数字信息化时代下高校档案收集工作困境及策略的思考

摘 要：在数字信息化技术飞速发展的今天，高校档案收集工作在适应高校发展和时代需求方面陷入了困境。文章阐述了高校档案收集工作的重要性，分析了高校档案收集工作中面临的困难，包括收集效率低、收集手段单一和工作人员专业能力不强等。针对上述问题，提出了一些克服困难的对策。希望对高校档案收集工作的开展起到一定的参考作用。

关键词：数字信息化；高校档案收集；困境；策略

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它承载和见证着高校发展历史，是一种不可再造的珍贵文化资源，对学校党政管理、教学研究、人员变动、编纂史志等起着重要的凭证作用，而当学校开展大型的活动时，更是提供依据和基础的保证。

档案收集则是档案工作的初始，是基础业务的重中之重。如果档案的收集工作做不好，那么档案的整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用等后续工作就如空中楼阁，没有根基。

因此，努力做好档案的收集工作，通过各种手段和方式，将档案对象收集集中到档案馆（室），并按照档案管理的规则实行统一的科学管理。

一、当前高校档案收集工作的困境分析

（一）收集效率低，归档材料不规范

在高校档案收集工作中，档案收集的范围是极为宽泛的，包括党群、行政、學生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十一类，可以说所有关于高校的活动以及活动形式都是高校内部档案收集的范畴。再加上高校中的一些部门认为档案管理部门是一个以服务性为主的部门，所以高校档案管理部门主导的档案管理工作得不到高校某些部门的积极配合。

在高校的这些职能部门工作中没有意识到档案收集工作的重要性，对一些无文号非文件性质的材料形成和积累不够重视，等到要利用这些材料时，发现当时没有归档，从而使高校的档案管理缺乏有效的内容支撑，档案的收集效率低。[ 1 ]

与此同时，材料收集过程中还存在一些纰漏和瑕疵。主要表现为：

1）收集来的材料不完备。比如，请示没有批复或批示没有结果；归档的文件材料缺页少附件。

2）业务部门没有符合档案保管规定的设备和库房，本应该数字化保存的没有妥善处理，再加上一些高校没有专职人员来从事档案材料保管工作，基于种种情况，文件材料得不到科学管理和特殊保护，导致档案文件纸张泛黄、发霉、发潮，易破损，不利于档案的长期永久保存。

3）用来存档的文件不符合要求，归档的档案材料乱涂乱画，应该以原件保存的，却只有复印件，其凭证作用无法较好发挥。

4）是一些个人和部门以各种原因拖延移交日期，严重影响了档案后续的整理及管理工作进度。

以上这几种形式，都严重影响了档案的质量，同时也令参考价值打了折扣。

（二）档案收集的对象片面，信息共享机制界定不严格。

目前高校收集材料主要依据国家相关法律法规及制度并结合高校自身特点所制定的档案管理办法来完成。在这样的情况下，高校收集的材料内容就局限在了条条框框之内，也就是只收集眼前看得到的、摸得着的，而那些需要走出去，面向更多的人收集的材料就被屏蔽了。这样收集起来的材料没有普遍性，或者说不能代表全国的高校模式。在平时工作中，档案收集人员还可以完成更广泛的工作。比如有的人员局限于通过笔记录下某次会议的大概内容，如果在允许的情况下，我们采用多媒体记录会议的过程，将会得到更全面的信息，为以后的工作保存更多的资料。除此之外，有些教职工缺乏系统归档意识，认识不到某些材料之间存在有机联系，要一起归档才完整，时常拣了芝麻丢了西瓜。还有的归档不及时，当下不归档，延期就会出现很多问题。此外，档案归档部门在移交档案时自主性很大，对有参考利用价值的照片、视频自己保存，目的是自己使用方便，不主动交给本部门档案员统一保管，从而造成信息不能及时共享。

（三）兼职档案员调换频繁，档案专业能力有待提高。

按照《普通高等学校档案管理办法》，学校在各学院、部、处室设有专兼职档案人员，实现网络式管理。而实际在很多高校中，基层档案管理人员以兼职人员为主，主要由学院秘书和处室文书人员兼任，没有固定的工作人员来完成专职的工作。往往出现人员调换时，工作衔接不上，前任留下一堆尾巴，后来的人员一头雾水不知从哪里做起。

久而久之，工作越来越难做，工作人员的信心越来越低，导致情绪涣散，工作拖沓。再由于工作人员属于兼职，时间有限，精力分散，又没有受过专业的培训，做起工作来一团乱麻。如果上级领导再不及时督促和监督，那么工作人员的热情和动力都调动不起来，做出来的工作效果就可想而知了。长此以往，就会导致应收集的一些重要文件、重要事件依据无法找到，颇有一番“人去楼空难寻觅”之感。[ 2 ]因此，兼职人员调换频繁，直接影响收集任务的落实。

