基于民生档案远程服务的电子公文在线传递*

摘要：本文分析了远程查档中电子公文传递模式应注意的问题，提出做好电子公文在线传递的规划；确保电子公文在线传递的信息安全；积极构建区域性的档案数据中心；建立档案数据分析系统，利用电子公文传递做好档案数据精准服务等措施。

关键词：电子公文在线传递智慧城市民生档案远程服务

民生档案远程服务机制，即档案利用者可以就近在首访的档案馆或街道社区事务受理服务中心，通过网络查询所需的档案，包括跨区域保存的档案，获得档案部门出具的档案证明；或者借助基层办事部门的信息化网络，“一站式”为利用者直接提供查档结果。这种远程服务机制，不仅提高了档案部门查档的效率，而且方便群众查阅档案和节省出行成本。随着智慧城市建设的发展，作为民生档案远程服务重要方式的电子公文在线传递，只有更好地服务群众，才能提高民生档案信息化管理水平。

一、民生档案远程服务体系中电子公文的传递模式

（一）“馆室联动”和“馆际合作”的模式

“馆室联动”是民生档案远程服务向各涉民部门的办事中心延伸，使民生档案查询、出证、办事一步到位。基层综合档案馆在受理查档后，运用政府信息平台，群众无需再去民生档案主管部门就可以直接查询涉民单位档案室的电子公文。“馆际合作”就是综合档案馆之间，根据远程查档的需要，相互传递电子公文数据，并直接提供查询利用。例如，杭州市的民生档案远程服务就是各区县的综合档案馆间的“馆际合作”模式。

（二）“馆室与受理点”的传递模式

利用者在所属区域的街道（乡镇）、社区两级受理服务中心提出查档申请，受理中心直接利用政府信息平台，获取涉民单位档案室或者综合档案馆的电子公文，再提供给利用者。目前，受理点主要设在街道（乡镇）办事处的服务窗口或者社区服务站，实行“一站式”服务。例如，上海市民生档案远程服务中就有“馆社联动”（综合档案馆和社区受理点之间的协作模式），社区受理中心将利用需要传递到基层综合档案馆，基层档案馆将本馆的电子公文或者利用政府信息平台获取的其他部门的电子公文，直接发送给社区受理中心。

二、远程查档电子公文传递的注意问题

（一）依托智慧城市大平台建设

智慧城市建设平台是电子公文在线传递的最大平台，综合档案馆、政府信息化部门、基层政府组织等，要在信息化工作中与智慧城市建设紧密融合，按照智慧城市建设平台中的电子政务数据管理的要求，做好电子公文在线传递的技术规范化工作，扩大数据融合的深度和广度。智慧城市大平台建设是指通过物联网、云计算等信息技术，实现全面感知、泛在互联、智能融合的应用，以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新的信息平台建设。随着智慧城市的建设，政府信息平台正成为智慧城市的门户平台，政府信息中心（云计算中心）利用强大的云计算技术，统一处理各种政务信息，使电子政务步入大数据时代。

（二）建立协调机制，确保档案馆、档案室、受理点的数据共享

目前，综合档案馆、档案室与受理点分属不同部门管理，如果不能建立有效的联动协调机制，那么相关的数据传递、数据加密、在线下载、出证加盖公章和权威互认等都无法实现。协调机制应主要由本区域的综合档案馆和政府信息部门牵头，共同保障协调机制。另外，基层政府机构也应建立协调领导小组，定期召开联席会议共同规划和推进协调机制的有效运行。

（三）整合各类涉民档案信息，大力推进档案专题数据库建设

电子公文的在线传递，最重要的是建设各类档案专题数据库。这些专题数据库主要是基于某一行业、某一区域的管理事务形成的。例如，北京市住房信息数据库，就是区域性的住房管理数据库。湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。只有整合相关数据，建立档案专题数据库，才能提高档案查询的查准率和查全率，区域性档案专题数据库实现全国联网后，可形成全国性档案专题数据库。例如，全国不动产登记档案数据库，就采用不同部门产权档案数据整合、区域不动产登记档案数据建库、不动产登记档案数据全国联网的模式。

三、民生档案远程服务中电子公文传递的推进举措

（一）做好电子公文在线传递的规划

电子公文具体产生部门是政府部门，数据处理、交换、存储则在云计算平台中，云计算平台的服务器将在不同的区域存储、处理不同部门产生的电子公文数据。电子公文在线传递的具体规划必须考虑到电子公文产生部门、发布部门、归档部门、远程提供利用部门的权限问题、数据备份、控制权限等。基层综合档案馆作为数据的最终保管单位，要按照档案数据的归档、保管要求，积极参与规划和政策制定。

（二）确保电子公文在线传递的信息安全

1.电子公文发送单位的受理点，要对利用者提供身份进行验证。要对远程利用者的查询方式和查询范围等进行限制，同时还要建立起利用过程的自动跟踪记录系统，确保受理点的电子公文信息缺失时进行数据恢复和数据追加。

2.确保受理点接收跨馆、跨区后出具的档案材料权威性。在电子政务建设过程中，政府部门文件在网上传输时，对一些关键文本中的数字公章、数字印章进行技术加密。受理点或利用者对电子文本本身所具有数字公章、数字印章的再现，必须到政府网站进行身份验证后，才能将数字公章、数字印章在线显示出来。此外，对不同受理点出证加盖的公章，应当设计统一编号的数字标识，便于相互承认文件的真实有效性。例如，杭州市档案馆对于基层查档受理点的工作人员，除培训外，还配发了电子公文解码的电子密钥设备。

（三）积极构建区域性的档案数据中心

大数据时代，部分数据具有长期保存价值，也将成为数据档案资源。同时，随着档案数字化的不断推进，综合档案馆的数据档案资源也需要数据档案中心来存储和共享。因此，综合档案馆和政府信息化部门需要共同规划，积极建立区域性档案数据中心，保管本区域的重要数据档案。对综合档案馆来说，应积极推进各类专题数据库建设，将馆藏和各政府部门的相关数据整合并形成专门的数据库，便于跨区域专题数据库的整合和共享。例如，湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。由省级综合档案馆建立专题数据库（档案数据中心），洞庭湖流域的市、县两级分别成立洞庭湖生态经济区档案数据分中心，各个基层档案馆将自己保管的有关洞庭湖流域的相关数据分期整合及时上传至上一级档案数据中心，最终形成省级专题数据库。

（四）建立档案数据分析系统，利用电子公文传递做好档案数据精准服务

大数据时代的综合档案馆数据资源会不断增加，各类数据之间的关联性较小，如果按照相关主题整合数据和开发原始数据库，就会产生主题明确、分类科学、数据标准化的专题数据库。这些数据库能够为众多的人群、特殊团体、社会组织提供数据专题服务，满足他们的查询和利用需要。同时，综合档案馆的数据管理人员，依托馆藏档案数据资源建立档案数据分析系统，通过对查询者提供的关键词和文字描述，分析查询者查询目标和潜在信息需求，并在专题数据库中搜索，将搜索结果精确地提供给查询者。

*本文为2015年国家档案局科技项目：“大数据时代国家综合档案馆的数据精准推荐及数据专题服务研究”（项目编号：2015—X-16）的阶段性研究成果。

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