民族高校人事档案管理刍议

人事档案是属于档案中专门档案中的一类，是中国人事管理制度的一项重要特色。人事档案是组织人事等相关部门在单位工作人员到本单位就职后，记载个人学习经历、工作经历、政治思想、工作能力及表现等以备查考的文字、表格等其他表现形式的原始历史记录。其中包含有个人生平经历、政治思想、社会关系、业务能力、学习经历、党团情况、奖惩情况、工作状况和工资状况、职务变化等方面的全面、综合、真实的“个人历史材料汇编”。有着凭证、依据和参考的作用。是组织人事等部门在进行培养选拔和作用干部和职称晋升的重要参考依据，个人学历深造、出国政审和公证时的重要资源来源，是个人身份的凭证，办理工作调动的重要信息，继承时家庭成员之间关系的重要凭证。

民族高等学校是聚集了各类少数民族高级人才的“象牙塔”，具有培养少数民族人才、创新知识和为少数民族地区服务的重要责任。

在高校一项完整的人事档案包含了个人一生的重要信息，是民族高校人力资源管理和开发利用的基础性工作，也是各类少数民族人才的重要人才输送源。在民族地区，为各边远地区、民族高校内部发现人才、选人用人的重要依据。人事档案也紧密联系着个人职务的定级、职称的申报、学历深造、户口、继承以及政审等各个方面的工作，它对个人的发展也密切相关。

民族高校干部人事档案，主要按干部管理权限和隶属关系进行管理。目前多数民族高校是由几所不同层次、不同学科、不同性质的学校合并而来，原来各学校对人事档案的管理方式不同，档案管理人员变换流动大，各学校领导的重视程度不同，造成了一些干部档案管理中的问题和情况。

一、民族高校人事档案管理工作中存在的问题

1、对人事档案工作的认识不够。主要是有些人对人事档案的工作不了解，有误解，认为人事档案只是一项个人有关材料的保管，可有可无。只要材料不丢失不泄密就行，甚至认为对个人的政治生涯、职业生涯无关紧要。在一个单位中所有工作中的地位是隐形的，出现了材料收集渠道不顺畅的现象，导致了档案中材料的不完整。

2、制度不够健全，管理不够规范。人事档案管理缺乏系统完善的规章制度，从收集材料、鉴定材料、归档、查（借）阅、转递、保密和保管等各个环节缺乏严密性和系统性。

3、人员配备不齐，培训力度不够。由于从思想上对人事档案的不重视和淡漠，造成了专职人事档案人员的缺失。大量工作使人事档案管理人员只疲于档案材料的收集、鉴定、材料的入卷、档案材料的加工、目录打印、归档、查（借）阅等的日常整理和管理工作，无暇抽出时间学习档案专业知识和档案信息化技术，没有机会参加专业性强、级别高的培训，提高自身专业知识和管理水平，相对民族地区的发展跟不上节奏，使人事档案管理工作不能从质上得到提高。

4、人事档案管理手段滞后。随着社会信息化水平的高速发展，人事档案管理也面临着挑战。原来档案材料的鉴别、加工、查（借）阅等由手工操作，造成工作效率低。遇到少数民族语言材料或人员出国进修深造的外语材料，理解原文性质、材料分类和掌握个人情况准确性不高。面对现在信息化水平的发展，人事档案管理与现代信息化社会发展不匹配，计算机、少数民族语言翻译系统、外语翻译系统、扫描仪、缩微等信息技术化设备还未广泛应用。使人事档案管理不能更好地为民族院校服务。

5、管理资金相对较少。随着近些年民族高校教育教学水平的不断提高，高校信息化水平的发展进程，暴露出对人事档案管理工作软硬件的配备不齐，只局限于办公电脑，而针对人事档案管理配套的系列软件、配套设备由于资金问题未予配置。

6、历史遗留问题多，人事档案材料缺失，无法弥补。由于现代社会和单位的体制改革，各单位管理方式不同、管理人员素质层次不齐和队伍的不稳定，造成了档案不规范材料的入卷、材料没有规范整理；材料规格不统一；归档材料不齐全；没有按规范分类、编页、打印目录和装订等。管理人员不能严格审核把关，致使大批不规范归档。为以后档案的利用造成许多困难。在实际人事档案的材料整理和管理工作中，由于各时期工作要求不同、制作材料单位人员的责任心程度、本人填写材料不细致等问题造成了档案材料中存在档案材料不齐全，出生时间、工作时间和入党时间不一致、个人经历不连贯或不统一，家庭成员和社会关系模糊，档案材料信息填错，姓名不准确，公章或签字人缺失，形成材料的手续不全，材料纸张有破损等问题，会造成组织在用人时掌握信息不准确、工龄确认增加难度、死亡后无法证明亲属继承关系等。由于时间流逝、人员变换，无法找回原件，不能保证档案的真实、可靠、准确性，对单位和本人造成了无法弥补的遗憾和损失。

