公文管理系统优化模型的应用

沈真

【摘要】对于公文管理系统来说，采用工作流建模方法是优化系统的重要课题。在工作流中，时间因素是其中的重要内容，但以往的研究中，很少考虑到时间因素对于工作流模型中的作用和影响。所以本文结合公文管理工作的实际经验，提出基于时间Petri网的公文管理系统的优化模型，利用工作流的推理规则，对模型进行时序分析，从而降低了该模型的时间复杂度，并用具体数据验证了该优化模型的性能。

【关键词】企业公文管理系统；时间Petri网；工作流模型

引言

近年来，随着Web信息技术的逐步成熟和深入，企业公文管理系统也越来越多的采用这一技术，并呈现电子化、信息化和高效率的局面。结合Web信息技术的应用可以很好的协同多个工作流工作，这已广泛应用于电子邮件、办公自动化、群体应用等领域。工作流是近年来提出的一种全程或部分能够按照设定自动执行的流程，不同于普通流程，工作流能够对其中包含的文档、信息和任务能够有选择的在不同的人员之间进行流转[1]。基于Web技术的公文管理工作流系统，可以改变一往枯燥乏味和繁杂的工作环境，不仅可以改善人员的工作强度，也可以一定程序上提高公文流转的效率。

但是，目前多数文献都是采用过程管理的工作流，很少考虑到时间因素对工作流产生的作用和影响，所以用时间Petri网作为公文管理系统建模的应用就比较少。

为此，本文以企业公文管理系统为参考实例，对基于Web技术的公文管理系统的工作流进行分析，结合时间Petri网，对工作流进行建模。

1.时间Petri网

在一个含有时间因素的Petri网模型中，使用工作流循环、等待，已成为提高工作效率的有效途径之一，而时间发生规则和时间限制对不同的工作流所使用的工作环境也有所不同[2]。因此，在公文管理系统中，不同工作流的过程时间都是不同的，而结合时间Petri网就可以使多个工作流协同工作，从而提高系统的流程运行效率。

时间Petri网的定义为：时间Petri网是一个包含五个集合的众集合，即，其中是先决条件集合，集合S、T和F满足下列规则：

上式中，S和T作为两个不相交的集合，它们是先决条件集合。在S集合里的元素称为位置，在T集合里的元素称为变迁，F是网N的流关系。当用Petri网来表示一个工作流时，把位置画成一个小圆圈，变迁画成一个小矩形。由，若，则从x到y画一条有向边。

2.结构构成

在基于Web技术的公文管理系统中，可以采用时间Petri网来表示不同时间约束的多个工作流，从而使复杂的工作流过程简化成用一些基本的结构来表示。这些基本结构为合、并、非、异或、同或等。要完成对Petri网各个时序序列的计算，首先要对这些基本结构进行简化计算，再逐步进行另外的复杂演算。为使表达方便，采用了几个符号来表示这些基本结构，即对应的and、or、not、nor和xor。

3.过程模型

基于Web技术的公文管理系统就是利用信息网络技术，实现从公文的起草、审核、批示、分发以及来文登记、拟办、归档、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理[3]。但是，公文的流转过程如果没有引入工作流，就会变得相当复杂，其主要体现在两个方面：一是公文管理作为一个整体运作的系统，其本身是一个有纵向和横向内容相互交错的综合系统，例如纵向可以是多个平级的部门或人员，横向可以是多个职能部门或人员，所以公文流转就需要考虑这些层次。二是对于公文处理具有多样化特性，例如不同部门或不同级别权限的人员，当处理公文时，其流程也不同，为此公文处理就会变得复杂多样。但如果使用工作流技术，可减少公文处理过程中的复杂度和难度，减小多样化，增强公文处理的过程控制。

在企业内，相关人员通过基于Web技术的公文管理系统进行公文的阅读、修改和管理等工作，相关部门负责人通过此系统进行审阅和批复，如图1所示。在图中，首先用时间Petri网模型表示企业公文管理系统的工作流模型，然后由前文给出的规则条件，化简时间Petri网，并进行分析计算。

例如P1是起始点，P11是结束点。P2到P10有顺序关系，也有循环关系，根据上述规则得到，其中T1′是循环模型，再有，从图中可以看出，P2、P3、P5、P6、P7、P8和P11是顺序关系，而P2到P4、P5至P9则构成了循环关系。

4.结束语

本文对基于Web技术的公文流转管理进行优化建模，并结合时间Petri网进行流转过程简化，从而明显减少了公文处理过程中的复杂度和难度，最后用实例证明了在线性时间复杂度内的时间推理问题。

图1 时间Petri网公文流转工作流模型

参考文献

[1]张晨光，李西宁，张景.基于Petri网的公文管理工作流模型[J].计算机工程与应用，2004，25.

[2]陆建.基于Web的公文工作流管理系统[J].计算机应用，1999，19（11）.

[3]吴哲辉.Petri网导论[M].北京：机械工业出版社，2006.