档案管理信息化建设的有效策略

孙丽娜

【摘要】在档案管理中应用信息技术能够在很大程度上提升档案管理工作的效率与质量，有助于我们进一步开发与利用档案材料。档案管理信息化建设与时代发展趋势相适应，其发展应用前景也非常开阔，对于推进档案事业发展具有非常重要的意义。本文结合笔者实际研究，探讨了档案管理信息化建设的有效策略。

【关键词】档案管理；信息化建设；策略

档案管理的信息化建设即是利用信息技术提升档案管理工作效率和质量，对档案管理工作在新时期所面临的新情况、新问题进行重新审视，确定互联网环境下档案管理工作的基本框架与方法，让档案充分发挥出自身价值。信息化建设是新时期档案管理工作中的基础性工作与实现科学档案管理的保障性工作。

一、档案信息化建设的必要性

一方面，档案信息化建设可以保证档案材料的完整性和准确性。准确性是档案管理的基本要求，缺乏准确性，档案材料也会失去其利用价值。档案信息化建设可以全面准确地体现出纸质档案的原本面目。因为纸质档案在很长一段时间的管理存放过程中，常常会出现变黄、变脆等问题，对其进行修复需要消耗大量人力物理，且非常容易因为人为操作失误而造成档案材料破损或者遗失的问题。通过档案信息化建设，上述问题都能够得以有效解决，电子档案可以保证档案材料的准确性与完整性。

另一方面，档案信息化建设能够在很大程度上降低办公成本。在过去的档案管理工作中，档案材料数量和工作人员的工作量是呈正比的关系，随着各种档案材料的增多，需要配备的工作人员也逐渐增多，因而也导致了管理成本的提高。在数字化档案管理之后，过去的纸质档案被更多地转化为数字档案，只需要在档案接手时对纸质、影像档案实施数字化转化，借助于扫描、拍照、整理或者录入等方式将其保存于信息系统中，未来需要查询或利用档案材料时，仅仅需要登录信息系统，便能够非常简便地从中提取档案材料。如此不仅节省了管理成本，减少了档案工作人员的工作量，且利用起来更加便利。

二、推进档案信息化建设的策略

（一）健全信息化管理机制。应当建立完善信息化管理机制来指导档案信息化建设工作。信息化管理机制通常来说需要包含下面几点内容：第一，管理机制的完善与运行。档案管理部门应当坚决落实国家对于档案信息化建设出台的相关政策法规，在这一前提下，各部门需要构建电子管理制度，实现不同部门之间的联动沟通，以便于可以对数字化档案材料实施有效管理。应给予档案管理部门一定的权利，让其能够与其他各部门互动，进一步增强信息化建设工作力度，构成统一的工作机制。第二，档案信息化建设是现代化建设的重要组成部分，管理者应当深刻认识到其重要意义，投入更多人力物力到信息化建设中来，确保档案管理工作的有序开展。

（二）培养现代化管理人才。随着档案管理信息化建设工作的逐渐推进，我们需要更多的综合素质水平高的专业档案管理人才，才能够构建层层有人管、级级能落实的档案管理体系，这就要求档案管理部门加大人才培养力度，改革过去的人才培養模式，不断提升现有档案管理人员的专业素质水平，让他们尽快适应新时期新情况，不断拓宽其视野。同时要完善相关规定，对档案管理工作人员提出具体的要求，让其能够在实际工作中遵守相关规范制度。最后是应当积极引进优秀的档案管理人才，鼓励档案管理人员积极参与各类培训提升活动，不断更新其知识系统，优化档案队伍结构，提升档案管理队伍整体工作水平和专业能力。

（三）推进数字化档案馆建设。数字化档案馆建设属于档案管理信息化建设中的重要内容。数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势，也是现代化的新型档案馆，是对传统档案馆的更新升级。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到，数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程，其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛，也更加有助于档案信息的统计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作，它需要各个部门和组织相互协调、共同合作，必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作，在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此，传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变，才能够真正开辟档案管理的新局面。

（四）完善技术和资金保障体系。一方面要大力强化档案信息化管理基础设施建设，应把档案管理信息化建设资金纳入到财政预算中来，另外可通过合作开发与服务外包的形式不断创新档案信息化投入机制，同时鼓励和支持档案管理部门积极进行技术攻关。另一方面，加强做好软硬件建设工作。除了要完善相关信息化管理设备之外，还需要对目前已有设备予以更新，为档案管理信息化建设提供重组的软硬件条件保障。针对档案信息化管理软件方面，必须提升软件研发工作力度，建立全国统一的技术标准，同时对技术开发企业予以分级资质认证。

三、结语

推进档案管理的信息化建设不但需要单位领导人员正确认识档案信息化，同时大力培养现代化档案管理人才，抓住发展机遇，让档案管理信息化建设工作真正成为信息化现代化建设的重要组成部分，不断推进档案管理工作水平迈向新的台阶，推动档案事业的持续健康发展。

【参考文献】

[1]张晓婷；钟鹏.提升档案管理信息化的思考[J].现代交际，2016（01）：25.

[2]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016（02）：23.