电子档案在高校档案管理中的应用分析

林国强

摘 要：随着我国经济的迅猛发展与科技的快速进步，信息化程度不断提高，电子档案在高校档案管理中的应用越来越广泛。本文通过对我国高校电子档案进行阐述，分析了其利弊，并探析了其在我国高校中的具体应用。

关键词：电子档案；优缺点；应用

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

一、电子档案的主要特点

（1）电子档案是数字化形式，信息与载体可以分离。电子文件信息以数字信号方式存在，而非之前的固定实体状态，可以在不同载体之间存在与转换。

（2）电子档案对计算机有依赖性。电子文件运用数字代码，需要通过计算机机读与识别，并依靠计算机保证电子文件的可读性与保管性。

（3）电子档案信息存储具有快捷、高密度与共享性。电子档案可以利用计算机实现快速、有效、多方位的组合，通过压缩技术增大信息存储容量，并可以根据不同需求进行分类。并且，一份电子档案可以同时被不同地方的不同人使用，增加了其使用价值。

（4）电子档案保管条件要求相对较低。电子档案信息的内容与形式相对独立，方便数据更新与修改，可操作性强，对环境的温度与湿度等要求比较低，但纸质转化为电子档案时容易失真。

二、高校电子档案管理的优劣势分析

1.电子档案的技术优勢

（1）可以大幅度提高档案管理工作效率。由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具，因此，档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的，这就改变了传统的人工作业管理方式。不仅提高了档案管理工作的工作效率，同时也减轻了档案管理工作强度，使档案管理质量得以提高。

（2）电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用。传统的纸质档案资料，无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新，都存在着程序繁琐与查找困难的问题，采用电子档案形式之后，应用档案管理办公软件，可以根据主题或者关键词等直接在线搜索下载所需要的信息资料。而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能，提高了电子档案资料的检索效率，对于电子档案的共享使用十分有利。

（3）电子档案资料写入、输出速度快。随着电子科技的不断发展，计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展，数据写入、读取速度非常快。因此，采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积，同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高。此外，采用电子档案的形式，由于可以采用同一文件多次备份的形式保存，因此能够保障一些重要资料文件的安全。

2.电子档案的技术劣势

（1）电子档案的安全隐患问题较为严重。在电子档案的整理存储过程中，很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响，造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用。而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹，因此容易出现档案资料被非法篡改问题。

（2）电子档案的技术升级频繁。电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的，由于电子产品的升级更新速度较快，当计算机或者是软件系统升级改造之后，为了确保数据格式与操作系统的相容性，需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理，这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读。

（3）电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高。电子档案的处理需要借助于计算机完成，而存储则主要是存储在数据盘等设备上，这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强。如果存储设备损坏或者是缺少备份，容易造成数据文件的丢失。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

1.加强电子档案存储及计算机的安全

首先应加强电子档案存储设备的安全，采用有密级要求的归档电子文件，注重对软件、硬件进行升级更新与维护，检查其存在状态是否良好，并注意对电子档案进行备份。平时工作过程注意防磁、防划伤等，保证电子信息的完整与安全。其次是加大电子档案防火墙的保护，利用身份验证、数字签名、病毒防护等保证电子档案的完整与安全，注重改进现代化存储手段，加强电子文档在存储、传输与保管等方面的保密与安全，努力提高安全水平。

2.强化规范操作流程，完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。

3.加强培训，提高档案管理人员综合素质

加强对档案管理人员的培训，提高其专业知识与业务水平，使其掌握计算机网络技术，转变传统管理观念。重视档案管理作用，努力提高管理人员的文化水平，规范工作标准，实行集中管理，提高管理人员的队伍素质，以利于实现电子档案管理的作用。

总之，高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

（作者单位：内蒙古通辽职业学院）