Office软件应用技巧研究

朱娜 郑群

摘 要：随着社会的不断发展，信息化技术也渐渐渗入到人们的生活、学习、工作当中。Office办公软件渐渐地应用于人们的工作和生活中，相比于传统的办公形式，Office办公软件具有方便、高效、便捷和美观的特点。因此，文章对Office办公软件在实际工作中的应用和操作方法进行分析和研究，实践证明，Office办公软件操作简单且实用性比较强，对于现代化办公、电脑写作等电子化办公有一定的积极意义。

关键词：Office；软件应用；技巧研究

Office办公软件是人们在进行电子化办公和电子写作的过程中使用最频繁的办公软件，但是在人们的日常工作中，往往在使用Office办公软件时会出现千奇百怪的问题和高难度的操作，这不仅阻碍了人们正常的思维模式，也减低了电子化办公的速度，使人们的工作效率和工作质量大大降低。因此，人们在使用Office办公软件时，需要了解Office办公软件的基础知识，在不断的使用过程中渐渐的积累一些实用性的技巧，可以使人们在操作过程中更加的舒心和便捷。

1 Office办公软件中的Word应用技巧

1.1 Word的应用技巧

Office办公软件由多部分组成，其中Word是重要部分之一。Word主要具有编辑文本、文章排版和文字打印等功能，也是电子化办公中最常使用的电子文件格式。

使用Word功能时候，首先需要右击鼠标，新建立一个文本或者文档，然后打开建立的文本或者文档。

其次，仔细地观察文本或者文档的页面，从上到下地了解文本页面上的任务栏：（1）标题栏，显示文本或者文档的名称。（2）菜单栏，包含所有文本或文档的操作命令，即对文本或文章进行适当调节的主要工具，由9个菜单栏共同组成：视图菜单、文件菜单、格式菜单、编辑菜单、工具菜单、插入菜单、表格菜单、窗口菜单以及帮助菜单。（3）工具栏，是菜单栏中使用最频繁的快捷键，可直接点击图标进行使用。主要包含居中、字号、涂色、加黑、下划线等，可以通过点击右键选择打开或进行隐藏。（4）标尺栏，主要是对用于本文的大小进行调节，操作者可以根据自身编辑的实际使用情况和使用习惯，拖动文档的标尺进行调整大小。文本的内容只在尺寸的范围内显示。（5）编辑区，一般情况下文本的规格是按照A4纸的大小进行设定的，文本编辑区域由文本区域和页边区域两者组成，操作者在页边区域进行页码编辑和注释页脚的过程中，需要根据文章或者文本的具体要求进行调节，在页面设置中，可以将文本或者文章的显示设置为横向显示或者纵向显示的形式，并且用鼠标拖动标尺，调整到合适的大小。（5）滚动条，点击鼠标可直接拖动文本进行移动，文本的右侧部分为上下滚动条，文本的下侧为左右滚动条。可根据自己的实际情况进行调整。

最后，Word文本中所具有的应用技能有：（1）文档的保存：将新建的文本或者文档重新进行命名，然后将新建的文本复制或者直接剪切到我的计算机中，选择存文件的盘，然后点击右键，选择“另存为”，即可完成文件的备份。（2）对文档进行编辑：将鼠标的光标移动到需要编辑文章的位置，然后点击右键或者左键双击，打开已经命名好的文档，借助键盘上的“Shift键+Ctrl键”或者借助鼠标在文档下方的任务栏中，选择所需要的输入法，切换到需要的模式。文档的段落编辑完成之后，直接点击键盘上的回车键。如果需要清除文档中的部分文字时，用鼠标点击需要删除的内容，然后点击键盘中的Delete对需要删除的文字进行删除。编辑符号或者特殊符号，需要看清键盘符号对应的键，然后使用键盘中的Shift键切换到所需要的符号，并且插入到文本中。进行文本的剪切和复制时，需要先选择想复制和剪切的内容，然后使用鼠标右键，点击菜单栏中的指令，完成文本的粘贴、复制或者位置移动，从而完成文章内容的调整。文章中文字内容的查找，首先需要在编辑菜单中的查找或更换选项进行点击，然后对全文进行搜索，查找文字在文章中的分布，最后根据自己的实际需求进行调整。

1.2 Word文本编辑实用技巧

（1）消除数字或者数字符号多占行距的问题。在数学类、财经类、教育类的文档中，经常需要用数学符号或者数字的方式进行数据的表达。在文本中插入数字或者数字符号，往往会由于数字或者数字符号和文字之间的格式不同，使文本的版面看起来杂乱无章，因此，需要对含有数字或者数字符号的行距进行适当调整，从而使文章显得井井有条。但是，在实际操作中，往往不会那样的理想化，数字或者数字符号下缘容易调节到正常状态，但是数字或者数字符号的上部分却那样的杂乱，有时候数字或数字符号会高出文字很多，但是如果调整行距的话，会使得上一行和下一行之间的距离太大，并且其中无法插入一行文字，使得文章的整体布局非常难看。

