马莎百货公司档案管理方法及经验探析

安芳

摘要：马莎百货公司的档案工作是英国企业档案工作的优秀范例之一，公司档案馆通过规范的档案管理方法建立了合理的馆藏体系，积极开发档案资源、提供档案服务，取得了极大成功。笔者通过介绍马莎百货公司档案馆的历史发展及管理方法，总结其档案管理经验，为我国企业档案管理提供参考。

关键词：马莎百货档案管理方法经验

英国马莎百货（Marks & Spencer，M&S）起源于1884年Michael Marks设立的小货摊，目前已发展成为世界知名的大型百货零售集团，在全球开设800多间分店，营销产品涵盖服装、食品、家居用品等。作为一家历史悠久的大型连锁商店，M&S公司产生并积累了大量档案，这些档案既是重要的公司资产，也是宝贵的社会财富，因此，有效的管理并利用这些档案成为M&S公司档案馆的重要任务。M&S公司档案馆已建立30余年，在企业档案管理方面积累了丰富的经验，介绍其档案管理方法可供其他企业学习借鉴。

一、M&S公司档案馆概况

（一）历史变迁

M&S公司档案馆建于1983年，建设初衷是服务于公司100周年纪念日庆祝活动。此前，公司的大量历史文件分散于总部各个部门，档案馆建立后积极开展档案收集整理等工作。由于馆藏增长、利用不便等因素的影响，档案馆馆址几经变迁：最初设立于贝克街的M&S前总部，后来曾迁移至公司分销中心的仓库、伦敦北部的伍德格林仓库，但这些馆址在馆藏安全控制、公众访问等方面均不理想。2012年，档案馆迁至利兹大学内专门新建的Michael Marks大楼，档案馆新址距离利兹市中心仅一英里多，现代化的硬件设施和优越的地理位置为开展档案工作提供了良好条件。

（二）发展现状

目前，集团秘书（Group Secretary）对公司档案馆负有管理责任，M&S公司档案馆馆藏增长迅速，现已形成数量丰富、类型多样、内容齐全的档案馆藏体系。至2012年，档案馆馆藏已超过七万件，既包括纸质、数字形式的文件材料又包括服装、配饰等实物样品；馆藏内容涉及总公司部门文件、个人文件、商店文件、产品部门文件、艺术作品多个方面；馆藏内容的时间跨度为1884年至今。

M&S公司档案馆的工作既得到了公司内部的认可，也获得了档案界、教育界等社会各界的赞誉。在公司内部，档案馆作为历史遗产继承者的形象逐渐深入人心，特别是自2009年来，档案工作地位不断提升，档案工作情况已五次出现在公司《年度报告和财务报表》中。M&S公司档案馆还赢得了许多社会奖项：2014年，档案馆凭借优秀的教育项目获得2014年遗产教育的桑福德奖（Sandford Award）；2015年，档案馆与利兹大学组成的合作团队获得了北部教育奖项的雇主参与奖（the Em？ ployer Engagement Award），并获得了《泰晤士报》高等教育奖奖项的“杰出雇主参与创新奖”题名。此外，由于档案馆向参观者提供的高质量服务，被授予英国的旅游景点质量保证计划奖（Visitor Attraction Quality Assur？ ance Scheme）。

二、M&S公司档案管理方法

M&S公司档案馆既注重档案的实体管理，也注重档案信息资源的开发利用。档案馆建立了规范的档案管理工作流程，制定了《M&S公司档案馆馆藏发展政策》《M&S档案访问声明》《M&S档案访问协议》等规范档案工作。

（一）档案收集工作

1.收集方式。M&S公司档案馆通过收集公司内部材料、征集社会公众材料两种方式发展馆藏。档案馆一般从公司各部门收集最新产品、近期商业资讯并向公众征集原始的、曾风靡一时的产品等。档案馆与M&S各个部门保持着密切的工作联系以确保材料的直接移交，档案馆与业务部门共同鉴定材料是否符合《M&S公司档案馆馆藏发展政策》，经鉴定需移交的材料信息会被列在定制的移交清单上。移交清单包含详细的时间表，各部门根据时间表进行定期检查；部门内部有涉及移交清单的相关规定，档案团队有责任确保各部门相关规定的适宜性。M&S公司档案馆面向公众征集与M&S相关的材料，但档案馆不主动购买材料来扩充馆藏、不向捐赠者提供报酬，而是鼓励公众以礼物的形式捐赠档案。随着馆内公众捐赠品数量的增加，档案馆从2015年收集到的数百件公众捐赠品中选出一部分举办临时展览，并邀请公众发现最佳捐赠品。

