试论如何加强机关档案管理工作

吴盛海

摘要：机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作。

关键词：机关档案；管理工作；素质

机关档案工作者要牢固树立活到老、学到老的思想，增强创新发展的意识，强化政治业务学习，以优良的作风和过硬的素质，立足岗位，扎实工作，不断适应社会主义现代化建设的需要，为经济社会发展做出应有的贡献。

一、健全的档案工作制度

为了保证机关档案工作的顺利开展必须建立健全机关档案工作规章制度。在我市近几年的档案工作执法检查中，我们发现，有相当一部分机关单位没有健全的档案工作制度，有的单位甚至根本就没有建立档案工作制度。由于缺乏制度的指导和约束，档案人员一味埋头苦干，结果档案的整理不规范，档案的保管不合要求，档案的利用也达不到应有的效果。大家都知道，完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要以相的制度做保障所谓“无规矩不成方圆”，要使机关档案工作有章可循、有法可依，机关档案部门必须建立缝全机关档案工作规章制度并纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。机关档案工作需要建立的规章制度主要有：其一档案的归档制度（主要包括归档范围、归档时间和归档要求）；其二档案的保管制度（主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施）：其三档案的保密制度（3z要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求）；其四档案的利用制度（主要包括利用范围、方式、要求、批准手续）。

二、机关档案人员除了做好档案的整理，还要做好档案的收集、保管和利用

档案的收集、整理、保管和利用是档案实体管理的基本流程。收集是档案部门积累档案的手段，是档案工作的起点；整理是将无序的档案有序化，是档案工作的重点；保管为延长档案寿命提供物质保障，是档案工作的关键环节；利用则是档案工作的最终目的，档案的价值由此体现。档案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用”，这同时也是档案工作的目标和方向。机关档案人员必须紧紧围绕这十六个字开展机关档案工作。其一收集齐全收集为档案工作提供了物质对象，收集工作质量的高低直接影响到档案的后续工作，因此档案收集应尽可能做到齐全。日常的收集工作要注意三点：① 注意收集账外文件，即本机关收发文登记薄未登记的文件，如各种计划、总结、大事记、党的会议记录、协议等；②注意收集组织人事部门手中的文件，如人事方面的登记表、审批表、介绍信、存根、花名册等；③注意收集声像、实物等非纸质材料的档案，如录音（像）带、相片、各种奖状、证书、锦旗等。其二整理规范档案整理工作在档案总体管理中具有重要意义，它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，因此档案整理必须规范。档案的整理，从分类、组合、排列，到编号、编目、装订、装盒，每个环节都有其标准和要求。档案人员要主动加强业务学习，熟悉每个环节的操作方法，并严格按照相关规定，规范整理档案。其三安全保管要广泛、长久地发挥档案的作用，就必须将档案妥善保管，维护档案的安全。①应根据保存档案的数量，设置必需的档案专用库房和柜架。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；②应根据工作需要增置温湿度计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等；③应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。其四有效利用为机关各项工作需要提供利用档案，是档案工作任务的中心环节，是档案工作的根本目的。要做到档案的有效利用：①机关档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，做好提供利用工作；②机关档案部门必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题目录（卡片）；③机关档案人员应开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

三、良好的工作环境和严格的教育机制是提高机关档案管理工作者素质的重要途经

其一营造良好的工作环境。档案工作是一项枯燥乏味、不易出成绩的工作，是一个冷门岗位，很多人不愿意去从事这项工作，但是这项工作是反映一个单位发展过程，详尽记录一个单位各方面工作数据的基础性工作，为调查工作情况、出台政策法规、核实人事资料等方面提供着重要依据。因此说，机关要学会用政策留人、待遇留人、感情留人。从硬件上，按照现代化、科技化的要求，设立独立的办公、查阅、库房三室，配备电脑、照相、录像、打印、复印、传真、扫描、碎纸机等管理设备和设施，安装标准空调机，不断改善档案保管环境，为从事档案管理工作的人员创造一个好工作环境。从软件上，建立倾向档案管理的政策，关心档案管理工作者的政治进步，关心他们的身心健康，提高他们的经济待遇，为档案管理工作提供充足的经费，支持他们搞科研创新，加大奖励的力度，以良好的发展环境，使他们乐于从事档案工作，进而激发他们工作的积极性和主动性。其二加大教育培训力度。培养和提高档案管理工作者素质，关键是教育。为此，一要抓好继续教育，继续教育是对档案工作者进行知识和技术更新、提高的有效途径。要组织好档案管理工作者积极参加人事部门、档案部门组织的业务知识培训，不断更新知识，学会现代化的管理手段，增加对新生事物的理解和把握，不斷提高自身创造能力及管理水平，以促进档案工作创新发展；二要拓宽教育的方式。要改变传统的教学模式，变填鸭式教学为互动启发式教学，注重教育的针对性和实效性，注重创新性思维的开发，采取座谈讨论与外出学习考察相结合的形式，激发档案管理工作者参与学习教育的积极性；三要提高教育的质量。要改变过去为了学而学，学用相脱节的错误做法，组建高水平的教师队伍，提高教学质量，严格教育考核机制，把学习成绩作为衡量工作实绩的标准之一，把理论研究成果作为职级晋升的重要依据，以鼓励和培养更多高素质的档案工作管理人才。

总之，要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。