刍议企业社会保险业务档案管理方式的创新

付彧 李廷园 沈沉

摘要：经过多年的改革与探索，我国已基本形成以养老、医疗、失业、工伤、生育保险为主的社会保障体系，同时也形成了庞大的社会保险业务档案。文章论述了加强企业社会保险业务档案管理的现实意义，通过比对地方经办机构、企业社会保险管理机构不同的管理方式，分析管理中存在的问题，进而探寻企业社会保险业务档案管理方式的创新。

关键词：企业管理；社会保险；保险业务；档案管理方式；社会保障体系 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2016）05-0164-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.05.082

社会保险业务档案既是经办社会保险业务的记载，也是稽核社会保险经办工作是否依法合规的重要载体。作为企业的社会保险管理部门，加强社会保险业务档案管理是加强社会保险管理和提高服务水平的具体体现。

1 加强企业社会保险业务档案管理的现实意义

社会保险业务档案是参保单位和参保人履行缴费义务、享受社会保险权益的原始凭证，贯穿于社会保险参保登记、保险费征集缴纳、保险待遇核准发放、稽核考量等社会保险业务全过程，是对参保单位和参保人权益的真实记录，是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据。《社会保险业务档案管理规定（试行）》要求各地方社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录资料，按照档案方式严格加强管理、集中保存。

2010年10月28日，第十一届全国人民代表大会常务委员会第十七次会议通过的《中华人民共和国社会保险法》强调了社会保障是社会安定的重要保证。十八大报告也提出，要“健全社会保障经办管理体制，企业社会保险经办管理服务也要做到全覆盖，实现便捷高效服务、均等机会、信息化管理等”。经办管理的内容亦非常广泛，包括社会保险政策制度的实施、社会保险关系的建立和权益记录、社保基金的征缴和管理、社保信息查询和服务网络布局等，都将成为改进民生、加强社会建设、促进社会和谐的重要举措，这些举措的落实到位都与社会保险业务档案密切相关。另外，随着社会保险制度的逐步规范，以养老、医疗、失业、工伤、生育保险为主的社会保障体系逐步形成，涉及人员范围增多，参保资料也日益增多。企业社会保险管理肩负重要的社会责任，不仅负责社会保险政策的贯彻落实，维护职工的合法权益，甚至对于参保人的保险诉求负有宣传、解释、协调的职责。这些工作的开展必须依靠社会保险业务档案的科学管理和合理使用。

2 企业社会保险业务档案管理中存在的问题

2.1 企业社会保险业务档案信息化管理程度不高

企业社会保险业务资料种类多，目前社会保险业务档案管理没有建立信息化系统，部门之间没有建立起信息共享的平台，少数职能部门信息化应用相对滞后，造成部门资源很难及时共享，影响了相关部门配合协作的效率，甚至造成有些工作环节脱节。社会保险业务档案数量日益巨增和传统落后的管理模式之间的矛盾，纸质档案传统检索、服务手段落后同现代化管理需求多样化之间矛盾日益突出等，无一不需要利用现代化的信息手段来解决。

2.2 业务资料归档不及时以及多头管理的现象

社会保险费的管理涉及部门多且管理部门较多，由于部门之间配合协作的效率不高，相关岗位职责不清，在经办过程中，经常出现业务档案归档不及时、未分类保存、资料不全等情况。具体来说，主要是工作中将业务重点放在社会保险基金的收缴、上解、支付与发放上，对形成的业务档案材料收集、整理不够重视，导致材料收集不及时，手续不齐全，不符合归档要求。另外，对于形成时间久远的材料，缺乏统一的管理，甚至造成丢失。

2.3 重要资料随意保存、丢失的情况屡见不鲜

由于社会保险业务涉及面广、人数众多、政策性强、利用率高，增加了管理难度。重要资料随意保存、丢失的情况导致参保人无法核实个人保险待遇，最终诉诸法律，给企业和参保人都造成了无法挽回的损失。笔者所在企业在某年度职工基本养老保险补缴工作中，由于部分参保人原始社会保险资料的缺失，滞后了补缴工作，部分参保人甚至不能开展补缴工作，影响了职工的养老待遇。因为涉及到职工切身利益，一定范围里职工不满情绪增加，同企业之间的矛盾增加。

2.4 社会保险业务档案管理人员管理专业素质缺乏

作为社会保险业务经办人员，除了掌握业务技能和档案管理的基本知识外，一些文秘学、情报学、计算机等相关的学科知识也是处理业务的基本能力。而当前，由于社会保险行业的迅猛发展，大量从事保险工作人员都是兼职人员，缺乏社会保险业务的管理经验和基本的档案管理知识，多数工作都是疲于应付，综合素质仍有待提高。有些社会保险业务是基层交流上来的“转行”人员，工作者事业心不强，业务上不能精益求精，欠缺奉献意识与敬业精神，缺乏知识更新的主动性与自觉性。