实际运用Word2003办公软件进行文字编辑时，找到了一个较为实用的办法，可以将数字或者数字符号多占用行距的问题进行消除。具体操作流程如下：首先，用鼠标点击数字或数字符号并且选中，然后在Word窗口的菜单栏中点击“编辑（F） ”命令，然后在下拉菜单中选择“清除（A）”指令，并且在二级菜单中选择“格式（F）”指令，现在数字或数字符号的上部分已经有所改进，现在对文字的行距进行适当调整，就能让文章的版面内容分布的井然有序。

（2）扩大Word单元格的“肚量”。Word文档中最常使用的一种方式是表格，但在实际操作过程中，由于页面大小、文字的大小等，对表格有一定的限制。因此，在插入表格时候，如果表格中的某一单元格中的内容超过了其存储的范围，那么单元格中的文字就会进行自动换行，这样使得单元格的行高扩大，同类单元格中的比例不均很，表格结构显得非常的错乱，也不美观。使用电子化办公软件的人经常在工作中遇到这种问题，也有不少人对此无可奈何。那么，就以Word2003办公软件中最常用的中文字表为例，讲述具体的操作办法：

方法：首先点击需要修改的文档，然后选中需要修改的单元格，借助鼠标右键，点击，弹出一个下拉菜单，在下拉菜单中选中“表格属性（R）”，随后弹出一个对话框，使用鼠标右键点击“表格（T）”，在其中选择“选项（0）…”按钮；在随后弹出的对话框中选择“表格选项”，对“默认单元格边距”的数值进行调节，调节完后，点击本页面底部的“确定”按钮；在“表格属性”页面底部点击“确定”按钮，即可完成修改。

（3）消除文档中的孤行。孤行的意思是说，在段落的开始位置或者结束位置脱离段落出现在相邻页面的文字。孤行只会出现在多页数的文档中，比如，第一段第一行中的部分文字跑到了上一页的最后。孤行现象的存在，不利于文档的正常阅读和分析，因此，需要对孤行现象进行及时消除。具体操作办法如下：以Word2003办公软件为例，首先需要将鼠标移动到出现孤行的段落，然后点击窗口菜单命令中的“格式（0）”，在下拉菜单中选择“段落（P） ...”命令；随后弹出一个“段落”的对话框，选择“换行和分页（P）”命令，在“分页”栏下选择“孤行控制（W）”和“段中不分页（K）”2个选项；最后，在“段落”的底部点击“确定”即可。

2 Office办公软件中的Excel应用技巧

2.1 Excel的应用技巧

Office办公软件中，Excel是进行表格编辑的软件，也是对数据信息统计和计算的专门软件。操作方法如下：

右击鼠标，建立一个新的表格薄，然后根据自己的需求建立合适的数目，完成后打开文档。

仔细观察文档上部分的状态栏：标题栏、工具栏、菜单栏和滚动条等，然后按照Word软件的处理方式进行处理。唯一的不同之处在于，Excel中会多出一项对数据进行计算的工具栏。

文本的应用技能。对单元格进行调整和移动单元格大小，将光标放在需要调整的行号或者列处，然后对其进行调整；单元格的插入，首先，选择相邻的纵行或者横行，点击右键进行插入；单元格的删除，选中需要删除的单元格，直接进行删除。

2.2 数据计算应用技巧

（1）直接插入函数公式进行计算。首先，选定计算区域，然后点击工具栏中的函数图标，选择合适的函数公式，敲定回车即可。（2）采用编辑数学表达式的方法进行计算。首先，选定参与计算的数值，然后在结果栏中输入相应的运算式，敲定回车键即可。

3 结语

信息化技术逐渐渗透到人们生活的方方面面。Office办公软件渐渐的应用于人们的工作和生活中，相比于传统的办公形式，Office办公软件具有方便、高效、便捷和美观的特点。但是，在电子化办公软件的使用过程中，还是会遇到这样或者那样的问题。因此，需要人们对电子化办公软件进行熟悉和了解，这样才能更好地使用Office办公软件。

[参考文献]

[1]李明.Office软件在提高办公效率上的应用[J].数字技术与应用，2012（3）：165-167.

[2]贾晓鸣.Office软件在办公自动化中的应用技巧研究[J].才智，2012（6）：324.

Research on Office Software Application Skills

Zhu Na， Zheng Qun

（Qinhuangdao Institute of Technology， Qinhuangdao 066100， China）

Abstract： With the continuous development of information technology has gradually penetrate into peoples lives， study， work them. Office software gradually applied to peoples work and life， compared to traditional forms of office， Office software has a convenient， efficient， convenient， and aesthetic features. Therefore， the analysis and research of the Office software in practical application and method of operation， proven， Office productivity software is simple and relatively strong practicality for modern office， computers and other electronic office writing has certain positive significance.

Key words： Office； software； research skills