工作流技术应用于高校学生事务管理流程优化的可行性分析

唐昕

[摘 要]高校学生事务管理是集教育、管理和服务于一体的繁琐复杂的工作集合。随着高校扩招，学生数量增多，办学规模扩大，学生事务管理工作面临着工作流程繁冗、运行效率低、满意度低等问题。工作流技术是社会信息化发展中的一种新技术，在高校学生事务管理中引入工作流技术可满足学生工作中业务流程处理的需要，实现流程重组与再造，使学生工作在流程优化中得到进一步提高。

[关键词]工作流；学生事务管理；流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.124

[中图分类号]G645.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

随着网络与信息技术的迅猛发展，网络信息资源在“互联网+”时代背景下成为社会发展的巨大动力。近年来，随着我国教育改革的深化，以及高校的不断扩招，学生数量迅速增多，学生事务管理工作量逐渐增加，工作难度不断增强，给集教育、管理和服务于一体的高校学生工作提出了新的挑战，在高校学生管理工作中引入流程优化中的工作流技术，建立高效的事务管理信息系统显得尤为重要。

1 基于工作流技术的学生事务管理流程优化

工作流技术发端于20世纪70年代中期办公自动化领域的研究工作，它是一类能够完全或部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。基于工作流技术的流程优化，通常建立基于工作流技术的Petri网工作流模型，将学生从入校到毕业离校整个过程作为研究对象，以学生在校中的具体业务流程处理为主要线索，对学生工作中各阶段的事务和学生工作人员在管理过程中所扮演的角色进行划分与匹配，简化工作程序、优化工作过程，力求转变目前高校学生工作发展的困境，为改革做准备。

2 现有学生事务管理工作流程存在的问题

2.1 当前学生事务管理工作流程繁冗

通过对当前系统流程分析，发现各项学生工作基本需要经历三次流转，一般先从学校各相关部门到各院系再到学生个人逐层布置，再从学生到各院系再到学校的审批、汇总和上传，最后再从学校到各院系再到学生个人的最终确定。流程存在反复的审批、汇总和统计工作，且基本通过手工操作完成，如此繁冗多余的工作直接导致业务处理的流程变长，影响整体工作效率。

2.2 现有信息系统灵活性差、利用率低

随着时间的推移与工作要求的变化，现有的信息系统已不能满足日益发展的工作需要。虽然工作伴随着自动化的信息处理，但学生工作人员仍需用大量时间做繁琐、复杂的统计、汇总等重复性工作。如常规的奖助学金评定工作，学生需要在系统中提交家庭困难认证信息、奖学金申请信息等，辅导员、院系认证后，学生还需再次提交纸质申请，辅导员不但要在系统中操作一次，同样要在纸质材料中进行再次审核，这不仅没有给奖助学金评定工作带来便利，反而增加了工作程序。

2.3 现有系统缺乏服务性

现有系统的建立仅以完成本部门任务为出发点，缺乏服务性考虑。从调查中发现，目前仍有不少高校管理部门的工作改革目的仅是提高自身工作效率，而作为直接为学生提供服务的学生工作管理部门，却忽略了学生事务管理的服务性。因此流程优化工作，要有助于简化工作程序，提高服务学生办事的质量，畅通信息的纵横传递，从而规范行为，提升服务育人的意识。

2.4 学生事务管理相关部门沟通存在障碍

由于学生工作内容繁杂，事务工作涉及学校不同部门，有时一项工作需要几个部门共同完成。在当前的学生工作中，各部门仅在自己的职责范围内独立开展工作，各部门对学生信息的需求往往存在重复性，增加了工作负担。且在工作中，部门间沟通的媒介往往是电话、QQ、邮箱等工具，传输过程中容易出错，信息的传递也存在时间差与延迟，从而制约了学生事务管理的效率与服务质量。

3 工作流技术应用于高校学生事务管理流程优化的优势

3.1 工作流程规范、流程管理实现统一

工作流技术的介入，将使学生事务管理与服务工作以流程化、标准化要求被规范起来。通过设定标准，定义每个环节的工作内容和程序，重组与优化，实现对各环节工作内容与行为的规范统一，提升管理过程运行的稳定性，也是工作流技术的最大意义所在。

3.2 流程控制力度加强、工作灵活度提高

工作流程的优化设计，是一个宏观而细致的重组过程，是牵一发而动全身的系统工程，人力、资金的投入成为阻碍学生工作改革的障碍。而工作流技术可通过功能分离，既独立设计管理模块，又可插入流程中形成一个整体，有着随时调用、灵活使用的优势。

3.3 服务质量提高，真正转向以学生为本

在工作流技术应用中，学生事务工作流程重组将打破以管理为出发点的职能设置，而真正转向学生事务的服务性需要，以学生在校期间所涉及的事务工作为对象开展提炼和重组。整个过程体现了“以学生为本”的工作理念，重组后的工作流程必然从根本上提升服务质量。

3.4 不同部门间加强协作，实现资源共享

工作流技术采用路由的形式将任务推送到要完成下一步操作的部门，从而将各个任务单元衔接起来。这种推送式的流程化工作模式实现了多个业务部门间的有效协同，删减了多余环节，优化了实际需要的程序。事实上实现了基于互联网的跨部门并联办公系统的公共协同平台的搭建，优化了高校学生事务管理信息化建设。

主要参考文献

[1]胡德平.基于流程再造的高校学生工作模式创新[J].思想理论教育，2009（9）.

[2]陆伟家，张厚军.流程管理与高校学生工作管理效能的凸显[J].扬州大学学报，2008（8）.