浅谈声像档案管理工作

于雪平

【摘要】声像档案是社会发展的产物，具有形象、生动的特点，在新的技术环境下，声像档案数量增多、格式多样，它所包含的文化和历史底蕴，使其在提升档案文化传播效果中发挥着越来越重要的作用。但声像档案的现实管理和利用存在一定的问题，要健全制度，加强人员培训，提高技能，才能做好声像档案工作

【关键词】声像档案；管理工作；策略

档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能，随着科学技术的发展，经济社会的不断进步，在各种社会活动中就形成了大量的照片、底片、录音、录像等为载体的声像档案。这些声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史。在新的技术环境下，声像档案数量增多、格式多样，它所包含的文化和历史底蕴，使其在提升档案文化传播效果中发挥着越来越重要的作用。

一、发展声像档案是社会发展的需要

声像档案是指国家、社会组织以及个人从事社会活动中形成的，具有保存价值的照片、底片、唱片、扫描图片、幻灯片、影片、光盘、录音、录像、机读文件等为载体，并辅助文字说明的历史记录。和其他档案种类相比，声像档案以其逼真的画面，真实的声音、直接生动、形象地记录了所从事社会活动的内容和形式，把历史社会生活的“容貌”真实记录下来的再现，使档案“由死变活”让人们身临其境，具有强烈的时间感、空间感、使人们对历史有更深刻理解和认识，具有档案管理中存在和利用价值。

二、声像档案具有传播文化的功能

档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能。声像档案及文化现象，从其载体变化和在不同媒体环境下的作用可以看出声像档案对档案文化传播的影响，声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史，近几年来，关注声像档案包含的文化和历史底蕴、发挥声像档案在提升档案文化传播效果中的作用，具有储存信息、传播文化的功能。和传统的档案形式相比，声像档案在历史的记载和传播方面，更加形象、立体，在文化传播方面也更便捷。声像档案是档案文化传播中的新鲜血液，丰富了档案文化的传播方式，也提高档案文化的传播效果。

三、声像档案管理中存在的问题

1.声像档案管理制度不健全或管理制度落实不到位。许多单位对声像档案这种新型檔案种类，缺乏管理制度，责任落实不到位，致使很多声像档案散在某科室或某个人手中，不能及时完整归档，久而久之，材料丢失，造成单位档案不完整，严重影响档案的利用和长久保存。如在以往的城建档案中，由于建设单位对声像档案不够重视，在建设工程档案中的声像档案的资料寥寥无几。自2013年3月1日起，规定凡列入城建档案管理机构接收范围内的建设工程，在工程竣工验收前，建设单位应将建设工程声像档案和其它载体形式的工程档案一并报送当地城建档案管理机构进行预验收，未报送声像档案的，城建档案管理机构不予验收。这就要求建设单位应从时代发展的高度，深刻认识收交建设工程声像档案工作的意义，密切沟通协调，克服各种困难，确保建设工程声像档案工作的落实。

2.声像档案的保管环境差。由于大部分声像档案是以感光、化学磁性材料为载体做成的，受光度、温度等条件影响较大，易发生变形、变质。目前，很多到位未按要求，配备专业的声像档案专柜，稍有不慎就会导致磁带受损，照片变黄褪色，底片粘连损坏等现象发生，影响声响档案的利用和保存。

3.保管人员缺乏声像档案管理意识。档案管理者往往认为“红头文件”、“上级来文”才是档案，而声像档案只是简单的几张照片而已，致是各种活动中形成的照片、录音、录像等声像档案不能及时整理归档，使许多珍贵的声像资料失去了利用、保存的价值。

四、加强声像档案管理工作的策略

1.加强宣传，取得领导重视。领导对档案工作重视程度直接影响档案工作的发展，档案工作人员要通过各种形式，加强对档案工作的宣传，增强领导和单位工作人员的档案意识，取得大家的支持，从而加强对档案工作的资金投入，从而推动档案工作发展。

2.健全体制，实行集中管理，制定严格档案管理制度。明确档案管理者岗位责任，强化规范管理，确保声像档案从收集，整理、归档到移交档案统计管理，杜绝声像档案分散流失，每次社会活动结束后，档案管理者要及时督促科室人员定期移交档案。

3.提高档案管理工作迫切需要既精通档案业务、计算机操作，有负责人的档案管理者，这就要求档案管理人员，要通过学习业务知识，声像载体知识、计算机操作技能等，不断提高自身综合素质，以满足档案工作发展需求。

4.创造条件，改善保管环境，管理者要根据声像档案材料的不同性质，建立符合档案管理的档案室，严格控制档案室的相对温度、湿度、做到防火、防蛀、防潮、防磁等，归档的声像材料定期检查，对年代久远，使用频率高或有污损的声像档案，要提前做好备份及载体转换工作，避免因存储介质的淘汰，损坏硬性声像档案的保存和利用。

【参考文献】

[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.

[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.

[3]焦丽燕.胡秀华.城建声像档案的管理工作存在的问题及对策[J].城建档案，2010，（10）：165-166