提高中学档案工作管理水平探析

黎文采

摘要：社会主义市场经济条件下，人们的教育理念、教学观点等都发生了翻天覆地的变化，这就要求学校在提升教育水平方面要能够落实到实处，实际工作中不仅仅要关注教学水平的提升，还要注重提高学校档案管理的水平，只有这样，才能真正意义上的提高学校的实力。就中学档案而言，更多的会采用图片、文字、录音以及录像等形式去记录学校的各种活动与信息。通过这些信息不仅可以分析学校的教育系统以及教学活动，还可以帮助学校管理者做出科学的决策，具有较高的利用价值。

关键词：中学 档案工作 管理水平 问题 措施

中图分类号：G637文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（a）-0000-00

众所周知，学校管理工作中，最为重要的就是档案管理工作，其在学校管理中占有举足轻重的地位，是提高学校工作效率、实现教学改革的前提与基础，也是衡量学校教育教学水平的重要标志。值得注意的是，受各种各样因素比如制度落实不到位、自动化程度较低等的影响，目前我国中学档案管理工作中还存在严重的滞后性，这些问题得不到解决，会严重阻碍学校的进步以及发展。本文笔者结合自身经验，就新形势下中学档案管理工作中暴露出来的诸多问题以及相应的解决措施进行了论述，旨在通过建立健全规章制度、广泛应用自动信息管理技术等手段，不断的提高中学档案管理水平。

1 中学档案管理工作的定义、内容以及作用

中学的档案管理，更多的是指通过图片、文字以及声像等形式记录学校的各项活动并加以保存的过程，是学校教育教学中的重要组成部分，也是学校信息资源以及原始记录的总称。其涉及的内容很多，具体包括学校教学活动、日常管理、档案收集以及信息保管利用等工作，做好这些工作，对学校来说有着至关重要的作用，譬如可以充分的整合并优化学校各方面的信息资源、更好更快的促进学校档案工作的顺利进行等。

2 新形势下中学档案管理工作中存在的问题

2.1学校领导缺乏相应的重视

作为学校管理工作的重要组成部分，档案管理工作理应被学校领导所重视。我国《档案法》以及《中小学校档案管理暂行办法》中明确规定了学校档案的定义，明确指出：中学档案是国家档案的重要组成部分，是学生档案的最初形式，必须高度重视其管理工作，任何单位以及个人不得私人占有，也不得拒绝归档。但当前我国存在的最为普遍的问题就是学校领导对档案管理不够重视，档案意识薄弱以及管理难度加大等问题的存在使得学校档案收集越来越难，加之档案室资金投入不足，档案室逐渐淡出人们的视线，成为被遗忘的冰山一角。领导也只有在上级部门进行检查的时候才会想起要抓紧这方面的工作，档案室工作人员也一直抱着坐、等、靠等心态，得过且过，不思进取，导致学生档案得不到充分的开发利用。

2.2档案管理工作缺乏健全的规章制度

就学校而言，应当根据已有的《档案法》制定相应的各项制度，让学校档案管理工作有章可循、有法可依。但实际工作中我们发现，我国中学的档案管理制度更多的是流于形式，管理分散、混乱，管理方式落后以及整理分类方法不科学等都成为限制学校发展的重要因素。可见，在我国中学档案管理还存在严重的重藏轻用现象，这是档案不能充分发挥教育功能以及服务功能的根本原因。其中，不健全的规章制度主要表现在一下几点：首先，不能按照已有的规章制度要求档案案卷形成的全过程，从档案材料的用纸、收集、整理以及编目的全过程都没有统一的标准，不能实现科学的分类，更不能保证编目的清晰；其次，管理更多的趋于混乱，各种档案不能做到分门别类，交接手续更是模糊不清；最后，检索工具、检索体系落后，不能实现有效的检索。

2.3重文字档案轻实物档案且档案编研工作滞后

很多时候，我们对档案的理解就只是简单的对一般文字资料的管理，实际生活中我们发现，对档案的管理确实大多是以文字资料为主，但这并不表示实物档案要被轻视，可见，我国的实物资料也需要科学的进行管理。很多学校在编写校史纪念册和建设校史陈列室时会发现自身面临的严重问题，即学校档案资料严重不足。其中各种纸质的文件资料确实能够满足学校的基本需求，但实物档案、历史照片等则严重匮乏，有的学校甚至会丢失重要的奖杯以及锦旗。从这些方面不难看出，我国中学档案中实物资料的缺失异常严重，且这些档案的丢失都是学校难以弥补的，因此，学校必须高度重视自身实物档案的收集工作。此外，我国中学档案的编研也比较滞后，存在着编研成果少、编研档次低等一系列问题，这些都给档案编研人员的工作带来了较大的困难。

3 改善当下中学档案管理工作的措施

3.1努力提升管理人员素质

当下，专业培训成为提升工作人员自身素质的重要途径，这也是最直接有效的方式。中学档案管理工作人员，无论是兼职还是全职的工作人员，都必须经过专业的培训，都必须到档案馆或者是其他学校进行研修，只有这样才能更好更快的适应中学的档案管理工作。中学的档案管理工作人员，不仅要能够自学相关的专业知识，还要勇敢的将学到的理论知识应用到实践中去。学校在招聘工作人员时要着重聘用那些专业的档案管理人才，这可以最大限度的避免人才资源的浪费。此外，针对在职的档案管理工作人员，也要进行专业的培训，不断的加强工作人员的计算机操作能力，通过现代化的管理手段不断提高工作人员的综合素质，最终实现档案管理与现代化的接轨。可见，中学档案管理工作人员必须具备良好的服务观念，具有较高的职业道德与责任感，在工作中更要保持认真负责的工作态度以及兢兢业业的素养。总之，中学档案管理水平的提高很大程度上取决于档案管理人员，这就要求工作人员要能够从自身出发，不断提高自身的管理水平，通过各种学习以及培训不断的提升自己的专业技能，继而实现档案管理的科学化以及规范化。

