IPT模式下的企业档案管理工作研究

周枫

摘要：本文在对IPT模式的内涵与特点进行介绍的同时，针对IPT模式对企业档案管理工作产生的影响，提出知识管理是实现IPT模式下企业档案管理工作的有效措施。

关键词：IPT企业档案知识管理

随着信息技术的发展，数字化条件下的并行协同工作环境正逐步建立，一种基于并行工程理念的先进项目管理组织模式“集成产品开发团队”（IntegratedProductTeam，简称IPT）模式也随之产生。这种团队式项目管理组织模式，打破了按组织单位和专业分工的传统工作模式，极大地提高了工作效率，优化了系统组织结构，但是也对当前企业档案管理工作造成了较大冲击。

一、IPT模式概述

（一）IPT模式的内涵

IPT是以任务为导向，具有明确交付物，由跨单位、跨部门的不同专业人员和管理人员组成的联合工作团队。首先，IPT模式着眼整体产品而不是与产品有关的单一部门或专业，它打破了组织内部各机构单元的界限，是一种基于任务本身的多部门、多专业相互联系的矩阵式项目管理组织形式。其次，IPT建立在并行工程原理的基础上，是一种针对庞大、复杂项目的创新管理方式。所有IPT成员被委托以共同的目的、行为目标和工作方法。对于特定产品和目标，IPT团队共同制订计划来确定和解决问题，集成、并行地进行决策，从而完成产品目标、满足用户要求。最后，IPT建立在组织变革的基础上，是一种全新的相互信任、相互协调、相互沟通的组织文化。为完成产品的集成，IPT成员之间及IPT团队之间需要衔接与合作，还需要不断地与供应商、客户交流。

（二）IPT模式的优点及不足

1.优点：IPT模式颠覆了传统的串行组织模式，不再刻板地依从各个模块之间的先后顺序，而是让下游的模块事先参与进来，做到各种要素围绕任务流转。一是它较为机动、灵活，能够随项目的开发与结束进行组织或解散，实现资源的合理调配。二是它加强了不同部门之间的配合和信息交流，克服了直线职能结构中各部门脱节的现象，减少了部门之间因沟通不畅造成的差错、报废及返工。三是任务清晰、目标明确，各方面有专长的人参与项目，集成、并行地进行决策，实现产品目标。

2.不足：IPT成员来自各个职能部门，任务完成后需要回到原单位，因而容易产生临时观念，影响团队成员的积极性。同时，项目负责人没有足够的激励与惩治手段，对他们的管理较为困难。另外，IPT的工作性质要求其成员听从IPT组长的指挥，而这往往引起原来职能部门领导的不满。

二、IPT模式对企业档案管理产生的影响

IPT模式下，项目组织从“职能式-弱矩阵”向“强矩阵”转变，从“专业主导”向“产品主导”转变，从“专业分工管理”向“各专业协同融合”转变，项目组织管理模式的变革要求管理职责和管理流程的变化，必将给企业档案管理工作带来革新。

（一）管理对象：从实体管理到数据管理

IPT模式下，为方便沟通、提高效率，数字化协同设计平台的建立势在必行，关联设计、三维审签、数据发放等环节全部要在数字化协同设计平台开展。一方面，随着数据量的急剧增长，半结构化、非结构化数据如三维文件的大量产生，对系统、软件等高度依存，传统纸质管理模式难以为继。另一方面，随着串行模式到并行工程的转变，设计、制造、交付、维修等产品全生命周期内各环节之间的耦合度增加，人员之间的协作与沟通更加频繁，对信息共享、反馈要求更高，需要用信息流将各管理层次、并行工作小组、用户、供应商等连接起来，做到信息流与物质流的一致与同步。为保证信息的准确性与及时性，有效推动项目进展，从实体管理到数据管理成为必然，而基于数据驱动的档案管理也将更加开放、准确、高效。

（二）管理过程：从后端管理到前端控制

前端控制是文件管理和档案管理的基本原则，其核心思想是：整体规划、业务环节提前、全过程监控。当前，尽管企业档案管理工作大多通过“三纳入、四参加、四同步”来进行前端控制，但是往往项目已经结束，文档资料已经基本生成，档案人员才被通知，这时档案人员即使参加，也只是“有什么收什么”，其实际效果并不理想。而在IPT模式下，档案作为项目研制的重要记录和项目运行的重要支撑，档案人员将是IPT团队的重要组成要素。档案人员的加入，可以更好地监控项目研制进展，针对项目研制不同阶段的归档范围、归档时间、归档要求等及时地提出要求，从而从源头上保证文件档案的原始性、完整性、真实性。

