浅析会计信息化背景下职业院校的内部控制

张希芹

职业院校内部会计控制是建立完善的内部控制规范及防范舞弊、预防腐败的客观需要，是职业院校自身加强科学化、精细化管理的内在需求，是保证职业院校的教育管理有序、高效运行，实现教育管理目标，提高会计信息的真实性和准确性，维护资产的安全及完整，确保会计工作质量，降低职业院校经济运行风险，而在职业院校内部管理中建立的一个管理控制系统。

一、职业院校会计信息系统的特点

职业院校是一种特殊的组织形式，会计信息系统既有着一般共性，又有自身独有的特性，它是在信息化背景下运用信息网络技术开发用以满足自身财务管理需求的信息系统。

1.会计信息化的发展历程

会计信息系统是伴随着信息技术的发展和会计学的深化而完善的。信息技术的发展深刻影响了会计处理的方法和手段，使得会计信息系统经历了一系列的变革。

（1）手工记账方式。手工记账是会计处理最为原始的方式，会计人员以纸质账本记录经济业务，人工完成记账、结账、科目汇总、报表编制等工作。显然，在手工环境下的账务处理数据量庞大且结构复杂，处理方式繁琐，对职业院校而言，需要耗费太多的时间和人力资源。

（2）会计电算化。会计电算化系统是一种满足内部封闭式的管理系统。具有简化会计循环，消除了手工记账的许多处理环节，改善了信息质量。利用会计电算化实现复杂数据的处理工作。从而实现内部控制的程序化。

（3）网络化会计信息系统。网络化会计信息系统是会计信息化发展的最新阶段。网络会计信息系统是一个开放的、共享资源的信息系统，突破了传统的数据处理范围，将各个子系统结合起来，形成一个统一整体，实现信息的共享和快速传递。

2.职业院校网络化信息系统

职业院校网络化信息系统是职业院校依据自身需求，以网络为依托，进行会计核算，分析、控制、决策的信息系统。它是网络技术与财务管理的有机融合。如图所示。

二、会计信息化对职业院校内部控制要素的影响

随着我国内部控制管理的新发展，在会计信息化的背景下，内部控制系统并未发生本质性的改变，但是，内部控制要素的实质环境发生了变化。以下分别从内部控制要素入手分析会计信息化背景下的变化。

1.控制环境

控制环境是内部控制系统的基础，是影响制定和实施内部控制系统的各项因素的组合。职业院校的内部控制环境主要有领导者的管理意识和专业素养、组织结构、授权和追责的方式以及校园文化、外部环境等。在网络信息化背景下的信息网络系统代替了传统的金字塔式的职业院校组织结构，促进了实时管理的实现。管理者必须树立信息化的相关意识，转变管理理念。职业院校财务部门也应该实时的进行流程再造，使相应的内部控制责任更明晰，效率更高。

2.风险评估

每个单位必须要承担来自组织内部或是外部的风险，职业院校也不例外。网络信息技术的发展给职业院校财务管理带来了增加控制风险的机会以及防范的工具。学院不同的用户可以根据自身的权限访问相关的会计信息系统，例如查询部门经费、查询工资，教职工的经费报销系统与财务部门的核算系统相互关联。这些情况无疑是加大了系统的安全风险，黑客、病毒以及系统自身的缺陷都威胁着会计信息的安全性。我们应该利用新技术作为控制风险的工具，改变新观念，服务内部控制，适当的扩大控制范围，防范风险，保证职业院校财务信息系统安全高效的运行。

