机构电子文件管理能力体系的构建

薛四新 徐华 杨艳 王改娇 籍淑丽 张晓

摘要：本文在分析电子文件管理工作的主要职能和关键活动的基础上，提出基于职能域的组织管理电子文件的能力体系结构，并重点从组织运作、文件管控、技术实现和信息服务四个维度阐述电子文件管理能力的通用要求，为机构培育和提升电子文件管理的能力提供思路。

关键词：电子文件职能域组织运作文件管控技术实现信息服务

Abstract：On the basis of major functions and critical analysis of electronic records management activities， this paper proposed the capacitys sys？ tem architecture of electronic records management based on the functional domain and described the general requirements from four dimensions such as capacity of organizations operation， capacity of re？ cordskeeping， capacity of ITS realization and capac？ ity of Information services.The purpose is to provide ideas and methods for the organization while im？ provingits ability of electronic records management.

Keywords： Electronic records；Functional do？ main；Organization operation；Recordskeeping；Technology realization；Information service

社会信息化的普及形成了大量的数字资源，其中最具业务证据属性和文化传承价值的电子文件受到国家和社会各界的高度重视。目前，美国、英国、加拿大、澳大利亚和中国等国家已经将电子文件管理上升到国家战略高度进行部署、实施和治理。[1]美国国家档案局与文件署（NARA）建立了百人以上的、专门开展电子文件管理工作的部门，[2]任命电子文件首席执行官并由其统一指挥，负责制定联邦政府电子文件管理政策与制度，引导和推动联邦政府电子政务活动中形成的电子文件的系统化管理工作。中国于2011年，建立了跨十个部委的电子文件管理部际联席会议制度，设立了电子文件管理工作协调办公室，并先后组织、制定和发布了《电子文件管理暂行办法》《电子文件管理标准体系框架》《电子文件管理系统的通用功能要求》《电子文件系统测试规范》等国家层面的规章制度和标准规范，在中央部委、中央企业和省市级地方档案局等多个单位开展电子文件管理（简称ERM）的试点工程，推动电子文件管理国家战略的实施。国家层面的政策、制度与标准的制定推动了电子文件管理工作的有序开展。然而，由于组织管理电子文件不仅需要克服技术上的障碍，而且需要培育管理人员的IT素养和专业技能，甚至需要跨越现有社会分工在体制机制上的组织边界和职能约束，来解决跨职能部门间甚至是跨机构间的资源整合和沟通协作的问题，这就要求机构内部具有跨部门的组织（简称ER？ MO）拥有管理电子文件的能力，负责开展电子文件管理工作。本文正是即基于这样的认识展开研究，即基于电子文件管理的职能域，提出四个维度的能力体系构建设想。

一、电子文件管理的职能域分析

ERMO的主体业务是围绕其管理对象即电子文件而展开的各项活动，需要借助网络技术环境中的管理信息系统来开展。首先，核心业务内容应始于电子文件的创建甚至是文件模板的设计阶段，贯穿于电子文件生命周期各个关键节点，如电子文件的审核、签发、流转、发布、归档、鉴定、使用、审计、保护和长期保存等，止于电子文件的销毁处置。[3]其次，电子文件产生于信息技术环境，管理人员对其实施科学管理无法离开网络技术环境。再次，需要跨越以往的部门甚至机构的边界进行资源的调度与配置、管理的沟通与协调，制度的制定与实施，政策的推进与落实，ERM文化氛围的建设与宣贯，以及电子文件管理质量的督察与审计等工作。最后，电子文件的数字形态及其IT环境依赖性等特征，使得档案的检索利用、编纂编研等业务工作发生变革，搜索引擎和数据挖掘将广为使用。由此，ERMO的工作可划分为管理运作、文件控制、技术实现和信息服务四大职能域，如图1所示。