2.收集范围。M&S公司档案馆在《M&S公司档案馆馆藏发展政策》中列出了归档与不归档文件的范围，确定了八种重点收集对象，包括：与M&S创办者家族相关的文件，与公司政策原则发展相关的文件，与员工福利、工作生活相关的文件，总公司部门反映公司关键工艺和创新的文件，畅销产品、代表新技术或新设计的公司产品，公司的广告和营销材料等。此外，为筹备馆址向利兹大学迁移，档案馆于2009-2011年间进行了大范围的馆藏统计工作，并据此确定了馆藏优势区域与相对薄弱区域，档案馆针对馆藏薄弱区的内容归纳出四类需着重收集的对象，分别是：老式的男装样品、老式的童装样品、涉及M&S国际业务的文件（20世纪60年代至今）、涉及M&S创新与工艺的文件（20世纪60年代至今），这四类成为档案馆的重点收集对象。

（二）档案鉴定、保管等实体管理工作

除在各部门移交档案前进行鉴定外，M&S公司档案馆还在其他管理环节进行鉴定。例如，档案馆对数字材料的格式转换要经过具体讨论、鉴定，找出最合适的转换格式；M&S档案人员通过与公司秘书、法律团队的磋商、鉴定后，有权决定文件是否应永久保存；对于已捐赠给M&S公司的档案，档案人员仍有权鉴定后再剔除，经鉴定需剔除的档案，档案馆一般先告知捐赠者并返还档案，对于未能返还捐赠者的档案，档案馆会将档案转交给其他收集组织。

M&S公司档案馆十分注重档案保护，严格控制档案保管条件。档案馆将档案按艺术品状态存储，库房的温度控制为16℃左右，湿度控制为40%左右；档案陈列室主要使用荧光灯和卤素灯进行照明，部分展区为了保护展品而设置成灰暗灯光。

（三）档案编目与检索工作

M&S公司档案馆已将部分馆藏资源编制成在线目录，供公司内部和外部人员检索。M&S公司档案馆的“档案在线目录试点项目”（Marks & Spencer Archive Online Cataloguing Pilot Project）于2010年成功申请为ARA领导的国家计划——档案标兵计划（Archive Pace Setter Scheme），这一试点项目的主要目标是建立一个内部在线目录和内部站点，同时它也成为档案馆建立面向公众在线目录的试点工程。M&S公司档案馆网站是公众访问在线目录的窗口，网站为用户提供关键词检索、高级检索、主题分类浏览三种检索方式，目前用户可检索到三万七千多条档案信息，检索结果包括“题名”、“文件号”、“时间”、“描述”、“版权”、“访问状态”等内容，其中的七千多条检索结果附有档案图片。检索页面设有“Pin？ board”功能，用户可根据需要收藏检索结果，并将收藏的条目以邮件形式发送。由于多数检索结果不提供档案图片或已提供的图片质量欠佳，用户可前往阅览室深入了解检索到的档案。档案馆还对在线目录进行实时更新，并挖掘馆藏精品建成“战争时期”“儿童”“商店”“食品包装”等13个专题目录，方便用户获取最新资料和专题资料。

（四）档案开发利用工作

M&S公司档案馆馆长艾利森·休斯敦（Alison Houston）认为：“保存我们的零售业遗产并提供给内部和外部利用者访问是我们的职责。M&S公司档案馆曾被评为英国最具学术价值的公司档案馆之一。更大范围的访问不仅有助于提高公司声誉，还有利于加强我们对M&S公司在英国社会中重要、不朽角色的理解。”公司档案馆在实际工作中践行了这一思想，积极开展档案开发利用工作：M&S公司利用档案开发纪念品出售，商店通过播放档案影像提高客流量，设计师从档案馆馆藏中获取新产品的灵感，员工通过档案教育增强对公司的归属感……除公司内部利用外，档案馆也为公众提供了多种利用渠道。

