河北省流动人员人事档案管理问题研究

彭宗忠

流动人员人事档案作为个人择业自主权和单位用人自主权逐步落实的伴生物，是人事档案大家庭中的一支新兴力量。流动人员人事档案能够为流动人员进行身份认定、工龄计算、职称评审、办理保险、退休审批等方面提供重要凭证，是用人单位准确选择和正确评价人才的重要依据。流动人员人事档案工作水平的高低直接影响到流动人员的切身利益，关系到国家人才强国战略的实施。

一、流动人员人事档案的涵义和特点

流动人员人事档案是流动人员在不同的工作岗位上，有关组织和团体在人事管理过程中形成的，记述和反映个人经历、德能才绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来的，以备查考的各种历史记录的集合。它既与传统干部档案存在共性特征，比如在管理原则、工作内容等方面两者是相通的，但是流动人员人事档案也有其自身的个性特点：

1.来源广泛性和内容复杂性。流动人员主要是指以自己知识技术等智力条件为基础，以脑力劳动的方式为主进行职业活动，不受政府人事部门直接管理的人员。由于这类人员来源的行业性质不同，工作内容差异很大，因此形成的档案内容必然也是多种多样。2014年中共中央组织部，人力资源社会保障部等五部门发布的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》当中明确规定了流动人员人事档案分为八大类，其涉及面非常广泛。

2.转递频繁性。用人单位和求职人员实行双向选择，用人单位要求求职人员“档随人走”，此外，大部分刚刚毕业的大中专学生，他们工作不稳定，居所不稳定，变动性很大，也导致了流动人员人事档案转递具有频繁性。

3.需求多样性。市场经济的多样化决定了个人生活和切身利益的维护会经常用到人事档案，比如医疗、养老、户口、购房、工龄、入党、参军、考研、出国、政审等等，或者根据档案内容开具存档、经历、亲属、未刑、履历等公证证明，各类背景调查等其他证明。

二、河北省流动人员人事档案工作的成绩和不足

河北省负责流动人员人事档案管理工作的机构是省人才交流服务中心和各设区市县（市、区）人才服务中心，它们分别隶属于河北省人力资源和社会保障厅和当地的人力资源和社会保障局，各级人才服务中心的管理体制已经建立健全，机构设置基本合理，管理范围、服务标准和服务流程较为明确，流动人员人事档案得到了规范化管理。但同时也存在着很多的问题和不足：

1.“失联”数量多。河北省人才中心保管的档案总量为38万余份，其中有8万份档案与主人“失联”；秦皇岛市人才交流服务中心存流动人员人事档案5.6万余份，有8000余份档案处于“失联”状态；邢台市人才中心保管的5万余份大中专毕业生档案中，有近1.2万份长期处于无人问津的“休眠”状态；沧州市人才中心近3万份档案与主人“失联”，等等。 档案所有者长期和档案失联，让档案处在“休眠”状态，将对个人升学深造、报考公务员、专业技术职务晋升、各类政审、参加社会保险、确定退休待遇等方面造成影响。

2.“再增值”困难。人事档案的动态性管理不到位，流动人员取得新的学历、劳动合同或其他材料没有及时归入人事档案，在评定职称、考研、出国等情况下需要依据档案出具相关证明材料时面临诸多不便。

3.可利用率低。档案材料不全和档案材料信息内容失真是导致利用率低的主要原因，不少个人和单位不重视人事档案材料的收集和归档，反映能力水平、教育培训、工作经历的材料寥寥无几。除此以外，人事档案信息大部分是由个人和单位填写，其中容易参杂虚假浮夸的东西，无法真实反映个人的真实情况，这给以后的利用工作造成了很大的麻烦。

4.服务效率低。各地档案信息化建设行动缓慢，大部分地区的人事档案仍然是纸张保存，遗失和损毁难以弥补；查询和流转仍然靠手工操作，费时、费力，效率低下，与流动人员人事档案信息化建设的目标相距甚远。

三、河北省流动人员人事档案工作存在问题的原因分析

1.档案意识不强。这是档案“失联”数量剧增和档案信息“失真”的主要原因，由于的宣传力度不够，致使用人单位和流动人员对流动人员人事档案相关政策认识模糊。在用人单位方面，他们更看重的是能力，对求职人员的档案漠不关心；而在流动人员方面，认为档案与当前利益关系小，存档费用高，调动程序繁琐，因此导致“死档”“弃档”不断增加。

2.缺乏动态管理。从各地人才服务机构的调研情况来看，目前流动人员档案基本上处于你交我收，只存不管的状态，缺少动态更新和开发利用。原因在于：流动人员就业单位较为分散且变动频繁，档案材料收集渠道不畅，流动人员实际的工作经历不能及时更新补充，档案管理不规范，不符合人事档案“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求， 更不能适应流动人员变动性较强、流动快、人员杂的特点。

