人事档案管理在人力资源管理中的重要性探究

顾丽丽

摘 要：在人力资源管理中，员工的各种信息都汇集成为人事档案，在整个人力资源管理中，人事档案管理占有重要地位。高效的人事档案管理能够使事业单位及时了解员工的情况，从而充分开发与利用好人力资源。随着人力资源管理理念的更新，如果事业单位不能够及时提高人事档案管理水平，那么势必会阻碍单位人力资源管理水平的提高。在本文中，笔者采用辩证的视角来对人事档案管理的重要性加以阐述，并提出优化人事档案管理的有关策略，对全面提高事业单位人力资源管理水平具有重要意义。

关键词：人事档案管理 人力资源管理 事业单位

针对当前事业单位的改革和发展来说，人力资源管理就是综合各方面物力来有效地运用人力，借助多种科学合理的手段来对人力资源进行培训、组织与配置，从而使得其能够实现效能最大化。在此过程中，事业单位需要从人性的角度来控制、协调与引导员工的行为，使得员工的主观能动性能够被充分调动起来。从本质上讲，事业单位的人力资源管理就是对“人”进行管理，其核心为“人”。人事档案管理是事业单位人力资源管理中的重要组成部分。其是企事业单位在进行人事活动的过程中而形成的，其为员工个人情况、工作情况等的记录材料，具有真实性、现实性、动态性、机密性。在人才选拔的过程中，人事档案是最为重要的参考资料，其能够反映出员工在相当长的一段时间内的各种情况。从某种程度来讲，人事档案管理从属于人力资源管理，人事档案管理是事业单位人力资源管理的重要方面，也是为了有效进行人力资源管理而采取的措施。因此，事业单位在优化人力资源配置的过程中，要想充分发挥人力资源的价值，必须要积极完善人事档案管理。事业单位应明确人事档案的重要性，从多方面提升人事档案管理的质量水平。

一、人事档案管理的重要价值

针对那些企业化的事业单位来说，随着市场竞争的白热化，其只有依赖人才能够得到生存与发展。很多事业单位已经意识到人才的重要性，纷纷提高其人力资源管理水平。在人力资源管理中，人才的选拔成为重要工作。而人事档案能够反映出员工的各项信息，对于事业单位选拔人才、运用人才具有重要意义。可以说，人力资源管理与人事档案管理之间存在着千丝万缕的关系，密不可分。

1.给事业单位的人力资源开发提供可靠的数据支持。对于事业单位的人力资源管理者来说，通过人事档案其能够快速而全面地了解员工的人生轨迹。针对人事档案内的各种信息，相关工作人员可以进行动态分析，了解员工的过去，从而针对员工设计出更为科学的培养机制。事业单位能够通过人事档案获得各种最有价值的信息，能够有针对性地挖掘人才，减少人才埋没或流失的情况出现，除此之外，事业单位借助人事档案，能够针对员工的优缺点合理安排工作，扬长避短，从而实现人力资源的效益最大化。

2.促使事业单位实现人力资源的合理配置。事业单位通过人事档案能够全面而深入的了解员工，从而更为科学地来管理员工。通过人事档案，有关部门能够实现人力资源信息的共享，事业单位在配置各项资源的过程中能够遵从人才的自身状况，充分利用人才优势。在此基础上，事业单位的培训工作更具有目的性，不仅快速提高员工的工作水平，还有效地节约了培训成本。除此之外，各项人员流动工作也更加合理，员工的积极性能够得到充分调动，有助于事业单位适应市场的变化和改革。

3.使得事业单位能够科学地预测人力资源需求。对于事业单位来说，其内部的组织状况是直接影响人力资源需求的因素，因此在预测人力资源需求的过程中，必须从事业单位组织的内部入手，只有这样才能保证预测结果的准确性。事业单位能够通过人事档案获得大量的统计数据，并在此基础上进行科学分析，从而及时了解事业单位的人才需求，从而制定出科学而合理的人力资源计划，为事业单位的发展提供人力资源保证。

