事业单位档案信息化建设标准要求及措施

张蕾

【摘 要】随着科技的发展，事业单位档案工作已由纸质档案转向数字化，信息化档案管理模式，通过网络、数字实现档案查询不受地域、时间和文件数量的限制，人们可以在任何时间任何地点浏览档案全文，实现全民档案利益最大化。档案信息化建设的道路还很漫长，需要事业单位档案部门从各方面提高重视，提高档案信息化建设标准，加强档案信息化建设要求是当前档案部门需要做的重点工作。

【关键词】信息化；标准及要求；档案管理

随着科技的发展，事业单位档案工作已由纸质档案转向数字化，信息化档案管理模式，通过网络、数字实现档案查询不受地域、时间和文件数量的限制，人们可以在任何时间任何地点浏览档案全文，实现全民档案利益最大化。档案信息化建设的道路还很漫长，需要事业单位档案部门从各方面提高重视，提高档案信息化建设标准，加强档案信息化建设要求是当前档案部门需要做的重点工作。本文就如何加强档案信息化建设标准要求及采取的相应措施谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

一、事业单位档案信息化建设标准

（一）档案信息数字化、网络化管理。档案信息数字化、网络化建设是档案信息建设的基本标准，是档案信息化建设的前提条件。因此有条件的档案部门要采取分批或分步骤将历史档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。早日实现历史档案的数字化、网络化管理。同时，在新的档案形成过程中，要将电子档案及时的进行收集整理并归档，以免造成电子档案的丢失。但需要强调的是虽然电子文件功能的不断增强、数量的迅速膨胀，但还需将相同版本的纸质文件同时归档。

（二）档案信息接收、传递、存储、利用一体化管理。档案信息化建设要实现接收、传递、存储、利用一体化管理，这就要求档案工作人员能够熟练掌握计算机技术，及时将电子文件进行接收、传递、存储，并利用网络实现与档案利用者进行共享。

（三）档案信息归档双轨制，高度共享。无论是电子文件还是纸质文件在信息化建设过程中都是不可取缔的文件，两者相互并存，同时发挥着重要作用。纸质文件由于具有原始性，其法律作用和凭证作用将会延续相当长的时间，而电子文件由于其法律地址尚未得到认可，其还不能完全取代纸质文件的地位。因此在归档的过程中要将电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

二、事业单位档案信息化建设要求

（一）实现科学化、规范化。档案信息建设是实现档案信息资源共享，这就要求在档案信息建设过程中要实现科学化、规范化、标准化管理，从而减少、消除档案信息化建设过程中的无序、重复状态，使档案管理达到规范与统一，从而促进档案信息的交流与共享。

（二）实现整合，互通有无。档案信息化建设涉及到档案工作很多方面，必须对档案进行整合，合理地分配与整理档案，并通过网络实现档案资源的共享。这就要求档案管理部门在配备现代化设备的基础上，各部门及人员要通力合作，互相配合，实现档案信息的整合，使档案信息化建设迈上一个新的台阶。

（三）提高整体效益和质量。档案信息化建设不是一蹴而就的事情，是一个长期的任务，这对档案工作人员提出了更高的要求，在档案信息化建设过程一定不能懈怠、要时刻保持清醒的头脑，要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要加强档案安全意识，对涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

（四）档案信息化建设要确保网络安全。网络安全建设是在档案信息化建设的同时，不能忽略的重要问题。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制，如设置机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等。高度重视安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关规定和要求。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不与外网连接，安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等。同时还要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

三、加快事业单位档案信息化建设进程的措施

档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律法规正逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现多样性，事业单位应根据国家的有关法律法规，结合其实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系，加快事业单位档案信息化建设进程。

（一）加强事业单位档案信息化基础设施建设。根据档案信息化建设的实际需要，有条件的地区可建立数字化档案馆，配备高性能计算机，扫描仪、数码相机、数码摄像机等相应的设施设备，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。加强规章制度建设，细化相应规范细则，加强档案工作人员的培训，提高档案工作人员的专业知识和业务能力水平。

（二）加强事业单位档案信息资源建设。事业单位要做好电子文件收集、归档和管理工作。要建立电子公文归档制度，按照制度要求，分清责任，厘清职责，及时对已产生电子公文进行归档储存。同时档案主管部门要对事业单位进行相应指导，对事业单位提出的疑问和咨询提供必要的帮助。

（三）加快事业单位管藏档案的数字化进程。有条件的事业单位要加快档案数字化进程，针对本单位情况制定合理的档案数字化速度。在新增数字化档案的同时，也要对以往的历史档案进行数字化处理。实现有计划，有步骤的采集和补录。在录入电子档案的同时也要重视纸质档案的存档建设。

四、加强管理，提高事业单位档案信息化建设速度

（一）培养事业单位档案工作人员业务能力。档案信息化管理就要求档案工作人员具备较高的业务能力，对使用计算机等设备要熟练，这就要求档案管理部门要加强对档案工作人员的培训，通过学习培训提高他们的业务能力，能够充分利用网络进行档案的收集与保存。同时还要提高档案工作人员的档案提取能力，在复杂档案的收集过程中，提取有档案存储价值的档案材料进行留存，从而达到档案高效利用的目的。

（二）提高事业单位领导重视程度。提高领导重视程度，是做好档案信息化建设的关键，只有领导重视，才能在各方面为档案信息化建设提供优质的服务。因此要提高档案部门领导的重视，加强对电子档案归集的监督机制，促进档案信息化建设的顺利发展。

（三）建立事业单位档案信息建设安保制度。为保证档案信息化建设能够健康有效的进行，必须要建立档案信息安全保障制度，建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理等工作规章制度。加强计算机网络信息的加密、隔离等安全保障措施，指定专人负责档案计算机的使用和管理，按要求设定开机密码，确保计算机的安全和档案保密提高档案信息的安全保障力度。

（四）实现事业单位档案信息建设标准化管理。格式统一的数字档案资源、规范的数据填充，严格的标准化管理，对将来档案的联网和档案使用人员有着重要意义。因此在档案信息化建设过程中要严格执行国家档案局制定的各项技术标准，做到档案信息标准化建设。