关于事业单位档案管理创新途径的分析

韩晓敏

档案管理在事业单位运营管理中是一项聚管理性、服务性、政治性于一身的工作，是服务于事业单位各项管理工作的重要活动。新形势下随着信息化的日益发展，传统的档案管理方法与制度已经满足不了现代事业单位的实际需求，因此需要事业单位加强档案管理体系创新，寻找档案管理事业发展的新途径，以科学的管理方法及现代档案管理理论，指导档案管理工作，促进事业单位重要职能的发挥。

一、事业单位档案管理的现状

事业单位档案管理工作是事业单位管理工作必不可少的部分，档案管理工作做的好与坏直接影响事业单位的工作质量和工作效率。在现代事业单位的发展中，要想及时、全面掌握单位整体情况、分析单位运行情况必须从档案管理入手。随着信息化技术的发展，传统的档案管理模式越来越不能满足事业单位发展的需求，上级单位、本单位及有关部门的文件、通知、报表等大都以电子文件的形式进行传达，电子档案的收集、存储、管理、利用等都需要现代化的技术支持。再有，随着现代档案管理工作的不断发展，事业单位档案管理中存在的诸多问题，如对档案管理工作不够重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足、档案检索及利用率低等问题已严重制约了档案工作的发展，所以事业单位必须加快档案管理的创新与改革。

二、事业单位档案管理的创新途径

（一）根据事业单位档案管理现状及问题，确定档案管理的工作方向。

针对档案管理工作中存在的诸多问题，如对档案管理工作不够重视、档案管理人员专业素质不高、现代化管理方式应用不足等，单位领导高度重视，对档案管理现状及问题进行了具体的调研与分析，认识到电子档案替代纸质档案是档案发展的必然趋势，树立起档案数字化意识。在数字化档案意识下，变革档案管理模式，因为随着信息化技术的发展，计算机应用于档案管理将逐渐普及，大量电子文件的出现，势必对电子信息技术管理提出更高的要求。为此首先把档案工作列入议事日程，与其他各项工作并重，从财力、物力、人力上给予支持。日常工作中，领导经常听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题。安排工作时要求档案工作人员参与，同时要求各相关部门及时跟进，积极配合档案工作。高度重视档案人员的任用，2014年选派德才兼备、文化程度高的2名大学生充实到档案管理人员队伍中，专门负责数字化信息档案的管理。

（二）利用信息化技术创新档案管理服务手段，提高档案利用率。

传统的档案管理严重影响了档案管理工作的质量，已经不能适应现代化发展的需要。为提高档案工作的利用率和档案管理工作的质量，我们在档案管理中创新服务手段，与现代社会信息化接轨，利用网络技术实现档案的信息化管理，通过网络管理、检索和使用信息，建立档案管理网络平台，服务大众，提高档案管理的服务水平。同时，建立和完善了内部办公平台，细化档案管理环节，统一电子文件格式，明确电子文件处理、归档管理流程，文件的收发、传阅、借阅等都清晰可查，提高了单位工作效率和档案管理的科学性。2012年利用室藏档案编纂完成1818千字的《平山县志》（1992-2010）于2012年10月正式出版发行；2009-2015年，完成《平山年鉴》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即总第六、七、八、九卷的编纂。

（三）强化培训事业单位档案管理人员，创新培训机制，提高档案管理能力。

档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这是档案管理创新途径中的重要环节，同时也是适应档案信息化发展的必然选择。针对档案管理工作人员大多数并没有掌握专业化的信息技术的实际情况，单位领导高度重视档案管理人员的素质特别是计算机素质的提高，根据档案管理工作的现状以及档案管理工作的时间问题，采用了以网络培训为主，同时辅于实体培训的灵活培训方式。首先从思想、工作、生活等各方面关心档案管理人员，鼓励和支持档案人员利用网络加强计算机和英语学习。轮流把档案管理人员派往上级档案管理部门，参加档案管理专业知识培训和各项活动，聘请专业人士传授数字化档案管理经验，普及计算机存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案管理人员还经常参与兄弟部门单位的档案评审及联查工作，不断指导下级及各企事业单位的档案管理，在实际工作中提高了安全防范意识，加强了对登录帐号的保护，开始熟练使用杀毒软件等。数字档案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了过去因为不懂电脑而出现的一个简单的操作失误就导致整个信息系统崩溃情况的发生。

（四）加强信息资源开发，实现档案资源共享，提高事业单位档案管理服务能力。

随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足现实需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制，提高档案管理工作的效率及工作质量。同时，可以通过在事业单位间建立联合目录的方式以满足各事业单位的需求，通过网络实现各单位之间信息的互通，充分了解档案资源的存贮情况，以便更好地利用档案资源，提高档案管理服务能力。

（五）创新保密制度，做好档案保密工作，确保事业单位档案管理工作顺利开展。

由于档案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好档案管理创新工作，首要解决的问题便是利用数字化、信息化的档案管理实现其本身的保密职能。现代化档案管理工作已经全面进入了数字信息化时代，网络中存在的不安全因素如木马、病毒等会严重威胁到电子档案的安全。事业单位必须跟随档案管理工作的变化建立相应的安全保密机制。我们通过培训学习，提高工作人员的计算机操作能力，加强安全意识，防止信息拷贝传输过程中数据泄露等安全漏洞，在实际工作中还采取了一系列措施，如设置访问权限，及时查杀病毒，将归档电子文件改为只读文件以保护文件的原始状态，明确电子档案系统管理人员，由专人负责等来降低和减少风险。

三、建立事业单位档案管理创新方案评测体系，保障档案管理工作有效开展。

事业单位档案管理创新势在必行，但是选择恰当的创新途径才能起到事半功倍的效果，才能切切实实地促进档案管理工作的持续有效开展，才能提高事业单位的档案管理能力。因此，为了避免不合理的创新方案以及不合理的创新内容对档案管理工作的开展产生不良的影响，我们需要对档案管理工作的创新途径、创新内容等进行评测分析，建立事业单位档案管理创新方案评测体系，以确保创新途径及创新内容的科学性及适用性。同时，为了确保档案管理及使用目标的实现，保障评测体系的建立，还需要各事业单位组织与档案相关的档案管理人员、档案使用人员、单位精英管理人员的参与，保障评测体系能够对创新方案进行全面而有效的评测。另外，为激发事业单位基层档案管理人员创新的主动性，还应建立创新奖励机制，以奖励刺激事业单位档案管理的创新，基层档案管理人员的参与，会使创新方案及创新内容更加贴合实际，保证档案管理工作顺利进行。

结语

随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势，而档案管理的创新是实现档案管理工作现代化的必然手段。只有这样才能够解决档案管理工作中遇到的诸多问题，提高事业单位档案管理能力、加快事业单位档案管理创新。总而言之，就是利用信息化技术提高事业单位档案管理及服务质量，满足新时期事业单位档案管理需求。具体地针对现代档案管理理论发展情况、针对数字化网络化档案管理需求，事业单位应加快档案管理信息化建设，加快相关人员的培训与培养。 因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。最后，事业单位档案管理工作作为一项极为重要的工作，各职能部门要加强重视，充分认识其重要性，不断创新档案管理途径，充分发挥档案信息的重要价值，为推动现代化社会的发展做出重要贡献。

（作者单位：平山县人民政府办公室）