二、高校档案收集工作依托多媒体、信息技术走出困境的办法

（一）建立健全部门立卷归档制度，以制度和情感相结合方式提高档案收集率

《高等学校档案管理办法》第二章第六条指出：建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的学校必须建立档案馆。如此庞大的信息量，可见建立档案馆是多么的必要。在学校不断发展中，各种信息都在增加，但是越发展就越是要谨慎。要一边发展，一遍思索，思索的依据就是学校以往的历史，假如没有可以参考的资料，试问高校又要如何反思，闭门造车势必不行。所以，高校档案收集工作作为基石，必须保证收集对象的全面性和完整性。高校应全面推行部门立卷，制定适合本校的各类档案归档范围、归档工作流程以及具体工作职责，完善各部门及各类档案收集网络。

《高等学校档案管理办法》中制定的每一条都是档案收集工作人员工作的指南，我们要依照条文制定我们的工作方向和目标，在依法的前提下，将自己的工作热忱发挥到极致。所以，制度和情感相结合是提高档案收集率的较好方法之一。档案收集工作主要是和人打交道，要树立以人为本的观念，用真诚、认真的工作态度去感化兼职档案员，和他们保持和谐友好关系。同时，采用多种途径提高兼职档案员的业务素质和情感，以此融化大家的隔膜，促进心与心的交流，在融洽的氛围中寻求解决办法。除此之外，我们还要帮助工作人员熟练使用多媒体，依托音频、视频等全方位技术建立归档范围的动态化管理，更好地为高校服务。

（二）建立电子文档统一规范，依托信息化技术完善收集手段

由于20世纪经济和文化的不发达，直接导致高校收集来的信息单一、片面，影响了我们看问题的角度。因此，在21世纪我们一定要拓宽收集材料的视野，高校建立电子文档统一规范，借助现代化技术手段，使收集角度形成系统化。档案部门应主动与归档部门协调，做到有档必归，并且要分门别类，建立统一的校园网信息系统，使系统中各部门相应管理软件有统一档案接口，再利用科技手段，即当各个部门处理完属于档案收集范围资料时，就可通过网络技术、数据库技术等收集电子文档，保证电子文件能最后归口到档案管理系统，从而实现文档一体化管理。经过信息化处理的数据，在后续的编排上面有很大的优势，如果要出版，可以直接调出word文件，排成飞腾格式，方便穿插图片，图文并茂，这样不需要排版编辑重新输入文字，可以减少文字错误。如果需要补充文件，则可以复制之后，在复制后的文件上面进行修改，这样既不会破坏原文件，又可以进行编辑。原件可查，修改之后的文件也很清楚。高校在统一组织实施电子文件收集归档后，要全方位多角度提高相关人员的整体素质，为电子文件的收集归档做好充分准备。[ 4 ]

（三）健全和遵守培训制度，多途径提升工作人员的素质

针对目前高校档案工作对档案工作人员要求不断提高，应定期对档案人员和兼职档案员进行培训。

培训的途径主要有：

1）要完善培训制度，内外兼修。首先要求工作人员要自我主动学习、向有经验的老师学习、养成利用校园网络平台收集材料的好习惯。再者高校要创造培训进修机会给这些档案人员，开阔他们的眼界和工作思路，不断提高他们的业务技能。

2）要建立考核机制，通过定期或不定期的考核，鞭笞工作人员学习的动力。所谓技多不压身，我们学的越多懂得越多，对工作的热情就会越浓厚。边学习，边增加自己的工作兴趣。此外，高校要重视档案收集工作，加大精力和財力的投入，吸引优秀的档案收集专业人才来创新和带动高校的档案收集工作。

三、收编语

随着信息技术的发展以及管理技术的创新，高校档案工作的发展要求加强高校档案收集信息化的开发与利用。从而优化档案馆（室）藏结构，丰富档案资源，真正做到应收尽收、应存尽存。因此，我们要认真分析档案收集过程中面临的困难，积极寻求解决困难的方法和途径。这样才能最大程度做好档案收集工作，促进高校档案管理工作健康发展，使档案工作更好地服务于高校的改革和发展。

参考文献：

[1] 张小英.高校档案收集工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江史志，2014（23）：208-209.

[2] 侯朝阳.关于高校档案收集工作的探讨[J].知识经济，2014（21）：50-51.

[3] 田东红.信息化背景下企业档案收集工作困境及策略思考[J].石河子科技，2015（2）：21-22.

[4] 许莉丹.高校档案收集工作存在的问题及解决对策[J].广东广播电视大学学报，2012（4）：82-84，107.

[5] 刘晓.档案信息化管理视域下企业档案收集工作的开展[J].办公室业务，2012（3）：25，27.

作者简介：谢茜（1982-），女，汉族，湖北人，硕士，研究方向：档案信息化。