（三）管理方式：从分散管理到集成管理

IPT模式按照“一个目标、一套管理办法、一套设计方法、一个团队”的原则开展工作，其特点突出体现在“集成”上。一是资源集成，包括文件与档案的集成、图书情报与档案的集成、非结构化数据与结构化数据的集成、文件与数据的集成等。二是系统集成，档案应用平台应与数字化协同设计平台进行一体化的流程，并与数据实现对接，档案管理功能将有效嵌入业务系统，归档更多地通过业务环节的“触发”实现自动归档。三是流程集成。将文件/档案管理系统嵌入业务流程，以文件/数据驱动项目研制的推进，以文件/数据规范组织机构的完善。

（四）管理重心：从保管为主到利用为主

IPT模式下，企业档案管理工作的价值直接依赖于它们对IPT团队的价值，只有为组织任务提供优质、高效服务，体现自身的独特价值，才能在IPT团队中拥有一席之地。因此，企业档案管理工作不能只重视档案的收集、整理与保管，而是更注重档案资源的开发与利用。也就是说，企业档案管理工作必须融入IPT团队的核心目标，将档案资源最大限度地投入到IPT组织发展上，使企业积淀的知识、智慧等与IPT组织当前的运行发展有机结合，从而为组织目标与任务实现创造自身价值。

三、知识管理是实现IPT模式下企业档案管理工作的有效措施

“协同设计是一个以知识为基础的计算过程，不仅需要不同领域的知识和专家的经验，更重要的是要有综合和协调这些经验知识的有效机制，来耦合不同人员的设计任务”，[1]而知识资源以其价值性、稀缺性和难以替代性正逐渐成为企业获取竞争优势的主要因素，知识管理也因此成为企业创新和核心竞争力的决定性因素。从这个角度来说，知识管理是实现IPT模式下企业档案管理工作的有效措施。

（一）必要性

1.知识管理有助于推进IPT模式下的产品研制。作为一体化发展的新模式，IPT要求整合企业内市场、设计、制造、检测、售后等各部门人员的知识，甚至要求将客户及供应商需求融入产品研制过程。在这个过程中，除了与设计直接相关的知识外，还需要整个产品生命周期内的其他知识，例如项目管理、质量管理、供应商管理等。这就需要企业加强对各个部门及人员之间的信息与知识的流通与共享，需要通过知识管理促进知识创新和产品研发。

2.知识管理有助于促进IPT模式下的项目管理。IPT模式下，在以任务为中心的快速开发过程中，尚未形成完善的跟踪途径，这使得IPT团队很难对任务过程详细记录。往往任务结束后，IPT团队宣告解散，IPT组织的管理经验等未得到有效总结，新的IPT团队成立后则另起炉灶，使得IPT团队建设始终停滞不前，必将制约整个项目研制进展。通过对整个IPT过程开展知识管理，不仅能够节约新IPT团队的建设成本，而且能够极大地改进IPT团队的工作水平。

（二）IPT模式下的企业档案知识管理

“在知识管理的过程中，档案以其固有的价值始终立于知识的源头地位，而且档案的使用价值也随着知识管理层次的加深呈现出新的实现特性，并在知识管理中发挥不可替代的作用”。[2]因此，企业实施知识管理战略，首先应重视对文档资源的科学管理，充分挖掘档案资源的知识属性。

1.规范文档管理。“为了全面反映IPT的运作情况并进行规范化管理，IPT需要建立产品的一体化文件体系，产生、积累和管理这些在产品整个生命周期中都起作用的文件”。[3]在这种情况下，可以对IPT运行流程进行分析，梳理产品全生命周期的技术文件，并通过“文件袋”制度规范设计文档的产生和存储管理，为今后工作改进和追责提供依据。

2.构建知识库。作为一个多学科、参数化的非线性开发过程，IPT工作模式中知识资源的有效、快速获取至关重要。特别是建立有利于知识交流和共享的知识库平台，使无序知识有序化、个人知识提升为组织知识。它涵盖项目文档、竞争情报、标准专利等知识库，能够实现“一站式”的知识建设与服务，为个人知识与团队知识的双向互动、良性循环提供环境，提升IPT团队的绩效产出和综合竞争力。

3.促进知识创新。“企业创新首先是知识创新，知识管理是企业创新来源的保证，创新是知识应用的结果”。[4]并行设计过程中“知识密集”的特征越来越突出，而作为新生性团队，往往又极度欠缺知识资源。通过知识共享、知识地图、知识挖掘，零散的项目档案逐步向档案知识单元转变，并演变为项目推进过程中的一揽子解决方案，从而提升IPT团队的创新能力和竞争优势。

*本文为2016年国家档案局科研项目“数字化环境下民机型号电子文件归档研究”（项目编号：2016-X-43）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]陈高阳，胡柏安等.PDM在并行工程中的应用技术研究[J].航空精密制造技术，2010（6）：55.

[2]任越，曹玉，乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（3）：38.

[3]李清.航空产品IPT团队群运行模式研究，航空制造技术，2002（4）：46.

[4]林勋亮.组织学习、知识管理与企业创新关系实证研究，中山大学学报（社会科学版）.2011（2）：202.