二、人事档案管理不到位的危害

1.档案资料失真导致人力资源配置不科学。档案最基本的特点为真实。如果档案资料存在失真的问题，那么档案资料的价值就會丧失，无法被利用。在现实工作中，信息不对称的情况非常严重，从而致使档案失真的现象时有发生，比方说学历造假、工作年限虚假等。这些不真实的材料都会使得管理人员难以有效地评估人力资源状况，难以及时针对员工的变动作出相应的人力资源计划，如招聘、解聘等计划。事业单位无法科学的配置人力资源，人才难以被有效利用，最终会影响其长远发展。

2.档案信息过于分散或雷同，导致人力资源无法充分发挥作用。事业单位人事档案要想发挥作用，前提是其具有真实性，能够客观而全面地体现出员工的具体情况。然而，在实际工作中大多数的人事档案都非常单一，内容不够具体，过于抽象，难以反映出员工的个体特征。这种情况下，事业单位难以充分了解员工的情况，在选用人才的时候，人事档案无法发挥参考作用。最终，员工的晋升与选拔都缺乏科学性，事业单位不仅要蒙受经济损失，还会导致员工的积极性下降，甚至出现人才大规模流失的情况出现，危及事业单位的稳定性。

3.人事档案管理水平低下，制约了人力资源管理效率。对于事业单位员工来说，人事档案材料相对陈旧，其记录了其过往的方方面面。但是在现实中我们发现，很多事业单位并不过分关注员工的过往情况，很少会对员工材料展开二次审核，而员工最新的档案仅仅停留在程式层面，难以有效反映出员工最近的工作状况。在这种情况下，事业单位人力资源管理部门将难以从这些人事档案信息中获得有价值的内容，人事档案资料的价值丧失。随着事业单位员工流动性的增强，单位难以查阅员工的个人档案，人事档案缺乏时效性，不但浪费了单位的大量精力，还严重制约了事业单位人力资源管理水平的提高，影响了事业单位的稳定。

三、完善事业单位人事档案管理的有关策略

在当前社会中，越来越多的事业单位已经意识到人力资源管理的重要性，基于此，事业单位要想提高人力资源管理水平，必须重视人事档案管理，积极提高认识档案管理水平。

一是事业单位应不断优化人事档案管理，只有这样，人事档案才具有真实性，并且能够动态地反映出事业单位人力资源的具体状况。在管理人事档案时，事业单位应从自身发展的内外环境出发，积极改良各种规章制度，使得其人事管理机制始终符合自身发展的需要。事业单位应根据相关法律要求，积极完善相应的规章制度，使得人事档案管理实现规范化与法制化。在此过程中，事业单位应格外重视人事档案材料登记与传递机制的完善。人事档案中的有关内容应做到动静结合、横纵结合，从而使得人力资源管理部门能够迅速而准确的获得员工的各项情况，从而全面提高档案管理的效率。

二是全面提升认识档案管理工作者的业务水平与职业道德水平。要想做好认识档案管理工作，相关工作人员必须具备较高的工作组织。针对此，事业单位应针对现有的档案管理人员进行培训，提高其业务能力与道德水准。事业单位也可以采用外聘的方式，聘用专业的档案管理人员，使得各项工作更为规范。由于档案管理的特殊性，相关工作人员不仅需要具备工作技能，还需要具备良好的道德水准，能够做好保密工作。除此之外，档案管理人员自身也需要不断学习，从而适应人事档案管理的发展需要。

四、结语

人事档案是事业单位充分了解员工过往的重要路径，是开展人力资源管理的重要基础。人事档案管理水平直接关系到人力资源管理水平，对事业单位的人力资源开发工作具有重要意义。因此，事业单位必须重视人事档案管理工作，积极采取多种措施保障人事档案的真实性，使得人事档案能够为其人力资源管理服务。

参考文献：

[1] 田爽.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].科技传播，2016（03）.[2] 刘英.新形势下人事档案管理的几点思考[J].兰台世界，2016（S1）.