事业单位档案管理信息化建设分析

张丽梅

摘要：随着事业单位的迅速发展和不断壮大，需要管理的档案也越来越多。提高档案管理效率，对事业单位以及经济发展具有重要意义。而此时，信息时代的发展为事业单位的档案管理工作带来了新的机会，使档案管理信息化建设成为可能。但是，在事业单位档案管理信息化建设的实施中存在着不足与漏洞，难以使档案管理的效率达到理想目标。通过对事业单位档案管理信息化建设现状的分析，找出该项信息化建设中存在的问题，并对此提出优化建设方案，促进档案管理信息化建设。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设

档案是指公司从事经营、管理工作中形成的对企业和社会有利用价值与保存价值的各种文字、图表以及声像等不同形式的历史记录载体；而档案管理的信息化建设是指对档案的原始内容不做任何更改，再次基础上通过网络信息技术对档案本身及其形式等相关信息进行有效转换，形成更符合现代化社会需求的电子档案。在档案管理由传统模式向信息化管理模式的过渡阶段，档案信息化建设是档案管理的必要前提和转折点。在档案信息化建设的基础上实现档案便捷、高效的管理模式，对我国事业单位及经济社会发展具有重要意义。

一、事业单位档案管理的现状

1.档案管理信息化建设的意识淡薄

档案管理信息化建设是一项需要投入人力、物力和财力的项目，需要事业单位领导的高度重视与支持。然而，大多数事业单位的领导并没有对档案管理信息化建设进行较为系统的认识，也没有意识到档案管理效率对单位和职工的利益关系。这样就导致档案管理工作因得不到足够的重视而缺乏可依据的相应规章制度。事业单位档案管理得不到最根本的信息化建设，不仅影响着事业单位档案管理的工作效率，也阻碍了我国社会经济的发展。

2.档案管理人员的职业素质有待提升

事业单位普遍存在大量吸引人才、培训人才的现象，但是他们却忽略了对档案管理人员专业素质的提升。尤其是在档案管理信息化建设方面，对档案管理人员的职业素质有更高的要求。但是目前，档案管理工作却显得不被重视，对工作人员的职业素质也没有严格要求。这就导致了档案管理人员的实际工作能力与时代要求之间的差距，再加上很多档案管理人员对工作不够重视而缺乏责任心，使得檔案管理工作漏洞百出却得不到有效改善。信息化建设人才短缺导致档案信息资源得不到合理开发、及时更新与有效维护，无法为档案管理信息化建设奠定良好的基础。

3.档案管理形式降低工作效率

虽然我国已经具备档案管理信息化建设的技术条件和硬件设施基础，但是事业单位档案管理工作依然止步不前。很多事业单位仍然采取纸质模式进行档案管理，这样不利于档案的备份，使受损或遗失的档案无法有效修复。同时，也不利于缩小档案存放的空间，当单位需要对某些档案查询使用时，还会增加档案查询工作量、降低工作效率。

2.档案管理信息化建设的优点

档案管理信息化建设是基于网络信息环境下，对传统纸质档案管理模式的升级，不仅可以使事业单位有效检索所需档案，还有利于保障档案的完整与安全。用户可以在信息化管理模式下登录资源库，并有效检索所有相关档案，不仅简化了检索档案的工作量，也提高了信息资源的利用率。同时，在档案的使用过程中不会打乱档案的排序，不会影响后者对档案的检索，同时也减少了档案管理人员整理档案的难度，只需通过网络对档案及时进行资源更新、数据检查与保存。

三、如何有效促进事业单位档案管理信息化建设

1.建立完善制度，加大建设投入

事业单位档案管理信息化建设的有效实施，需要强有力的制度指导。因此，各事业单位的管理人员要正确认识到档案信息化建设的重大意义。根据单位实际情况制定全面、完善的档案管理信息化建设制度，并在建设过程中加大实施力度与资金投入。在严格规范档案管理人员工作的同时，为信息化建设提供必要的硬件基础设施。使档案信息资源实现纸质档案到电子档案的转化与资源更新，以提高档案信息资源利用率，促进我国事业单位和经济社会的发展。

2.提高人员素质，促进软件开发

档案管理信息化的建设固然不可缺少技术人员支持，随着信息时代的发展，很多档案管理人员的素质已经无法满足社会的需求。因此，全面提高档案管理人员的素质是不可轻视的，这是软件开发的前提和信息安全的维护者。在为档案使用者提供便捷检索工具的同时，防止网络病毒、黑客等不良因素对资源的盗窃与破坏。

四、结束语

事业单位档案管理信息化建设是时代进步与科技发展的必然结果，各个事业单位在进行大难管理信息化建设的过程中，要根据单位发展的实际需求只等总体规划，并借助网络信息技术建立安全的网络平台，保障档案管理的安全性和机密性。事业单位的发展也影响着我国经济社会的发展，因此，事业单位要在社会发展过程中抓住机遇，在自我发展的同时为我国经济社会发展注入活力。

参考文献：

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[2]李继萍.事业单位档案管理信息化建设分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2014，（19）：163-164.