铁路物资招标采购质量控制管理体系分析

摘要：为了对铁路物资的采购管理进行规范，促进铁路方面的科学发展的要求，对铁路物资的采购进行全面的公开招标是很有必要的措施。全面公开招标相对地会增加一些管理上的问题。文章通过对铁路物资公开招标采购的意义进行分析，寻找物资采购公开招标中存在的问题，然后对问题和隐患进行分析。

关键词：铁路物资；物资采购；公开招标；质量控制管理体系；铁路建设 文献标识码：A

中图分类号：F530 文章编号：1009-2374（2016）21-0172-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.084

1 概述

随着社会经济的快速发展、人们生活水平的提高，我国对铁路建设的要求更加严格和苛刻，铁路建设的发展会加大对铁路运营的物资的需求量，特别是现在拥有新的技术和设备要求的高铁等铁路运输工具，这些都对铁路建设有着强大的支持意义。但铁路建设不仅需要依靠先进的技术和设备，铁路物资的运营也支持着铁路的建设。铁路物资的运营不仅促进了铁路方面的经济发展，也促进了铁路的建设，但需要物资运营就会需要物资采购。目前我国对铁路物资的采购采用公开招标的模式，公开招标铁路物资供应商一定程度上会让物资的采购成本更加高效化和多样化，但是对供应物资的质量不一定能够完全保证，因此我们对运营物资的采购提出了新的研究课题。而现在最为紧要的研究课题就是怎么样让铁道部对加强铁路物资的采购管理落实到新的要求和规范，让物资的采购发挥集中的优势，采购效率可以得到提高，在公开招标的状态下保证铁路物资的质量安全。公开招标可以满足铁路物资日益增长的需求量，可以对公开招标的质量控制造成了压力，对其进行控制管理，形成体系，已经是铁路建设中刻不容缓的

事情。

2 铁路物资采购实行公开招标的意义

铁路物资的采购采取公开招标的形式，最大程度上满足了铁路物资不断增长的需求量，同时也使得铁路运营物资多样化，促进了铁路的建设，公开招标进行铁路物资的采购都有哪些更好的意义呢？

第一，公开招标对铁路运营物资进行采购，采用公平、公正、公开的竞争模式，这样可以给多个地区多种性质的供货商提供一个公平竞争的平台，打破市场性质的一些束缚，更好地选择出有信誉、有实力、有保障的供货商，使铁路运营物资的采购效率得到了提高。

第二，对铁路物资实行公开招标的形式，可以将物资的采购进行市场化，每一个供应商为了在招标过程中明确表现自己的优势，都会对成本进行最大程度的压缩，想方设法地缩减利润，这样就会让铁路物资采购的成本大大降低，物资采购资金被更高效合理的利用。

第三，铁路物资的采购进行公开招标的形式，可以从根本上杜绝贪污腐败，做到真正的阳光采购。在物资招标开始之前，各种物资的采购渠道、供货商、价格等都会是比较敏感的问题，招标采取公平、公正、公开的形式，将物资采购的过程透明化，一定程度上也对物资采购人员的行为进行了强制和规范，将物资采购过程中可能会发生的贪腐行为从源头上进行了杜绝。

采购铁路物资公开招标，可以很大程度上对供货商的效率和质量进行保证。在招标过程中，招标合同中会对供货商的到货时间、物资质量、到货率等问题进行规定，不根据合同进行履行，将会有一定的惩罚和影响，从而保证了铁路物资供应的及时性、多样性和安全性。

3 物资招标采购中存在的问题

对铁路运营物资的采购采取公开招标的形式，虽然整个采购过程公开化、透明化，但依然还是会有一些问题存在于招标采购的过程中。

第一，铁路运营物资不同于商场超市的物资，商场或者超市对物资的需求有确定性和固定性，而铁路运营方面对物资的需求具有很大的不确定性，主要表现在三个方面：首先，铁路物资的采购品种比较多，在固定的采购成本中往往包含着很多种物资的采购成本，因此，每一次的铁路物资采购都具有不确定性；其次，表现在物资的需求时间上，很多物资的需求都是不确定的，有时候对物资的供货时间会要求很紧张，有时却又不是，因为铁路物资的运营就有很大的不确定性；最后，表现在铁路物资的多样化方面，铁路物资的采购通常会根据铁路建设的要求以及技术的改进等进行多样化的改变，更新换代比较快，因此在物资采购方面也会有很频繁的更新周期。