3 企业社会保险业务档案管理创新策略

随着社会保险业务档案规范化、信息化发展趋势以及社会保险业务档案服务性功能的重要性逐渐凸显，结合实际操作中的经验，探索提出四点社会保险业务档案管理策略：

3.1 加快业务档案管理的信息化建设

社会保险业务档案信息化、数字化建设是信息社会对社会保险业务档案工作的基本要求，同时也是业务档案工作在信息社会赖以生存的条件之一。要加快信息化建设的步伐，使之尽快融入信息社会，就必须用现代信息技术改造传统的管理模式。探索建立人社、税务、就业、银行等相关部门数据联网，实现信息资源共享。将社会保险费参保、核定、征收、缴费等业务数据化、管理信息化和服务网络化，使档案管理信息系统数据和业务信息系统数据对接，减少大量的重复性工作，加速实用、通用软件的研制，加快业务档案信息数字化处理步伐，最终实现业务档案管理的全程信息化。并持续推进企业社会保险信息化建设，逐渐建立社会保险业务档案多种介质相互转换和备份的有效途径，逐步变手工编制归档目录为自动编制归档目录，变手工检索为电子检索，变人工统计利用为信息化统计利用，变传统的适用于手工检索案卷级管理为更适用于信息化的文件级管理，将纸质档案过渡到数字档案或二者共存的模式。

3.2 加强社会保险各级管理部门之间的协作

对社会保险业务档案管理业务进行培训、交流、沟通，使各管理部门能更加全面、深入地掌握社会保险相关知识，提高业务档案管理的质量和效率。鉴于企业下属各单位分布较散、相互距离较远，资料传递存在丢失、责任划分不明等安全风险，可按照管理权限进行两级管理。企业层面的社会保险业务档案由机关社会保险经办机构进行管理，具体包括企业社会保险基金收支管理、社会保险缴费及地方社会保险经办机构核准的保险费、待遇申报等资料；各基层单位层面的社会保险业务档案由各单位进行管理，具体包括本单位职工个人资料、本单位社会保险相关申报资料及公司核准的材料。企业和基层单位各司其职、各负其责，分工明确、责任清晰。

3.3 推进业务档案管理的科学化建档

进一步改进社会保险业务档案的收集、整理、归档、保管、提供利用等管理方式、交接流转形式等。机关社会保险经办机构对业务档案的归档范围、管理要求、管理制度、保管期限等做统一规定，建立个人社会保险业务档案，统一档案外观，统一档案盒、背脊标签、归档封皮、目录记录及档案的专门存放场所等，把基本养老、基本医疗、补充医疗保险和企业年金等账户手册统一归入档案，与其他待遇资料一并按照年度进行归档，资料齐全、一目了然，方便职工查询，使社会保险业务档案统一美观，也保证了职工内部调转时社会保险业务档案的一致性，利于管理，推进了社会保险业务档案标准化建设进程。基层单位作为直接管理部门，按照档案形成途径进行及时、全面归档。及时对参保人岗位变动、退休、死亡等身份变更等变化的社会保险业务档案进行收集归档，定期上交资料，确保资料的完整。

3.4 充分利用社会保险业务档案

提高社会保险业务档案的现代化管理水平和业务工作水平，通过科学运用促进业务档案的管理，把企业和个人社会保险业务档案上由死信息变成活数据，努力把档案作为基础建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量，为企业科学评价社会保险制度运行情况和未来趋势，制定有效的社会保险政策、制度提供科学依据。同时，便于对社会保险工作进行监督检查，及时发现问题、总结经验、查找不足、改进提高，真正提高资料、数据安全系数和利用效率，落实好社会保险这项惠民工程。

参考文献

[1]人力资源社会保障部和国家档案局.社会保险业务档案管理规定（试行）[S].2009.

[2]尚芳.社保业务档案管百年——专访人力资源社会保障部社保中心负责人[J].中国社会保障，2009，（9）.

[3]孟昭喜.社保经办：以参保人员为本——改革开放30年社会保险经办事业发展记略[J].中国社会保障，2009，（1）.

[4]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界（理论版），2010，（4）.

[5]吴志芬，谭中和.如何增强社保经办管理能力[J].中国社会保障，2008，（3）.

[6]刘涛.谈谈档案工作的“有为”与“有位”[J].科技咨询导报，2006，（14）.

[7]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2005，（3）.

[8]高文华.档案现代化管理初探[J].办公室业务，2005，（2）.

[9]柳青，董娟，林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2005，（4）.

[10]刘瑛.质疑档案工作能否产业化管理[J].兰台世界，2005，（7）.

（责任编辑：蒋建华）