1.提供阅览服务。M&S公司档案馆设有阅览室，任何想深入了解M&S馆藏的读者均可使用阅览室。读者使用阅览室需至少提前两个工作日预约，并签署M&S公司档案馆的《M&S档案访问协议》、遵守相关规章制度。档案馆为用户提供档案拍照和复印服务，但需经工作人员同意并在其指导下完成，档案馆对五件以上的档案复印酌情收取操作费用。档案馆在提供阅览服务时十分注重版权保护和档案保护问题。用户利用M&S档案所产生的成果须经公司同意才能发表《M&S档案访问协议》中包括“双手拿取衣服样品等易碎物、禁止污损档案”等12条用户阅览档案的注意事项。

2.举办档案展览。M&S公司档案馆内设固定展览，并且也经常举办临时展览，用户可以在档案馆网站获取展览信息。获奖展览“时间长河里的M&S”（Marks in Time Exhibition）是档案馆的大型常设展览，该展览自2009年6月在利兹大学免费开放，这是M&S首次面向公众举办档案展览，也是公司125周年纪念活动的重要组成部分。“时间长河里的M&S”旨在纪念M&S在英国历史文化中的重要地位，展现了M&S从小货摊发展到大型零售商并逐渐融入英国生活的历史足迹。展品包括文件、照片、商品、影片等约两百件，用户可通过网络和实地观展两种方式参观。用户在实地观展过程中可以浏览员工报纸、观看20世纪50年代以来的广告影片、使用原始货摊的钱币结账等。这一展览的DVD被送到M&S各个店铺，展览的精粹部分被制成巡回展在国内店铺举办，档案馆还根据馆藏发展情况对展品进行不定时更新完善。公司档案馆也经常举办临时展览，如：“突飞猛进——90余年历史的M&S男装”“大放异彩的一年——2015年年度捐赠品”等都是档案馆已举办的精彩展览。

3.组织观光活动。档案馆与利兹大学、利兹市议会的图书服务部门共同组织了M&S文化遗址观光带（M&S Heritage trail）活动。这一活动将利兹市内M&S的主要文化遗址联结起来，把游客从柯克凯特市场的M&S摊位引至档案馆内的“时间长河里的M&S”展览，游览路线参照利兹市议会图书服务部门所绘旅游地图，途经M&S的第一家商店等地，游客可沿途观光，游览总用时约1.5个小时。除游客自助游览活动“M&S文化遗址观光带”外，档案馆还提供了导游讲解的“1884年以来利兹市里的M&S”观光活动，这些观光活动既向游客介绍了M&S的发展足迹，也帮助游客从M&S的视角探索利兹的城市历史变迁，带动了利兹市的旅游发展。

4.进行推广访问。为了接触更多馆外用户，档案馆主动开展档案推广访问活动。档案馆外联人员携带馆藏物品进入利兹市社区或养老院进行宣传，为社会团体举办怀旧聚会。档案馆专门制作了怀旧盒子，盒子中装有提示记忆的馆藏物品作为线索，例如“我们穿什么”，还装有1940-1970年间的服装和首饰，社会团体可以免费借用怀旧盒子长达两周。档案馆还为用户提供了“我们穿什么”、“食品”、“童年”、“圣诞节”四个主题的图片包，图片包中含有相关主题的图片及注释，用户可在档案馆网站免费下载图片包，并根据《图片包使用指南》组织档案活动。

三、M&S档案管理经验

M&S公司档案馆的档案工作成果显著，档案馆不仅赢得许多奖项，还成为英国国家档案馆《公司记忆：企业档案管理指南》中的优秀档案管理范例。M&S公司档案馆的成功得益于诸多因素，归纳M&S档案工作的特色，可将其成功经验概括为以下四个方面。