第二，公开招标常常会导致铁路物资供货商为了得标而降低成本，缩减利润，这样就会导致有的供货商在几乎没有盈利的情况下为铁路进行供货，长期下去会导致铁路物资在供应过程中的质量逐渐下降，满足不了物资的使用要求，不仅影响了铁路物资整体的质量，也对物资的采购成本造成了浪费，对以后铁路物资的运营造成了阻碍。

第三，有一些铁路物资的供货商为了在公开招标过程中能够得到物资供应权，对标书中提出的各项要求以及附加条件都给予承诺，包括各种优惠政策，最终中标得到了物资供应权。但是在实际供应物资的过程中，由于供货商自身条件的不允许或者达不到要求，对供应的物资的质量没有办法保证与招标合同上一致，没有办法遵守当时的承诺，导致铁路方面需要找寻新的供货商，不仅浪费了时间和精力，也对铁路物资的运营造成了影响，从而在一定程度上影响了铁路建设。

4 质量控制管理体系对物资招标采购存在的问题提出的策略

4.1 细化物资招标环节，强化对物资采购质量的过程控制

4.1.1 制定并参照明确的技术标准。影响物资采购质量的因素主要有产品技术性能、物资的质量标准以及供应商的售后服务三个方面，所以在正式进行铁路物资的招标采购之前要对招标采购计划进行严格审核，将公司相关的采购审批制度真正落实到位。同时招标采购管理部门要将不同站段提交的物资采购需求进行审查，根据物资的种类型号进行归类整理，依据物资的使用要求在招标计划中明确各类物资的技术标准、使用条件、质量要求以及供应中的相关服务要求，从而确保物资招标采购前能够清晰准确的制定采购计划，编写采购明细，同时要明确相关产品的技术标准，确保采购物资符合实际工作需要。最重要的是保证在对采购计划的审批能够严格规范快速进行。

4.1.2 科学制定招标文件。物资招标采购工作启动的第一步是制定相关的招标文件。招标文件也是对所需物资的整理以及确保后期供应物资准确无误的关键。因此在制定招标文件的时候要遵照准确、规范、科学的原则，清晰表达需要招标采购的物资及相关要求，让供应商能够根据招标文件制定相应的投标文件，避免造成误解。在制定招标书的时候要明确标注对投标人的资格要求以及投标内容的标准要求，确保没有文字歧义，避免引起误会；招标物资的评价标准会有许多不同的评价体系，为了避免因评定标准不同造成的误会，在招标书中对招标物资的技术质量要求以及评价参照标准要进行详细的标准和说明；招标书的其余相关文本内容要确保编制规范、文字清晰简洁，明确传递招标信息。最主要的是在符合相关法律规定的同时结合公司自身的规章制度和工作需要。

4.1.3 严格审查供应商的相关资质。随着市场经济的放开，市场上的产品认证大部分都由以前的行政许可认证转变为现在的市场认证管理。在进行铁路物资的招标采购的时候，招标采购部门要加强对供应商相关供应资质的审核。一方面要审核供应商资质，是否经过相关的行政许可，是否具备认证证书，是否具备相关产品的供应资质；另一方面也要对供应商供应的物资的相关厂家进行资质审查，确认厂家是否具备相关的生产资质，生产的产品是否有相关质量体系的认证，防止厂家或者供应商弄虚作假的行为，避免出现供应物资质量不合格的现象。

4.1.4 约定违约责任。当招标工作结束，确认了中标单位之后，要与中标供应商签订严格的供应合同。重点加强对供应商违约行为的约束，明确相关行为的认定，根据不同的违约行为制定相关的处罚规定。

要加强对物资质量的要求以及出现质量问题时具体的处理约定，供应商在合同中要承诺所供应物资的质量，招标采购单位要建立健全针对供应商的采购物资质量保证金制度和赔偿制度，确保在出现物资质量问题的时候能够有明确的处理方案，保障公司利益不受损害。对供应商的合作关系以及相关供应承诺、服务承诺做好登记，并与实际供应中的行为进行对比，对那些不讲诚信、不信守承诺、供应物资不及时，甚至故意拖延物资供应、供应劣质产品的供应商一定要追究其相关责任，在以后的物资招标采购时将此类供应商列入招标黑名单，拒绝参与竞标。

4.2 加强对供应商的动态管理，在采购源头控制物资质量

4.2.1 规范供应商的日常管理。采购部门平时做好与供应商之间的沟通交流。成立考察小组对供应商进行不定期考察，小组成员要包括采购业务部门、供应商管理部门和纪检委。平时加强对供应商的走访考察，考察内容要包括企业的经营状况、供应物资的质量以及相关服务水平，根据考察情况对供应商进行综合评价，并对考察评价结果进行实时公布，确保信息公开透明。根据铁路部门以及企业发展的具体情况及时对各供应商进行资质审查，在网站更新相关资质资料，同时根据审查结果调整相关供应商的数量和供应物资的范围，对不合格的供应商进行筛除，同时保持优秀供应单位的更新。