3.信息化水平相对落后。目前，我省流动人员档案信息化建设还处于初步发展阶段，各级人才流动服务机构对档案管理信息系统的使用还没有统一的规范，人才机构之间的资源无法共享，不能实现快速、准确的查阅利用，不能提供高效便捷的服务，一方面给流动人员的信息查询带来麻烦，二是在管理和查询过程中容易给流动人员有机可图，对其档案信息进行涂改、造假。

四、改进河北省流动人员人事档案管理工作的有效途径

流动人员流向复杂，需求多样，因此其人事档案管理难度大，为有效解决在管理过程中出现的问题，我们还需在实践中探索，在探索中完善。

1.加强宣传，营造流动人员学习认知人事档案管理政策的良好氛围。通过电视、广播、网络等各种新闻媒体让社会公众知晓流动人员人事档案的性质、作用，以及国家关于流动人员人事档案的有关政策和规章制度，让用人单位和流动人员个人都能够理解和接受流动人员人事档案这种管理方式，让社会流动人员都了解人事档案与自身利益息息相关，只有将档案交给人才交流机构管理并能定期进行补充材料才能实现保留干部身份、工龄计算、保险缴费、档案工资调升这些待遇。

高校毕业生是流动人员中比较庞大而且重要的一支队伍，因此加强高校毕业生毕业前的档案宣传教育是增强档案意识的关键一步，在毕业生离校之前，高校档案馆和学生管理部门要注重对毕业生档案相关知识和政策的宣传，增强每位毕业生的档案意识和档案观念，让毕业生认识到人事档案在维护自身合法权益时的重要作用，毕业后要把自己的档案托管到人才服务中心并及时报到，避免毕业生只顾眼前利益，而忽视了人事档案的最终价值。

2.建立健全流动人员人事档案管理规章制度，实现日常管理的系统化、制度化。制定统一的流动人员人事档案管理制度是实行规范化管理的前提，在此基础上跟踪记载日常业务情况，确保接收、转递、收集、鉴别归档、查阅、保密保管、检查核对等各项工作有章可循，有据可依，规范运行，确保人事档案信息的统一性、准确性、保密性、完整性。在收集方面，要建立流动人员档案材料收集网络，确定档案收集范围，保持与当地各高校、企事业单位的联系，采取定向收集、跟踪收集等方法，督促流动人员及时更新材料，将能反映个人诚信、业绩、贡献的材料归进档案中，确保形成的材料真实完整齐全；在鉴别归档方面，要时刻提高警惕，如发现材料不完整，积极联系用人单位或本人进行补充，必要时用人单位或个人要写文字说明阐述缺失原因放入档案中，以确保档案内容的完整性，还要避免一些无用的或虚假档案材料归档，对于不属归档范围的材料要及时退还有关单位和个人，避免给日后的管理带来不必要的麻烦；在保密保管方面，档案管理人员时刻提高警惕，防止丢失任何档案材料和擅自泄露档案内容，不得利用职权擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

3.建立统一的流动人员人事档案信息管理平台，实现日常管理的现代化。通过录入委托单位资料、个人基本资料和人事档案资料等基本信息，建立流动人员信息库。对纸质档案实行信息化管理。档案材料缺失且形式不规范的，要采取通过补充收集、原件复制、完善手续、填写相关说明等方式进行补充和规范，保证流动人员人事档案的真实、准确、完整和规范；建立流动人员档案变更可追溯制度，对所有补充和规范的材料，需注明经办人、办理时间并加盖所在单位人事部门公章，以便能够科学准确的确定流动人员人事档案的来龙去脉。

对流动人员人事档案实行“双套制”管理，建立流动人员的电子档案。通过将纸质文档进行扫描，然后录入到专门的人事档案管理系统，以电子文件的形式将流动人员人事档案存储在数据库，形成流动人员电子档案库，实现对流动人员档案的数字化管理。同时，要安排专人对信息库和电子档案库进行及时动态更新，确保流动人员信息的准确性和时效性。尝试通过统一的软件实现一点受理、多点提供服务，省内各地人才管理机构能够按照各自权限实现数据共享，逐步实现全省流动人员人事档案管理的信息化、网络化。值得注意的是，由于电子文件被修改后很难被发现痕迹，因此，做好电子档案的安全保密工作是实现档案现代化管理的重要保障。

4.加强档案技能培训，提高档案管理人员素质，努力为社会提供优质服务。各级人才管理机构要明确人事档案工作的定位和服务方向，加强档案管理人员的学习和技能培训，以便为社会提供更优质的服务。首先档案管理人员要有较高的政治素质和法律意识，他们需要向用人单位和个人宣讲党和国家有关人事人才方面的政策，能够让流动人员真正领会其中的内涵；其次，档案管理人员还要具备一定的专业技能和较高的计算机水平，掌握流动人员人事档案管理的基本原理和方法；再次，档案管理人员还需要良好的职业道德，为流动人员提供免费优质的公共服务，切实把党和政府的惠民政策落到实处。

基金项目：河北省人力资源和社会保障科研合作课题“河北省流动人员人事档案管理问题研究”，课题编号：JRSHZ-2015-03009。

（作者单位：燕山大学里仁学院）