依托信息化提升人力资源管理水平

曾全 陈慧

人力资源作为公司管理的关键要素之一，实现管理信息化，将大力提高人力资源管理水平。近年来，中铁五局二公司以人事档案为基础、人力资源信息系统为平台，分项落实、持续推进、紧密结合、努力创新，有力推进了人力资源管理信息化进程和应用。

领导重视 配强资源

按照中国中铁股份公司、中铁五局统一部署，二公司早在2010年1月初就组织召开专题会议，提出了确保2010年3月人力资源信息系统上线运行、2011年10月前人事档案整理到位的总体目标，并在人力、物力、财力上给予最大支持。会后公司人力资源部立即行动，制订相应的工作方案和计划，明确具体推进时间表，分阶段、有步骤、有重点地推进公司人事档案和人力资源信息系统管理工作，做到了工作有计划，推进有目标。

公司对办公室场地想方设法进行调整，确保了三室（办公室、阅档室、档案室）分开；对人事档案管理工作投入专项资金，配备了空调器、摇柄式专用档案柜、除湿机、温湿计、灭火器、遮光窗帘等专用设备，完善了档案保管条件。

分步推进 持续更新

二公司人事档案和人力资源信息系统数据的完善经历了整理、复核、整改三个阶段，并持续更新。

——整理建库，搭建人力资源信息管理平台。按照《中国中铁股份有限公司干部人事档案管理办法》相关要求，公司组织了近20人在15个月内对在册的1 154名干部、1 240名工人档案进行了整理；抽调近50人协助人力资源信息系统管理员对人力资源信息系统数据进行采集，一个月之内完成了2 636名在册人员人力资源信息系统所有数据采集，系统数据采集质量位居全局前列，确保了2010年3月系统上线运行。

——检查复核，确保人力资源系统数据源准确。为了确保人事档案基础资料与人力资源信息系统数据完全一致，公司加强复核，力求在材料鉴别上做到“细”，在档案材料分类上做到“准”，在档案装订上做到“好”，为人力资源系统数据源奠定可靠坚实的基础。

——整改到位，为人事决策提供真实准确的信息。参照复核检查中存在的问题，专业人员逐条核对，坚决整改；对档案目录按要求全部进行双面重新打印，档案标签全部高标准重新粘贴，做到整齐划一。2015年，公司再次对干部信息进行复核，根据《股份公司干部人事档案专项审核工作视频会》要求，全部完成了干部人事档案“三龄二历”的审核、档案盒及目录更换。

——持续更新，确保人力资源信息系统数据准确。公司对员工人事档案每月整理装订，日常数据随时在系统中更新，当月人员变动信息必须清理完毕，能随时保证人事档案和人力资源信息系统数据的准确完整。

开拓创新 重在运用

人力资源管理信息化建设除了实现规范管理外，更重要的还要实现有效管理。

——劳动合同管理到期预警，确保时效。按照新《劳动合同法》，公司重新对员工劳动合同签订情况进行了清理，与劳动合同到期人员重新签订了新版劳动合同，对合同进行整理、归档，建立劳动合同签订情况台账，并对数据库劳动合同信息进行了维护，实行劳动合同到期预警，及时联系项目和员工续订并归档，保证了劳动合同的有效性。

——员工动态月月校正，更加准确。公司每个月对人力资源信息系统数据进行清理，及时录入员工变动情况，并利用Excel功能进行汇总后，与数据库导出的员工动态表进行对比，可以及时发现员工变动而未下令等管理问题，为员工有效管理提供信息数据依据。

——建立人力资源管理模板，形象反映员工数据情况。为了更直观地反映人力资源现状，公司创新了人力资源系统应用方式，根据需要自行设计了人力资源模板，以PPT形式图文并茂地直观反映员工结构、分布及重点数据情况，及时为领导提供参考依据。同时，公司学建立了Excel版员工动态信息，与人力资源系统同步维护，能快速准确地提供各种员工相关信息，解决了因网络等限制给人员信息查询带来的困扰。

——完善人力资源信息系统功能，提高工作效率。公司将人力资源信息系统作为人力资源部核心数据源的管理系统，依据UFO报表系统，建立各项数据的统计报表，及时准确地为公司领导和相关单位提供服务。在完善基本使用功能的基础上，管理部门还深化了员工花名册及卡片报表功能，根据日常工作所需设置全员花名册、专业技术职务花名册、工人技能等级花名册、员工履历表、干部任免审批表、拟提拔任用干部签认表、干部考核登记表、员工离职审批表及分析等各类卡片报表，将公司副队长以上管理人员基本信息全部以履历表形式导出Word文档，分类编目，制成电子查询手册，分成三册，发给公司主要领导查询，并定期更新；在此基础上建立起后备人才储备库。

中铁五局二公司不断完善人力资源信息系统内容，并结合实际需要加以合理开发利用，让人力资源系统操作轻松、信息准确、应用给力，提升了人力资源管理水平，提高了工作效率。

（责任编辑：李万全）