3.控制活动

控制活动是指为了保证管理层指令得到有效实施而制定和执行的政策和程序，具体包括管理层对绩效的分析、对信息处理的控制以及项目实体的控制。职业院校具体活动的控制点应做如下调整：货币资金的控制在网络信息化环境下，网上银行与核算系统衔接，基本实现零现金收支，这对职业院校货币资金的控制提出了新要求，应做相应的调整。经费支出的控制在网络信息化环境下，报销人员是业务的起点，他们已经将相关业务的经济内容录入报销系统，核算人员登陆核算系统后信息自动连接，只需要审核发票的合法性和准确性，经费支出的控制应做相应的改动。收费管理的控制在网络化的环境下，收费管理系统可以实现与银行系统以及学生管理系统的对接，学生信息的准确性显的尤为关键，针对收费管理的控制应做相应的调整。

4.信息与沟通

任何组织在日常运营过程中都需要获取并确认组织内部信息和外部信息，并将获取的信息进行内部沟通。针对信息技术的应用，现在的财务信息系统具有信息开放性、更新实时性、获取及时性等特点，在职业院校的内部控制系统中发挥着新的作用。网络信息系统可以衔接各个职能部门，实现财务与其他职能部门一体化。财务人员可以及时了解外部信息，结合实际工作加以利用，在开放环境下的沟通更应该注重信息的品质。所以在网络信息化的背景下更应该加强对内部控制信息的监督，保障内部控制系统的稳定运行。

由此可见，信息技术的应用使内部控制体系发生了一定的变化，提高了职业院校财务管理的效率，网络化会计信息系统的控制范围扩大、控制方式更为灵活，控制的重点转移为相关职能部门信息的准确性和计算机数据的安全性，是人为控制和系统控制的有机统一。

三、网络会计信息化背景下职业院校内部控制系统的构建

传统的内部控制系统的控制重点是防止差错和互相牵制防止舞弊。在新形势下，职业院校信息技术的应用使得内部控制系统分为保证数据安全性和内部牵制两个体系，相应的内部系统划分为系统控制和管理控制两部分。

1.系统控制

职业院校财务系统控制是指系统设计、日常数据库维护、数据储存以及硬件等设备的可靠性的控制。这是在网络化背景下新的控制内容，其直接关系到数据的质量，即直接影响财务管理的水平，职业院校加强系统控制。

2.管理控制

职业院校管理控制是指利用管理学中的组织规划以及资源有限使用等知识，制定一系列诸如工作流程、不相容职责相分离、授权责任制等管理制度。新的外部环境以及信息技术的应用，要求内部控制制度相应的增加新的内容。一下分别从内部控制五要素入手，分析构建职业院校内部控制系统应注意的问题：

（1）完善内部环境，建立健全组织结构。职业院校应对原有的组织结构进行适当的调整，以适应信息系统的要求。例如可以根据数据信息的不同形态分为录入核算、审核记账、报表编制，系统维护、数据分析岗位等，同时组织结构的设置必须与学院规模相适应。

（2）评估业务和信息处理过程中的风险，职业院校应利用信息技术进行风险控制。在如今信息技术高速发展的过程中，职业院校不能照搬传统的内部控制系统，应当注重识别形态内外的风险，调整内部控制系统设计。同时，利用信息技术增加控制的方式，如可以在学院系统开发时，增加系统应用过程中的多方控制点，有效降低信息处理风险。

（3）信息控制活动中运用网络技术，增加内部控制。增强职业院校会计系统的预防性功能，会计或是审计人员应当处理“实时”的思想，针对关键点制定相应的实施控制制度，做到事前预防和事中控制。另外，要利用信息技术，实现一体化管理，有效整合职业院校信息，提高财务管理效率。

（4）加强对信息系统的定期评估。由于计算机的广泛应用，财务人员对财务信息系统产生的数据依赖性越来越大，这些数据只有在严格的控制之下才能具有准确性。同时，也只有加强控制，适时进行内部控制的评估和调整，才能规避风险，预防和减少舞弊事件的发生。

随着计算机、网络技术在财务中的应用，改变了职业院校的运行环境，给职业院校财务管理带来了变革。职业院校需充分利用会计信息，建立完善的内部控制制度，满足管理需求，为职业院校进一步发展提供保障。