等。而以“件”为单位整理，可以补在最后，如果这份文件与前面的文件关联性较大，只要做相应链接，建立文件互见，就可解决查找相关实体文件材料不在一起的问题，同时我们在盒内备考表上加以说明，做到相互查证，方便利用。

2.替换复印件、扫描件的问题。以“卷”为单位整理的方法，在发现原归档的材料不是原件，现找到原件需补救替换，必须拆“卷”处理。而以“件”为单位整理，只要做简单的替换就可以。

3.文件材料归档不全的问题。以“卷”为单位整理，在发现缺附件或归档不全的情况下，要拆卷加上缺少的文件材料，其工作量相当于重新整理一遍，另外还要修改已著录的相关信息，可想而知，需修改的项目很多，手续也很繁琐。而以“件”为单位整理，直接加上所需的附件，只需修改一下著录项的“页数”即可。

显而易见，以“件”归档整理，能快捷解决归档时出现的齐全、完整、准确和系统性的问题，补救整改完善工作相对“卷”的整理方法要简便得多。

（四）提高了工作效率，档案利用更加安全方便

信息时代人们对获取信息的要求是全面、迅速、准确。以“卷”为单位的整理，手工查找相对繁琐，计算机查找有时可能需要两步（先案卷级，再文件级）。而以“件”为单位的整理方法，简化了整理，细化了著录工作，提高了利用效率。查找只要一步，不需要逐级查找，一次便能准确到具体的文件，检索更方便，查准率更高。同时，利用实体时也比较方便，直接提供到“件”。从保密角度，整卷提供利用，对于其中不宜公开的其他文件，往往很难确保安全，容易泄密，而以“件”为单位直接提供利用，安全保密问题得到有效把握。

三、以“件”为单位归档整理应注意的问题

相对于传统立卷方法，按“件”整理简化了许多环节，体现出了简化、兼容、灵活的特点，有利于各部门档案管理工作的衔接。但是，工程项目档案按“件”整理会显得比较“散”，排列数量也会增多。因此，为了防止档案散失，在整理过程中要注意以下问题。

（一）确保文件材料的系统性

以“件”为单位归档整理，必须遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系与逻辑关系。基本做到分类科学、规范合理，法律性文件手续齐备，既符合档案管理要求，又便于查找利用。具体为同一类文件或同一问题文件尽量作为若干“件”排列在一起，这也符合《归档文件整理规则》的要求，成套性的文件可集中排列。

（二）确保文件材料的准确性

在著录时，特别要注意文件材料的题名准确。一般文件题名照抄实体文件题名。如果有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名。还有将同类文件或同一问题的文件组合在一起，作为“一件”（区别于自然件，是指实体已装订在一起的）按“件”管理，更要注意题名与内容的一致。如合同、招投标文件的整理，当“合同文件”与“招标文件”“评标文件”“投标文件”单独为一件时，

题名为“XX合同”“XX招标文件”；当合同与投标文件形成的量很少，代理招标单位又已装订在一起了，作为“一件”，题名应为“XX合同及招标文件”。

（三）确保文件材料的完整性

及时收集归档是确保齐全完整的首要任务，一般工程项目档案，在项目竣工后3个月内归档。因项目大、投资多、建设周期长，必须切实增强档案意识，做好按阶段归档和随时归档工作，以防文件材料丢失。其次，用好互见号。互见号是填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。在著录时，应注意互见号的著录，如个别审批文件的请示与批复、招标文件、评标文件、合同协议、项目管理文件中的往来信函等，实体上需要相对集中。在实际工作中，因没有做到同步归档而造成实体档案前后分离不在同一档案盒里时，要认真做好关联文件的匹配工作，加强这些文件信息著录工作，建立互见，以将密切相关、参照性强的归档文件有机联系起来，客观地体现某一事件的发生、发展、结束的全貌，在利用时能快速找到有密切联系的文件材料，充分发挥文件材料的价值。

（四）确保档案的利用，提供多途径检索

应规范归档著录信息要素，做到齐全完整。档号、题名、页数、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、保管期限、密级等项为必著项。还应根据实际选择著录其他项：文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注、项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量、版次、装置、专业等，作为选择著录项补充归档文件的信息。

（五）确保整理方式简单明了，容易掌握

按照目前提出的简化整理的要求，笔者建议整理可以采取以下两种方式：一是条形码。在单位同一个分类方案里，统一编制档号，由系统按阶段连续生成，打印出二维条形码的档号，贴在“件”的右上角。二是加盖档号章。档号章采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）标准设置，档号章设置档号和序号两项，档号填写全宗号、分类号、保管期限代号等一组代号，序号填写同一个项目分类号的最低一级的流水件号，这个“件号”就是归档文件中的流水件号。加盖档号章，项目档案不需要案卷目录，盒内不需要卷内目录，只需要按照《归档文件整理规则》的要求填写归档文件目录，归档文件目录可以按照需要通过计算机随时生成，既灵活又高效，一个项目的归档文件目录可以装订成一册或者几册，方便查找利用。

笔者认为，在档案工作从实体管理向信息资源管理转变的新形势下，应确立“收集是档案工作第一要务”的理念。国家档案局8号令和《归档文件整理规则》都明确提出要“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”，所以强化收集工作至为关键，要确保应归档的材料收集齐全完整。至于整理，在当前强大计算机管理的条件下，应确立“整理尽可能简化”的理念，提升工作效率，探索更为科学合理的整理方式，把档案人员从繁杂的工作中解脱出来。总之，档案整理最直接的目的和意义是为了有效地找到馆（室）的每一份文件，满足利用者需求。在工程项目档案管理工作中，采用归档文件的“件”整理方法，将更有利于工程项目档案的合理归档和充分利用。