（一）以人为本的发展思想

M&S公司档案馆不仅考虑公众需求，提供用户关注度高的档案内容，还在许多服务细节上体现人文关怀：档案馆网站为观展者提供步行、火车、公交、自驾等多种参观路线指南；档案馆同样欢迎残疾人参观展览，在档案馆员工的日常培训中包括残疾人意识培训，Michael Marks大楼内设有无障碍通道，用户可在大楼入口免费租用轮椅，盲人可携带导盲犬参观档案馆；档案馆内互动电脑及互动iPad的摆放位置分别根据轮椅者（儿童）身高和成年人身高摆放，用户也可以自由调节高度；档案馆还为参观团体提供免费茶点等。

此外，档案馆在构建公司记忆时不仅关注整体的公司，还关注细微的个人。档案馆鼓励个人参与公司记忆的构建，从顾客、员工不同的身份视角讲述M&S记忆。M&S公司档案馆网站的“记忆”栏目专供用户讲述故事、分享记忆。公众可以通过档案馆网站提交与M&S相关的故事，故事描述不多于300字，档案工作人员选取特色故事放在网站，用户可根据年代、话题、地区分类浏览这些故事。这种讲述人物故事的方式既深入挖掘个人经历、了解个人情感，也将零散但富有特色的个人记忆转变为公司记忆的一部分，促进了个人记忆的分享。

（二）合作共赢的开发机制

M&S公司档案数量巨大、类型多样，但受人力、物力、专业能力等因素的制约，档案馆难凭一己之力进行高效的开发利用，而企业自身以及高校等社会组织对M&S档案有强烈的利用需求。面对这一问题，M&S公司档案馆采取了合作开发这种互惠共赢的开发方式。M&S集团秘书兼公司管理主管阿曼达·梅勒（Amanda Mellor）在《2015年度报告与财务报表》中提到：“我们独特的遗产继承者的定位使我们与传统利益相关团体以外的群体保持更广泛的联系。”这一思想在M&S公司档案馆得到很好体现，档案馆积极与高校、文化遗产部门、社区等开展合作，促进档案捐赠和利用工作。M&S公司档案馆在2009年已与利兹大学建立合作关系，档案馆迁进利兹大学为合作提供了更广阔的平台，双方的合作自2012年以来已覆盖5200多名学生并多次获奖。档案馆与利兹大学的合作团队还开设了专门博客，为公众交流M&S公司档案提供平台；M&S公司档案馆与其合作伙伴面向利兹大学学生招聘品牌宣传大使（M&S Company Ar？ chive and Partnership Brand Ambassadors），宣传大使通过与学院、社团合作增强学生对档案馆及两者合作关系的认识，提升档案馆及合作伙伴的形象。

（三）丰富优质的服务内容

丰富优质的服务内容是档案馆持续吸引用户的重要保障，M&S公司档案馆为用户提供了丰富的线上资源和多样的线下活动，使得档案馆有更多机会走向公众。公司档案馆网站是用户获取信息资源的重要平台，用户可通过网站检索档案信息、了解档案活动消息、讲述个人故事等。档案工作人员不断完善网站功能，近来网站新增了网上参观功能，用户可通过网站浏览Michael Marks大楼内的阅览室、会议室、儿童区、常设展览区等，这为用户提供了极大便利。档案馆积极开展线下活动，举办了研习会、讲座、家庭日活动、记忆咖啡馆、游览等多姿多彩的档案活动。除日常活动外，档案馆常以各种节日为契机举办档案活动：档案馆在公司的历届纪念日活动中扮演着重要角色；档案馆也配合“博物馆奇妙夜”、“探索你的档案”等节日融入国家层面的档案活动，例如，2015年5月，档案馆举办“时光荏苒——时间长河里的M&S”活动，这一活动是“博物馆奇妙夜”活动的组成部分。

