浅谈人力资源管理中人事档案的重要作用

韩兴华

【摘 要】人力资源管理中人事档案所发挥着重要作用，即人事档案能为各单位的选用人才提供极具参考价值的重要信息，能为各单位的重大决策提供极具参考价值的重要依据，能为人力资源的合理流动实现信息共享。目前，人力资源管理中的人事档案内容不完整、不真实、不应时、管理人员锐减。改变上述现状，就应该健全、完善人事档案，使人事档案必须准确、真实、具有时效性，并切实提高管理人员的业务素质。

【关键词】浅谈；人力资源管理；人事档案；重要作用

【Abstract】Personnel files of human resources management plays an important role： the selection of personnel file for each unit personnel provide great reference value for important information， for each unit of major decisions provide the important basis of great reference value for the for the rational flow of human resources to achieve information sharing. Human resource management at present， the personnel files content is incomplete， not real， not timely， management personnel. Change the status quo， you should improve and perfect the personnel file， make the personnel file must be accurate， authentic， timely， and management personnel and improve the service quality.

【Key words】Introduction to； Human resource management； Personnel files； The important role

人力资源管理的过程中，人事档案管理是其中最重要的核心部分，为什么这样说？凡从事人力资源管理或专事人事档案管理的人都明白：人事档案是各类组织中人员信息至关重要的载体，科学的人事档案管理能够满足人力资源的使用，能够促进人力资源的合理开发。根据本人多年来在乡镇人力资源和社会保障所从事人事档案管理的经验，浅谈一下人力资源管理中人事档案的重要作用，与同仁们商榷。

1 人力资源管理中人事档案所发挥的重要作用

1.1 人事档案能为各单位的选用人才提供极具参考价值的重要信息

无论是企业，还是事业单位，在选人、用人时必须要详细掌握其个人最全面而又最真实的信息，如他们的学识水平、业务能力、工作阅历、品德修养、技能素养、兴趣爱好、家庭状况、居住地点等，然后才能选用，达到人尽其才、悉用其力，并能做到有用之才留得下、用得上，把他们的最大效力挖掘出来，用在适合他们的行为上。要完成这样的任务，就只有通过查阅人事档案才能做到。由此可见，人事档案在选人和用人方面所发挥的不可替代的作用。

1.2 人事档案能为各单位的重大决策提供极具参考价值的重要依据

现在的企业，或是事业单位都在进行着绩效考核式管理，他们通过日常的量化考核、绩效评估，对员工发放工资、进行奖惩，甚至是职工们的晋升也都和绩效考核与评估挂钩，直接涉及到职工们的切身利益，这就要求企事业单位的人事档案部门，提供每日、每月、每季度、每年度最全面而又最真实的职工考核记录信息，而人事档案部门要随时对职工的查考勤、工作过程以及业绩进行跟踪记录，对他们的素质与能力进行全面分析，为人力资源管理部门重大决策提供极具参考价值的重要依据。由此可见，人事档案在企事业决策方面所发挥的不可替代的作用。

1.3 人事档案能为人力资源的合理流动实现信息共享

随着社会的飞速发展，人力资源的流动越来越频繁，人才资源流动的频率显著加快。这也符合人力资源的规律和法则，因为人力资源就像流水一样，并非静止不动。它与时空的变移、单位环境的变化、国内大气候的变化而合理流动，其中不乏出现优胜劣汰的现象。这是人与物相互依存的重要体现，也是人力资源使用价值的有效途径，更是人力资源使用效率提高的重要渠道。由此可见，人事档案能针对人才市场的需求进行科学预测，为全国各地区之间、各行业之间、各组织之间人力资源的合理流动提供信息共享，使人力资源得到公正准确、合情合理的配置。

2 人事档案在人力资源管理中的目前状况

2.1 人事档案内容不完整

当今现代化时代，各部门人力资源的流动异常加快，人力资源管理部门不能及时地对他们的个人信息进行收集整理，也不能及时的进行考核，导致职工的人事档案不完整，有些企事业部门或根本就不设置人事档案，随用随走，只由办公室做好记录，而职工的能力素养、工作业绩只由部门一把手去评价，这就会给企事业单位选人和用人带来诸多不便。

2.2 人事档案不真实

一些部门在建立人事档案采集个人信息过程中只听职工的自我介绍，不调查研究，不进行合法鉴定，随意性太大，因此，职工就会钻空子，如假出生年月、假工作时间、假学历证书、假身份证、假婚姻关系，甚至为博得领导喜欢，还弄出假荣誉证书等等，不一而足。这样就会导致个人信息的严重失真，虚假信息频现，最终给部门的工作带来巨大损失。

2.3 人事档案不应时

如今，一些部门的人事档案基本上都是职工刚招录时的基本信息，而后多年不予整理归档他们的最新信息，不予跟踪记录他们的最新动态，放置高阁，不再审核鉴定。即使是整理了，也只不过是当年的考核记录、每年的工资发放表等一些程式化的资料，人力资源管理中心要想获得职工的有用材料是很难的。

2.4 人事档案管理人员锐减

首先，表现在一些企业部门，企业主管领导为了减少不必要的开支，在机构撤并时，首先考虑的就是档案管理人员，或者给他们减薪，有些企业甚至连根砍掉人事档案组织。其次，是事业单位，主管领导为了给其它部门倒出编制，首先裁减的就是人事档案管理人员。所有这些，就会导致人事档案管理人员减少，管理精力相应锐减，管理的整体水平就会逐渐下降，甚至恶化。

3 人事档案在人力资源管理中发挥作用的方略

3.1 健全、完善人事档案

人事档案不能停留在职工最初的那些基本信息，要根据时间的推移逐步加以完善，要健全职工综合素质、综合能力以及日常的业绩考核的信息，甚至是个人的个性特征、兴趣爱好、业务水平等资料都要整理。

3.2 人事档案必须准确、真实

严谨虚假信息注入人事档案，对职工本人提供的信息，要进行详尽的调查研究、核对和合法鉴定，对个人信息进行分类储备，要建立人才数据库。要改变单一的书面文字形式，用现代化多媒体形式记录，如声音、视频等资料。

3.3 人事档案要有时效性

人事档案管理人员要把最新的个人信息及时地记录归档，补充完善，依据时代的变化，反映个人新产生的经历，但是必须有选择地补充添加，那些没有保存价值的资料无益于人力资源决策部门使用，要加以剔除，也便于减轻工作负担。

3.4 人事档案管理人员的业务素质需要提高

要想把企事业单位的人事档案管理好，档案管理人员至关重要。因此，要切实培养他们良好的业务素质，对他们进行必要的业务与技能培训。不仅对他们进行规章制度、法律法规和本部门规范标准的培训，还要对他们进行档案管理知识的培训，也要对他们进行使用现代化手段管理档案的培训，更要对他们进行档案法制的培训，增强他们的档案法治意识。

[责任编辑：杨玉洁]