企业档案综合管理分析

刘岩坚

摘 要：档案管理工作一直都有一个误区存在，人们认为档案管理工作的重要性不高，对其重要性了解不多，觉得是一项可有可无的工作。档案管理工作是我国企业制度完善和发展的重要基础。怎样提升档案管理工作质量，是档案工作者关注的焦点，需要通过吸收和借鉴经验以及研究成果，应对当前新形势的要求，指导档案管理工作顺利进行。档案工作者必须有责任感，肩负使命，富有激情和热情。

关键词：企业档案 管理 综合分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（c）-0079-02

现代办公使用自动化设备，社会对信息的需求也急剧增加，档案管理工作是企业生产和发展的基础，能够为其提供参考和信息，企业的改革和发展离不开档案资源的利用，让档案为企业的生产服务，解决企业运行过程中遇见的实质性问题，文章就笔者自身对企业档案管理的认识进行粗略浅谈。

1 企业档案存在的问题

1.1 企业档案工作长期性和连续性不足

领导对档案管理工作引起重视后，进行了相关工作的升级，可是在考核完成后，短期内加班加点的工作，获得了一定的呈现，符合标准要求就不会继续保持，长期性和连续性不足，一些档案综合管理参与程度较低，对档案的重要性认识不足，部分企业认为档案室是堆放废纸的仓库，档案工作没有有计划地开展，档案工作必须具备的长期性和连续性得不到保障，导致档案工作的发展缓慢。

1.2 档案工作缺乏制度化的管理程序

目前企业档案管理不规范的方面主要是：（1）档案收集不规范。在收集档案这个过程中，制度形同虚设，交与不交全凭感觉，档案收集考核不明确；（2）档案整理不规范。快速发展的企业，档案人员的不断增加，于是就产生了档案工作者的素质参差不齐的情况，立卷的时候没有根据圈内文件来排序，导致和实际的整理文件存在差异性，圈内资料丢失的情况较为严重。而且，立卷的时间往往是积累在一起的，一次性完成，这样和事毕立卷的宗旨要求相违背，对档案的利用产生了阻碍；（3）档案综合管理力度不够。因为综合档案管理室现在都是班组的形式组成，行政上不能够对各大部分管理，而且要汇报给主管领导。领导通常都不是专职的，自身的工作繁忙，时间有限，档案人员要和领导汇报工作中的问题和事项的难度还是较大的，所以管理工作的开展并不顺利，一些部门自己设立资料库也造成了档案综合管理的困难；（4）四是档案利用不规范。档案管理者对档案的借阅内外限制条件不一，档案不按时归还的情况较为严重。

1.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

现在档案管理是使用微机和软件来进行的，档案管理手段落后导致了信息的不对称，无法满足网络信息利用的需求，技术和当前主流趋势不符是最大的问题。导致档案技术落后的原因一个是领导对档案管理工作的不重视，投入的财力以及精力比较少；另一个则是单位在设备购入后没有对档案管理者进行培训，导致了管理者的熟练度不够，无法发挥出先进设备的作用；还有就是微机和网络使用后，没有进行电脑录入，使用手工录入的方式，效率低下。

2 档案工作问题解决方式

档案包含的信息量非常大，它是资源信息，零散地被存储在资料中，只有需要的时候，才会进行调用，将相关信息整理出来利用，经过加工后能够发挥出较大的信息利用价值。档案管理工作是为企业服务的，让企业中心工作能够更好地开展。

2.1 抓好组织建设，完善管理制度

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入厂长办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

2.2 制定计划和目标

档案工作是一项长期的工作，其发展要求档案工作具备主动性和前瞻性。因此，领导者需要对档案工作的重要性给予认识，将其作为日常工作内容开展，对档案的具体工作内容进行研究和了解，结合现代技术来制定档案工作计划，实现档案管理目标。

2.3 做好基础工作，及时完成上级部门的档案工作

档案管理工作是需要长期坚持的工作，从管理到制度再到执行都必须有科学、合理、完善的管理方式和计划，为管理工作的顺利进行提供保障。档案资源的价值在于利用，而管理是为利用提供前期条件，每年主管部门都应该对管理工作进行审核，督促按时完成目标。

2.4 提升档案管理者的素质，建立健全的制度

首先要让档案管理职责明确清晰，从各部门选取优秀的人才，档案的收集、整理和归档都要覆盖全企业。其次要建立健全档案管理制度，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。规章制度除了要制定，还需要落实和执行，确保档案安全性，让档案管理形成制度化、规范化的工作，按轨道前进。

档案管理者自身的素质以及工作水平对档案质量产生了直接影响，档案管理者的能力是档案管理工作的基础。为了能够让档案管理者的技术熟练，业务素质提升，需要对档案管理者进行培训，加强培训力度。首先，让档案管理者参与到地方以及上级单位所开展的培训班，档案管理新招收的工作者要进行上岗前的培训。其次，调派优秀的档案工作者去其他先进单位学习，学习规范化档案管理模式运作方式。特别是要提升电子档案管理培训相关水平，档案信息化是档案现代化道路的必然过程，为了能够让档案管理有较好的效果，需要档案管理者具备计算机知识，能够熟练操作。鼓励档案工作者自学。还要能够利用闲暇时间学习各种有关的刊物，鼓励档案人员提升自我。最后，对管理制度规范化调整，档案管理工作可以作为档案管理着工作绩效来进行审核，与档案工作者的福利和待遇相联系，这样可以督促他们去努力提升自己的工作能力。要将档案管理者的素质培养作为重点管理内容来进行，提升他们对档案工作的了解，让他们为档案工作的开展提供便利条件。

2.5 加强档案信息化建设，合理利用档案资源

使用现代科技来赋予档案管理工作创新和活力，满足档案信息化的要求，相应先导科学技术应用的主旋律，引入先进的管理技术和手段，对现有的技术进行改革和发展。

2.6 加强档案宣传，提升全员档案意识

参与当地档案部门的宣传活动，积极地推广和宣传档案知识；在单位各类总结会议上，对档案工作的问题进行总结，对档案要求向全员宣讲；创办宣传栏，对档案的作用以及重要性进行宣传。

企业档案工作是企业的发展基础，也是企业发展过程的重要历史凭证，它在企业的发展中占据着非常重要的地位，能够发挥出积极的推动作用，要对档案工作有足够多的了解和认识，对其引起重视，能够促进档案管理工作的顺利进行和发展，让企业的发展具有活力和生命力，让档案管理工作的质量获得提升。

参考文献

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