7、软硬件配置的问题。由于各单位的办公条件受限制，致使档案工作做不到档案库房、阅档室、办公室“三室分开”，档案室库房配置不了防盗门窗、去湿机、加湿器等设施。造成了不利于档案保管的环境。避免不了档案受虫害、霉变、字迹退变、纸张变形等影响。档案管理人员配备不够，专业水平低，责任心不强，也影响了档案的整理和管理工作。

二、改进民族高校人事档案管理工作的措施

1、提高对人事工作的重视程度。加强对人事档案工作的宣传，普及人事档案知识，从上到下使全单位了解人事档案的重要性和必要性，提高对档案工作的重视程度和关切度。使人们认识到人事档案对本人的关系的密切度，得到对人事档案工作的支持。单位应该充分重视档案工作，在软件和硬件条件上都给予充分的支持，改善档案办公条件，做到“三室分离”。加强档案人员的专业素质以及政治素质，增强社会责任感，将档案的管理工作看作一项政治方面的工作，在日常工作中充分体现出它的严肃性，遵守制度，坚持原则、保守秘密。在进行人事档案的管理过程中，管理人员应增强责任意识，加强材料形成各部门材料的制作水平和责任心，从源头上保障材料的准确性。从纸张规格到字体、字迹颜色，加强对人事材料的鉴别、分类和加工，严格材料的审核鉴定，拒不接收不规范的材料；防止虚假和不规范的人事材料和不规范的人事材料进入到档案中，保证材料的真实性和规范性，用科学合理的方法。来提高档案工作的效率和档案的高质量。

2、加强规章制度建设，严格规范工作程序。加强档案材料的收集工作，建立长期完善的规章制度，健全各部门间的协调机制，及时收集关于单位职员的个人的职务晋升、学历提升、奖惩、个人工作经历的相关材料。要认真落实和贯彻中组部、国家档案馆和省委组织部的各项规章制度，完善本单位人事档案的规章制度建设，做到制度化管理。充分调动材料形成各部门的积极性和责任性，使档案材料的归档工作常态化、规范化。档案管理人员主动有计划地收集材料，及时和材料制作部门经常联系，保证材料规范和准确，形成长效机制。

3、加强人事档案管理工作的规范化、科学化建设，做到信息的完全共享。近年来，随着我国档案信息化建设发展的步伐，人事档案信息化建设也是迫在眉睫。建立人事档案信息化，有利于保护档案原材料的纸张；利用方式的改变，有利于提高查（借）阅效率；利用空间的拓展，有利于档案的利用不受地域的限制。民族高校在全国当前档案信息化建设的进程中，加强人事档案的资金投入，完善信息化建设所需的办公设备和相关管理软件，利用现代化新技术、新设备提高民族高校人事档案的现代化管理层次和水平。

4、加强人事档案人员的专业素质和计算机应用能力培训。档案管理人员的政治理论水平、业务素质和工作责任心，决定着人事档案的整理和管理水平，对人事档案管理的科学化起着举足轻重的决定作用。民族高校应加强人事档案管理人员队伍建设，配备足够专职人事档案人员来进行管理，多元化地增加档案人员的专业和信息化知识的培训机会，拓宽和丰富人事档案管理人员的眼界、思维，强化责任意识和责任感，多角度拓宽管理层次，提高管理水平，保证档案管理人员队伍的稳定性。

总之，民族高校人事档案管理工作是民族高校各项管理工作中的重要组成部分，为民族高校人才队伍的建设和运用起着有力的保障，为组织知人选人用人提供可信的保证。所以在现代社会发展的大潮下，民族高校应在干部人事档案的管理理念、管理水平和管理层次上不断开拓创新，才能为民族高校人才队伍建设上发挥其应有的作用。

参考文献：

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[5]浦文红.高校人事档案管理工作[J].理论界，2008年3月.

（作者简介：周毛（1976-）女，青海海南人，青海民族大学组织人事处干部。研究方向：档案管理。）