关于纸质计量检测原始记录电子化实现方案

李亚华

摘 要：纸质原始记录电子化是提高计量检测效率、改善工作质量的必然趋势，本文介绍了目前纸质原始记录电子化的主要途径及優缺点，并就两种实现方案进行了分析。

关键词：计量检测；纸质记录；电子化

在计量检测工作中，原始记录是未经整理的第一手材料，是客观反映检测过程和结果信息的最直接的记载，也是编制证书和报告的基础，所以计量检测机构都比较重视原始记录的整理、归档和保管。传统的原始记录一般采用手工书写，证书报告也通过手工输入生成。由于日常检测工作十分繁忙，原始记录的数量也相对庞大，大量时间消耗到原始记录的书写、校核、整理工作上，而且手工书写、计算，产生差错的可能性较大。在信息网络技术高速发展的今天，原始记录电子化已成为必然趋势，因此本文对纸质计量检测原始记录电子化实现方案进行了分析。

一、纸质计量检测原始记录电子化的实现途径与优缺点

1.原始记录全电子化

电子化原始记录是不需要经过纸质媒介，直接将原始记录输入到计算机、PDA等设备上，而一些自动检测设备可以自动采集数据、处理结果、生成证书报告并传输到计算机上，在计算机上再完成存储数据、查询检索、统计分析等工作。这种方式较为理想，也是电子记录全面取代纸质记录的必然结果，能避免手工二次输入计算机产生的差错，计算机自动生成证书报告也能消除手工计算造成的错误，并且能节省大量时间，提高检测工作效率[1]。但并非所有场合都能很方便地实现原始记录电子化，某些检测设备生成的原始记录存在接口兼容性问题。例如一些实验场合对电磁干扰很敏感，不适合操作计算机、PDA等电子设备，有些大型仪器生成的原始记录不易实现与电子化原始记录系统自动对接[2]。

2.保留纸质原始记录的电子化

这种做法是保留纸质原始记录，通过扫描和文字识别（OCR），将纸质原始记录中的关键数据电子化，然后系统自动完成数据计算、生成证书报告、存储数据、查询检索等工作。显然，与前面的方法比较，该方法是不完全的电子化，减轻了人工计算证书报告的工作量，也减少了这方面的差错，提高了证书报告的质量，同时也便于查询检索，但并不能大量减少原始记录纸张的消耗量，只是将人工输入计算机改为扫描输入。

二、纸质计量检测原始记录电子化的实现方案

1.原始记录全电子化的实现方案

（1）原始记录模板的制作、审核与备案。原始记录模板可按照国家计量检定规程、校准规范等文件要求的格式制作。為了简化模板制作流程，可事先提取所有原始记录的公共信息，例如委托单位、记录编号、样品信息、检测依据、环境条件、检测地点等，再按模板制作需要分别处理。制作各类别原始记录模板时，可在公共信息模板基础上进行完善。通常可采用Excel软件制作原始记录模板，Excel具有自动校验、保留修改痕迹、自动计算等功能，但Excel模板防止非法修改的功能较弱，必须通过编写另外的程序来实现。一般可通过建立动态链接库，将模板需要修改的操作项交由专门编写的程序来完成，这样使用人员将无法直接在Excel表格中修改。所有原始记录模板制作完成后必须提交给实验室技术负责人进行审核，通过审核后再交给技术管理部门备案。模板备案后系统自动赋予其唯一的备案号，只有经过备案的模板才能使用。检验人员使用模板时，调出对应项目的模板，输入原始数据后，Excel会按预设公式自动计算，全部信息数据输入完毕，校核无误后加盖电子印章，系统自动加密和打包，所有修改均保留痕迹。现场检测的原始记录会上传到服务器，专人校核后存档备查。

（2）证书报告模板的制作与证书报告的生成。证书报告模板是根据已备案的原始记录制作而成，两者之间存在关联关系。当检测人员调出原始记录模板，赋值后原始记录模板中的数据会自动导入到证书中，检验与校核人员核对基本信息和数据无误后，打开证书报告预览页，可浏览证书报告的效果。客户对证书报告有特殊要求时，可调用专门的证书报告模板。

（3）原始记录、证书报告模板的管理。有权限的人员可对原始记录、证书报告模板进行管理，例如编辑和修改模板样式、增删模板以及导出模板数据等。

（4）原始记录数据的统计与分析。检测、校核人员在完成检测后，可随时查询自己负责这块的历史数据，并进行统计分析。相关领导及其他有权限的人员可登录查询各个检测室的工作记录，亦可统计分析数据，为仪器设备配置优化与人力资源调配提供依据。

2.保留纸质原始记录的电子化实现方案

（1）关键环节。这种模式的关键环节有两个：一是为了保证纸质原始记录电子化扫描和文字识别的准确性，纸质原始记录格式必须便于二维坐标定位，并赋予与记录格式相关的编号及被检计量器具唯一的编号；二是电子化扫描要在纸质原始记录固定位置识别出被检计量器具唯一编号，经过处理之后再在纸质原始记录相应空白格内打印出计算结果等数据。至于证书报告的生成、相关记录的查询与原始记录全电子化的做法类似，不再赘述。下面仅就上述两个关键环节进行说明。

（2）原始记录格式。为了便于设备扫描和识别特定信息，原始记录格式尽量统一，还有就是对原始记录进行分区，各区域位置尽量固定。这些区域包括收发输入信息区域、扫描识别区域、收发输入扫描信息、数据打印区域。这些区域要进行二维坐标定位和套打印的设计。

（3）电子扫描与文字识别。电子扫描与文字识别（OCR）已相对成熟，目前文字识别软件有ABBYYFineReader、云脉ScandCard、汉王OCR、清华紫光OCR等。为避免识别表格的局限，可裁剪单元格进行识别。

三、结语

从计算机技术、信息网络技术发展水平上来看，纸质原始记录电子化并不存在很大的技术障碍，关键是要转变思想观念，从提高计量检测效率和工作质量的立场出发，结合各单位现有的技术条件入手，落实纸质原始记录电子化实现方案，以充分发挥信息技术的优势，为社会经济发展提供更优质的服务。

参考文献：

[1]张俊峰，宫宁生.计量检测原始记录电子化系统设计与实现[J].中国计量，2013（3）：101-103.

[2]钱志森，张丽贞，池辉，等.“无纸化”计量检测系统的研究与实现[J].质量技术监督研究，2016（2）：12-14，17.

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（作者单位：广东省云浮市质量计量监督检测所）