这四大职能域因工作重心不同而相对独立，因业务协同而相互支撑。其中，管理运作职能域的工作重点是组织全局的运行控制，解决体制、机制、资金、设施、人员等问题；文件控制职能域则是围绕电子文件管理的业务活动而开展工作，解决电子文件生命周期全过程的凭证留存和归类处理等问题；信息服务职能域是围绕用户对文件使用的需求而开展的文件公开、查阅检索和基于文件背景和内容提供更细的内容服务等工作，解决基于文件的信息消费需求问题；技术实现职能域则是通过使用各种信息技术手段和工具，建立信息化工作平台，将管理运作、文件控制和信息服务的职能尽可能地通过信息系统的方式将其进行关联。

二、电子文件管理的环境要素分析

电子文件管理的需求源于社会、国家和机构内信息化环境的渐进式形成、应用系统的滚动式建设、电子文件数量的规模化增长和机构战略目标实现的知识化支撑。任何机构和组织开展ERM工作需要在国家ERM战略规划和法规政策的引导下，针对机构的信息化水平和运营目标，明确电子文件管理工作的战略定位，成立跨部门的电子文件管理工作组织（如ERMO）。通过宣传和渗透ERM的理论、思想和方法，在机构内部营造ERM文化氛围，逐步建立、健全和完善ERM的领导体制、组织架构、管理模式和运行机制，制定机构层面的ERM战略目标和工作规划，明确电子文件的价值定位和ERM工作的环境与条件，如图2中圆形虚线框定的区域。主要包括机构层面信息化环境、机构对ERM的战略定位、机构ERM领导体制和机构ERM文化的形成等。可以说，机构的信息生态环境为ERMO架构其核心能力与履行其职能提供了设施环境、资源对象、文化氛围和战略指导。

（一）机构信息化环境

机构信息化环境是指机构在信息技术基础设施建设情况、应用系统实施与使用范围、电子文件信息资源形成与留存等方面的基础软硬件和电子文件资源的状况，它是开展ERM的基础支撑条件和制约条件，机构的ERM战略规划、行动部署等都要以机构信息化环境和水平为基准。因此ERMO开展ERM工作应针对机构的信息化发展战略和应用现状制定切合实际的ERM模式和应用系统。

（二）机构ERM定位

机构ERM定位是ERM在机构全局业务中的战略地位，是反映机构对ERM工作的重视程度，是决定机构ERM业务开展和持续发展的重要前提和关键因素，它决定机构ERM文化建设、机构ERM领导体制形成和ERM专业业务能力体系的构建。ERM定位应明确电子文件在机构信息资源中的价值和特性，ERM工作的作用和意义，以及ERM组织与机构其他业务部门之间的协作关系。通常可以从电子文件资源定位、ERM工作定位、ERM主管领导重视程度等方面来反映机构ERM工作在机构层面的战略定位。

（三）机构ERM文化

机构ERM文化是机构及其人员在国家、行业ERM战略的指导下，依据机构内部信息化发展水平和信息资源管理战略，逐步形成对电子文件价值的判断和认识，以及开展ERM的思想、理念、行为和习惯，它体现了机构及其人员对电子文件价值的判断和认识，及其了解、支持或开展ERM工作的态度、行为和习惯。机构ERM文化与机构整体文化制度建设密切相关，应与相关的国家基本制度相吻合，反映机构及其人员的意识形态。ERM文化氛围的形成一方面取决于机构自上而下确立的ERM战略目标、工作规划、理念宣传和行动引导；另一方面取决于机构ERMO自下而上开展的ERM专业活动的业务能力、技术能力和信息服务能力。

（四）ERM领导体制

ERM领导体制是指机构在组织机构设置、领导隶属关系及其管理的责权划分等方面的体系、制度、方法、形式等总称，是机构建立在ERM的战略目标、指导思想、基本理念与管理规范等规定性之上的领导责任和权力结构，是机构内部其他相关部门与ERM部门、ERM领导者与被领导者之间发生作用的桥梁，对于机构ERM文化的形成和管理业务的开展具有重要促进作用。ERM领导体制在机构内部应形成相对独立的组织系统，负责ERM工作与其他相关工作的协同，并具有严格的制度规范以保证ERM领导活动的完整性、一致性、稳定性和连贯性。该组织系统应能够根据国家和行业ERM的战略思想与整体要求，引导和促进机构ERM文化的形成，明确电子文件资源的价值及其管理意义，开展决策指挥、资源部署、人员调度和监督检查等管理活动。