4.2.2 建立对供应商的考核评价体系。综合供应商所供应物资的质量价格、供应过程中的服务水平、技术服务中的相应速度和技术更新速度以及日常工作的配合情况来对供应商及供应物资进行综合性的考核评价，根据评价结果对供应商进行评级认定。与此同时完善物资管理部门内部的信息管理，从而对供应的物资以及供应商进行定量评价，为考核评级提供依据。同时制定针对评价结果的奖惩措施，采取优胜劣汰的原则保持物资供应系统的健康。

4.2.3 建立供应商档案。借助计算机技术、信息技术对供应商进行登记，建立完善的供应商信息数据库。平时做好数据库的管理更新，通过各种渠道获取更多的供应商信息，寻找更多更优质的供应单位。同时完善档案管理和利用，通过对各个供应商之间的对比和各种供应物资的对比来发现供应过程存在的问题，更好地选择供应单位。通过管理软件的更新提高工作效率，挖掘供应商档案的利用价值。

4.3 利用信息技术，强化对采购物资质量风险的控制

将物资质量管理思想融入整个招标采购过程，利用计算机技术实现对风险的实时监测以及过程控制。

4.3.1 风险提示。根据实际采购的需要设置所需物资的价格限制、采购数量限制以及采购方式限制。当采购过程出现超过限制的情况时，系统会自动提示采购人员以及审批人员，在进行审批的时候可以作为重点进行审查。如果审查不通过将自动中断采购流程，避免造成实质性的违规操作，降低采购的风险。

4.3.2 风险研判。当风险提示出现的时候，采购人员要根据实际采购情况对出现风险提示的原因进行说明，并做出相关的责任声明。审批人员根据具体情况对采购人员的说明进行辨别分析，然后决定是否予以审批。如果没有相关说明或者审批未通过，流程将在这一步中断停止。

4.4 强化采购质量的闭环控制

4.4.1 入库验收。供应商对招标物资进行供应的时候，物资管理人员要做好相关的检查验收工作。一方面要核对供应物资是否与合同中的物资匹配，包括型号、厂家、数量以及供应价格等各方面，做到物资、单据与合同三者完全一致；另一方面要对供应物资的质量进行严格检查，对重要物资要采取抽样检查，样品测试的方法确认质量。

4.4.2 质量跟踪与责任追究。物资入库之后要对物资的使用情况进行质量跟踪，跟踪记录物资的使用寿命和产品性能，对比其产品说明，确认供应物资使用质量是否合格。对使用质量不合格的产品要进行登记。在供应过程中如果出现供应质量不合格、供应服务不到位等情况要追究相关供应单位的责任，切实保护自身

利益。

5 结语

铁路物资的采购和运营在一定程度上支持着铁路的建设，为了满足铁路方面不断增长的物资需求量，公开招标物资供货商的决策是正确的。对铁路物资的采购进行公开招标，方便对供货商进行选择，可以选择到有实力和信誉的供货商，一定程度上保证了供应物资的质量，也能在一定程度上节约了物资采购成本，公开招标采用全透明模式也能从根本上杜绝贪腐的现象，在招标合同中也能对供货商的质量进行规范。但是公开招标导致一部分的供应商为了得到供货权，缩减成本和利润，盲目地承诺合同中关于质量和优惠政策的条款，导致后期经济能力不足，达不到合同中要求的物资质量，造成合同无效或者物资质量的不合格。为了解决这些问题，对铁路物资采购公开招标的质量进行系统的控制，需要对供应商的技术水平进行检测和考验，制定详细科学的招标文件，对供应商的资质进行严格审核，在合同中制定违约方应该承担的责任，对供应商的行为进行监督管理，保证供应商供应物资的质量，对供应商的信息进行档案建立，在招标合同履行之前进行风险评估和预算，合同进行时要进行风险的监督和评测，及时地解决风险问题，这样才能对铁路物资公开招标采购的质量进行科学合理的控制，保证铁路物资的供应质量，从而促进铁路的建设。

参考文献

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[4] 王娟.规范铁路招标平台提高招标质量效益[J].铁路采购与物流，2012，（4）.

作者简介：刘欢（1970-），男，内蒙古鄂尔多斯人，中国神华轨道机械化维护分公司经济师，研究方向：物资管理。

（责任编辑：周 琼）