3.2提高领导重视度，树立正确的档案观

学校档案管理部门可以充分的利用学校的板报以及校园网，切实做好档案知识宣传工作，让人们可以明确档案管理的重要性，从而引起学生、教师乃至领导者对档案的重视程度。作为学校的领导者，要能够坚持以身作则，将档案管理工作纳入到教学管理工作以及学校责任考核体系中去，从而提高学校对档案工作管理的重视程度。又或者，档案室可以在校园内积极的宣传《国家档案法》的相关知识，让全校师生都可以认识到档案管理的重要性，自觉的投身到档案管理工作中去。就学校而言，还要根据自身档案管理工作中存在的问题，不断的完善自身的管理体制，通过完善规章制度中的分类、排列检阅以及检索等工作，确保档案管理工作的科学化。现实生活中我们会发现一系列重视文字资料轻视实物资料管理的现象，而这一现象存在的最重要原因便是人们缺乏正确、科学的档案观，这就要求学校要给与相关档案管理人员专业的培训，帮助其形成正确的档案观，同时，档案管理人员要能够从自身出发，树立正确的服务观，明确档案管理的本质。中学档案管理并不是为了管理而管理，相反的，它是学校全面发展的前提和基础，是新形势下学校谋求发展的根本途径。

3.3运用现代化的管理方式，不断开发档案的信息资源

中学档案之所以重要，是因为其能够为学校的管理活动、学校的发展以及学校的其他社会活动提供有用的信息支持，由此可见档案信息资源开发利用的重要性以及必要性。如今，各行各业面临的竞争日益加剧，这在一定程度上揭露了信息资源争夺的激烈程度，科学技术以及生产力高速发展的今天，信息已然成为经济建设中不可或缺的组成部分，档案管理工作人员要做的就是不断的适应信息化程度的加深，紧跟时代发展的步伐，积极革新传统的管理理念、方式方法以及管理机制，通过建立科学有效的沟通方式、传播新型管理方法等手段，不断的丰富档案管理工作的手段，让中学档案管理能够更好的满足时代发展的需求。档案信息资源的开发是新形势下人们最为重视的问题，由此可见提高档案信息资源量的重要性以及必要性。为此，档案工作人员必须充分的利用该类信息资源，通过各种各样的档案管理手段、档案管理方式方法，为档案信息资源的开发提供便利的条件。具体教学中，可以根据学校教学管理的实际需要，制作相应的档案信息资源，譬如《校园大事记》、《学校荣誉总编》以及《学校革新风雨》等，通过这些信息的展示，不断提升学校在公众面前的形象以及口碑，为学校的未来发展奠定坚实的基础。

3.4制定切实可行的档案管理制度，实现档案的信息化管理

当下，学校必须着手完善自身的档案管理体制，要能够从自身实际出发，建立健全学校档案的分类、检索以及配列，最终实现档案管理工作的科学化。同时，学校还要努力完善自身的档案资料收集工作，在做好纸质档案收集的同时，做好电子档案的收集工作，针对那些借阅了档案的，也要做好相应的登记与记录，根据实际的情况进行分析、收集与补充，最终保证档案的完整。针对更新的内容，要时时保持更新与补充，整理与归档要做到严谨、科学，确保档案阅览制度以及外借制度的规范化，只有这样，才能更好的将中学档案的服务功能发挥出来。档案的信息化管理，具体的是指学校在档案管理的过程中充分的应用先进的方式，不断的提高档案的管理效率以及实际操作水平，同时学校还要加大在档案管理方面的投入，建立起开放性较强的、能够为教学活动提供有效参考意见的档案管理体系，这不仅有利于学校各种资料以及数据的收集整理，也能够为中学档案管理工作提供依据。

4 结语

综上所述，中学档案管理工作是学校发展过程中必不可少的组成部分，但目前我国中学档案管理工作中还存在诸多问题。切实解决这些问题，更多的去钻研中学档案管理工作，是实现学校全面、健康发展的前提和基础，是衡量一个学校综合素质的重要标准。因此，我们必须在档案管理的过程中及时的发现问题并解决问题，最终建立起高效、务实的档案管理模式。

参考文献

[1]徐荣梅.论中学档案管理工作的现状及其对策[J].考试周刊，2014，06：4.

[2]李爱华.关于中学档案管理工作的再思考[J].课程教育研究，2013，09：2.

[3]何伟华.关于中学档案管理工作的相关思考[J].东方企业文化，2015，19：3.

[4]谢婷雨.新时期中学档案管理工作探析[J].佳木斯教育学院学报，2012，07：4.

[5]李小叶.对中学档案管理工作的思考[J].信息系统工程，2011，01：1-2.

[6]吴崇宁.分析新时期中学档案管理工作[J].科技风，2013，15：2.