三、电子文件管理的能力体系结构

（一）组织运作能力

组织运作能力是指ERMO围绕ERM工作在宏观和中观层面所应具备的管理体系建设、制度规范落实和组织运行管理与控制的能力。它包括领导体制的形成、组织结构的架构、岗位职能的设置以及开展ERM工作所具备的公共资源的调度配置的能力；制度规范落实能力包括对国家、行业相关法规政策、标准规范的学习和理解能力，制定切合本单位开展ERM工作的管理制度、业务规范、工作程序和实施标准的能力，以及对制度规范的宣贯、执行和维护能力等；组织运行管理与控制能力包括组织运作机制的健全与完善能力，人员配置与管理能力，业务过程监管、控制、评估与改进能力等。具体可从组织部署、战略规划、战术安排、制度实现、人员配置、沟通协作、调度监管等方面进行能力体系的构建和培育。

（二）技术实现能力

技术实现能力是指ERMO借助技术手段为ERM工作的开展提供的IT系统实现能力和支撑组织基于网络计算机系统开展各项文件管理工作的专业技术能力，主要包括IT系统架构（方案设计、IT环境整合/变迁、风险控制、安全）、系统实现、数字仓储管理、运行维护、IT服务管理等方面的能力，是从电子文件赖以生存的信息化技术环境及其不断发展等角度为ERM工作的开展提供技术服务和质量保障。[4]具体可从信息化工具的提供、信息系统的实现、业务数据存储、系统运行维护、运行环境迁移、安全风险控制和IT服务管理等方面进行能力体系的构建和培育。

（三）文件控制能力

它是指机构及其人员围绕电子文件生命周期全过程开展ERM所应具备的专业业务能力，主要包括ERM框架设计、ERM业务开展，即围绕文件对象所开展的各项工作，例如文件销毁、文件统计、ERM业务治理改进等方面的能力。其中，文件管理业务工作的开展基于系统而开展，其覆盖系统中电子文件模型的构建、文件分类、文件鉴定、证据留存（整理）、文件处置、文件保存（迁移转换格式）、文件销毁、文件统计和文件管理监控与治理等方面的综合能力。具体可从文件鉴定、证据留存、文件分类、文件处置、文件保护、文件销毁、文件统计等多个方面进行能力体系的构建和培育。[5]

（四）信息服务能力

信息服务能力是指机构面向ERMO之外的人员（如机构内个人/部门、社会团体、社会公众），基于电子文件及其系统环境所提供的信息服务能力，主要包括电子文件的公开公布、检索利用、编纂编研、内容开发、知识服务等方面的能力，是从电子文件传播、使用和传承的需求角度保障ERM终极目标的实现。ERM信息服务能力是ERM核心能力的重要组成部分，反映了ERM水平和发展潜力，体现了ERMO所能提供的专业服务能力。具体可从电子文件信息的安全保密、公开公布、检索使用、交换共享、编纂编研、信息开发和知识展现等多个方面进行能力体系的构建和培育。

*本文为国家社会科学基金资助项目“云计算环境下电子文件的凭证性保障的原理与方法研究”（项目编号：15BTQ079）和“云数字档案馆风险评估指标体系研究”（项目编号：14BTQ062）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

[1][3]冯惠玲等.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社.2011.21-22.

[2]Paul M. Wester，中国人民大学第二届电子文件管理论坛发言.2011. 3.

[4]薛四新.云计算环境下电子文件管理的实现机理研究[M].上海：世界图书出版社.2012. 45-49.

[5]钱毅等. GB/T29194电子文件管理系统的通用功能要求[M].北京中国标准出版社.2012.16-19.