现代企业办公室管理工作的几点思考

郭毅

摘 要：办公室管理工作对于企业发展来说至关重要，随着现代企业的发展和进步，对于办公室管理工作提出了新的要求，要求办公室注重工作效率的提高，办公室人员专业素质的提高，熟练掌握电子化办公软件的操作和应用。现在很多企业办公室管理工作存在一定的问题，本文通过对部分企业办公室工作现状的分析，提出了适合企业发展的，有利于提高办公室管理水平的措施，希望能为企业提供可借鉴的资料和素材。

关键词：现代企业；办公室工作；办公室管理

一、办公室管理工作的特征

办公室工作是一个企业的综合协调部门，它的作用就像一个管家，各种协调事宜、上传下达、突发事件处理等等都是办公室来完成的。办公室处在承上启下、沟通内外的中间位置，办公室是职能部门信息融合和集散的地方，是决策层与执行层沟通的纽带，是整个企业系统与子系统协调配合的媚介，可见，办公室工作的重要地位，尽管办公室工作复杂多样，但还是有一定规律的。

（一）事务繁杂与服务性质

办公室的基础工作就是事务工作，其中包括印鉴管理、文件处理、接打电话、组织会议、接待任务等等，事务性工作决定了办公室工作内容的琐碎，正因如此，对办公室人员工作效率有着很高的要求。服务性指的是办公室的任务是服务于领导、服务于机关、服务于基层，因为办公室是沟通决策层和基层的中间机构，自然服务性体现明显。

（二）综合协调作用显著

办公室处于沟通企业上下层的枢纽位置，联系上下级、沟通各部门、协调领导关系都是办公室的使命和工作，综合协调功能是办公室的基本功能，很多工作领导层拿出决策，需要办公室人员将决策精神传达到基层组织或部门，同时还要将基层执行情况反馈给领导。其次企业和外部沟通的一些事宜基本都由办公室来完成，例如一些资质办理，执照办理等工作都是办公室人员来协调完成。

（三）应对突发事件的功能

所有企业办公室都有一项功能，就是突发事件的处理，办公室工作没有规律，不知道随时会发生什么情况，工作具有临时性和突发性，这要求办公室人员要有沉着的应对能力和快速反应能力，针对突发事件快速拿出解决办法，完成领导临时交代的任务。

二、现在一些企业办公室管理存在的问题

（一）办公室管理制度不够完善

部分企业办公室管理工作缺乏制度保障，办公室管理不够规范，例如目标不够明确，职责分工不明确，具体工作流程不明确等，办公室工作不规范导致的直接后果就是工作效率低，员工工作压力大，人力资源、财力资源双重浪费的情况时有发生。

（二）办公室人员专业素质低，工作散漫

部分企业的办公室人员不够专业，对于办公室工作了解不透彻，对办公室工作不够重视，认为办公室就是一些事务性工作，态度散漫，工作积极性不高。其次，很多办公室人员，对于办公设备及软件操作不熟练，办公设备很多比如打印机、复印机、扫面仪，部分办公室人员不会操作这些基础设备，对于Word文档、Excel表格、PPT演示文稿等办公软件应用不熟练，这些都是直接导致办公效率低，办公质量下降的因素。

（三）工作内容杂乱无章，工作效率低

很多企业办公室工作杂乱，办公室人员不能理顺工作内容，不能将工作分门别类进行，使得办公室工作无序进行，影响办公室形象，甚至影响企业形象，耽误工作进度。

（四）企业对于办公司管理力度小，监管不到位

很多企业忽视办公室工作的管理，没有真正意识到办公室工作对于企业整体发展的重要性，对办公室的监管不到位，对办公室人员工作标准要求低，办公室的上传下达、联系左右＼沟通内外的作用不明显，起不到办公室的枢纽和协调作用。

三、关于有效加强企业办公室管理工作的探讨

（一）转变观念，提高企业及员工队办公室工作的重视程度

做好宣传教育工作，强调办公室工作的重要性，企业和个人要及时转变观念，提高对办公室工作的重视程度，企业可以组织相关会议或活动，宣传办公室工作的职能和作用，深化办公室管理在企业整体发展中的重要作用。

（二）建立科学合理的办公室管理制度，保障办公室各项工作有效进行

良好的制度是办公室工作有效进行的依据，一些企业现在有自己的办公室管理制度，但没有严格按照制度去实施，换句话说就是针对制度的执行力较差，企业要加强管理，保障制度落实到位。建立的制度要符合办公室工作的规律和特点，根据企业实际情况有效规范办公室人员的行为，对办公室人员起到约束和管理的作用，从而保证办公室工作高效、稳步的进行。

（三）有效明确分工，落实工作责任

办公室工作纷繁复杂，要将办公室工作分门别类，做好详细分工，不同的工作人员负责不同的具体事宜，即能够减少工作的杂乱，又可以提高工作效率。其次，将工作责任落实到人，谁负责哪项工作就要负责到底，对于相关进展要做好预测，出现问题要勇于承担责任，不能逃避。

（四）提高办公室人员综合素质，加强培训和评估考核

企业要加强人员招聘考核工作，对于办公室人员要考核其综合协调能力，处理人际关系能力，工作细致性等方面，对于办公室人员要严格要求，注意其综合素质的提高，企业要加强员工培训，尤其是办公室人员，这是由办公室人员的工作性质决定的，企业要多次以考试、竞赛等形式对员工进行考核，使员工增加学习的动力，以讲座、会议等形式对办公室人员进行培训，提高其专业性。

（五）利用现代办公室工作技术，创新办公室管理模式

现代的企业依赖现代的管理模式发展企业，对于办公室管理也提出了新的要求，新的工作方式以及无纸化办公理念的提出是企业和科技发展的需要，这要求办公室管理人员对先进的办公设备和办公软件熟练操作，企业要从软硬件上支持办公室的发展，具体表现为加大投入购买办公设备，请专业人员教授办公室人员新的办公系统及网络平台的使用，这些都是有效提高办公室工作效率的手段。

四、结语

尽管很多企业对办公室管理工作存在一定的误区，但是随着科技和信息的进步，新的办公室管理模式的构建成为一种可能，办公室的枢纽和沟通协调作用对于企业而言是非常重要的，不管任何时候，企业一些分发复杂的事物还是要依赖办公室管理来有效完成，所以加强办公室管理势在必行，有效利用制度建设和科学手段是办公室管理工作进步的有效措施，企业的可持续发展也对办公室管理工作提出了新的要求，对于办公室管理人员来说，这既是机遇又是挑战。