（四）独具特色的学术资源

M&S公司档案的内容涉及历史、艺术、设计、技术等多个学科，曾被评为英国最具学术价值的公司档案馆之一，档案馆从学术角度挖掘特色馆藏，为学者研究、学校教育提供宝贵的档案资源。档案馆尤其注重跨学科教育资源的开发，制订了面向不同年龄段学生的教育计划，包括4-11岁初级教育阶段的学生、12-18岁中等教育阶段的学生，并为他们提供互动活动以提高学习兴趣。档案馆不仅在本馆、学校举办免费讲习班，还建立电子学习中心，教师可以把电子学习中心的资料带进课堂教学。档案馆现已接待8000多名5-18岁的学生参加教育课程。档案馆还与高校合作开发了一系列教育项目，例如，利兹大学与M&S公司档案馆、北部女权主义档案馆共同实施了利用档案进行性别教育的项目，研究团队从两个档案馆选取150余张图片并附加详细描述建成图片库，教师和学生可将图片库用于性别教育及女权主义教育；利兹大学与M&S公司档案馆还合作开发了免费的网络课程即“创新—企业成功的关键”，这一课程结合公司实例，将M&S档案案例研究与大学科研相结合，已覆盖一万多名学生。

四、结语

M&S公司十分重视档案工作，M&S执行主席Sir Stuart Rose曾说：“我们庆祝公司125周年纪念日的大部分灵感都来源于奇妙的档案馆藏，如果我们现在不采取措施保护公司遗产，我们将面临着失去它的危险。”正如Sir Stuart Rose所说，企业档案是重要的公司遗产，做好企业档案工作对企业自身及社会都至关重要。M&S出色的档案工作不仅在提高公司效益、维护公司记忆方面产生了积极作用，还促进了英国社会历史研究、推动了公众教育、带动了区域旅游，取得了丰厚的经济与社会效益。M&S公司档案工作是企业档案管理的成功范例，我国企业档案部门可结合实际情况学习其方法，并探索自身档案管理之道。

参考文献：

[1]][2][3]The M&S Company Archive： Collection De？ velopment Policy[DB/OL].[2015- 11- 03]. https：//mark？ sintime.marksandspencer.com/download？id=2591 .

[4]The national council on archives. Marks & Spencer Company Archive Online Cataloguing Pilot Project[DB/ OL].[2015-11-07].http：//webarchive.nationalarchives.gov. uk/20110304132839/http：//nca.org.uk/archive_pace_set？ ter_scheme/archive_pace_setters/marks_amp_spen？ cer_company_archive_online_cataloguing_pilot_project.

[5]The M&S Company Archive. Archive Catalogue[DB/OL]. [2015-11-13].https：//archive-catalogue.mark？ sandspencer.ssl.co.uk/themes.

[6]The National Archives. Corporate Memory： A guide to managing business archives July 2009 [DB/OL].[2015- 11- 03].http：//www.nationalarchives.gov.uk/docu？ ments/information-management/corporate-memory.pdf.

[7]The M&S Company Archive. Access Protocol[DB/OL]. [2015- 11- 09].https：//marksintime.marksand？ spencer.com/download？id=2591.

[8]The M&S Company Archive. Visit Our Perma？ nent Exhibition[DB/OL]. [2015-11-09].https：//marksin？ time.marksandspencer.com/whats- on/permanent- exhibi？ tion.

[9]The M&S Company Archive. Your M&S in Leeds Heritage Trail[DB/OL]. [2015- 11- 03].https：//marksin？ time.marksandspencer.com/whats-on/your-ms-in-leedsheritage-trail.

[10]TheM&SCompanyArchive.Community Groups & Reminiscence[DB/OL]. [2015-11-03]. https：// marksintime.marksandspencer.com/community

[11]M&S. Annual Report & Financial Statements 2015[DB/OL].[2015- 11- 16]. http：//annualreport.mark？ sandspencer.com/M&S_AR2015_Full%20report.pdf .

[12]]Engaging with the M&S Company Archive. New opportunities！[DB/OL]. [2015- 11- 03].http：//arts. leeds.ac.uk/mands/2015/02/16/new-opportunities/.

[13]The National Archives. The National Archives Lunches New Guide to Reveal Secret Weapon for Busi？ ness Success [DB/OL].[2015- 11- 16].http：//webarchive. nationalarchives.gov.uk/+/http：//www.nationalarchives. gov.uk/documents/09july2009.pdf.