做好乡镇档案工作应采取的几项措施

孔冰冰

乡镇档案工作是基层档案工作重要组成部分，涵盖农村政治经济社会活动的各方面，为乡镇制定发展规划、党政工作查考、农民群众维护自身利益、解决矛盾纠纷等提供了可靠的依据和凭证。加强乡镇档案工作，规范乡镇档案管理，对促进乡镇改革发展、社会稳定，推进社会主义新农村建设具有十分重要的意义。近年来，虽然乡镇档案工作取得一定的进步，但从整体看，仍存在着不足和问题，还不能适应档案事业发展的形势，落后于农村经济建设。因此，必须采取措施，进一步抓好乡镇档案工作。

一、乡镇档案工作的基本现状

1.领导重视不够，档案意识薄弱。在乡镇，档案工作往往不受重视，对乡镇领导来说，档案工作既不在上级对乡镇目标管理考核范围内，又不是硬任务、硬指标，形不成工作压力，也就没有动力。加之本身对档案相关法律法规和业务知识学习甚少，了解不深，管理意识淡薄，很多领导干部认识不到档案的价值和档案工作的重要性，对档案工作不安排，不过问，不研究，导致分工职责不明确、任务不落实、人员不到位，使得乡镇档案管理长期处于松懈状态。

2.管理不规范，档案保管不善。由于资金投入有限，大部分乡镇档案室建设不标准、不规范，基础设施达不到“十防”要求，安全防护措施不到位，档案虫蛀、霉变腐烂、破损不全情况很普遍。受办公条件制约，乡镇档案没有实行集中统一管理，如：乡镇党委、政府档案在办公室，计生档案在计生站，农村低保档案在民政所等等，这些职能部门各自为政，档案管理十分混乱。还有的乡镇一旦档案管理达到省级标准，就放松了日常管理，缺乏长效的管理机制，使档案工作流于形式。

3.收集不齐全，案卷质量差。有些乡镇收集的仅是些红头文件、上级文件，缺乏自身形成的文件，如会议记录、乡镇建设一些重大活动、决策等方面的内容很少或没有收集。有的仅收集少数内设机构的材料，对整个内设机构的材料没有收集，致使档案门类严重不全。还有部分档案分散在各部门或主管领导手上，为方便自己利用，不愿交给档案员统一归档。多数乡镇对收集的档案没按标准整理，案卷质量普遍较差，存在诸多问题，如：卷内文件排列混乱，保管期限划分不明确，档案装具不合规格，装订不正确，案卷书写不规范，没有编写分类方案、归档文件目录和检索工具等。这些都对档案管理工作造成很大困难。

4.人员不稳定，业务水平低。乡镇档案员多数都是兼职，且更换频繁，流动性大，档案员常处于“新手”状态，没有接受正规的档案业务培训，缺乏相应的工作经验，档案基本技能和业务素质普遍偏低，档案管理工作自然受到影响。

5.档案丢失严重，断档明显。这是乡镇档案最突出的问题，主要在于：一是乡镇档案管理混乱，档案保存不完整，导致很多历年档案丢失；二是整理归档不及时，使大量档案长期散落各处，难以收集齐全，有的乡镇十余年来仅存档案10余卷，收集数量与实际形成数量差距太大。三是档案员不稳定，加之交接不明细，使档案工作缺乏连续性，造成年度档案断档。

二、加强乡镇档案工作应采取的措施

1.推进依法治档，增强档案法制意识。档案法律、法规是档案事业健康、快速发展的根本保障，是做好档案工作的最有利、最有效的手段。要利用好法律武器，推进依法治档，增强社会档案意识和法制观念。一是广泛深入开展档案普法宣传教育活动。在乡镇通过组织全体干部学习、开展普法活动、举办讲座、专题培训等多种形式，宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等，使人们充分认识到档案工作的重要性，切实增强责任感，形成依法治档管档的良好氛围；二是加大监督力度。单凭县市档案行政管理部门的“一己之力”比较薄弱，要采取上级人大、政府法制办和档案行政管理部门联合进行执法检查的办法，形成合力，以引起乡镇领导的高度重视，并对查出违法违规行为的乡镇以政府通报形式进行通报曝光，起到警示作用。

2.加强组织领导，健全乡镇档案管理机制。乡镇领导既是档案资料的主要制造者，又是最大利用者，要切实从思想上重视乡镇档案，给予关心和支持，那么档案工作中存在的问题也就迎刃而解了。一是明确职责，落实责任，提供强有力的组织保障。成立独立的档案管理机构，作为乡镇党委、政府的职能部门，在规格上与其他职能科室同级，安排一名分管领导，具体工作由办公室主任主抓，配备好专兼职档案管理人员，同时保持档案人员岗位的相对稳定，使档案工作层层有人负责，级级有人落实；二是纳入乡镇年度工作规划和目标管理。切实把档案工作任务同其他工作同部署、同安排、同督促检查，积极创造条件，为乡镇档案室建设解决资金、库房、硬件设施等实际问题，实行档案集中统一管理，确保档案安全与完整；三是建立健全管理制度。结合乡镇实际，制定档案整理归档、保管、保密、借阅、利用等制度，明确档案的管理范围、管理原则和管理方法，使档案工作有章可循的。

3.创新培训方式，加强档案业务指导。县市档案业务指导部门要结合各乡镇具体实际，改进指导方法和方式，采取“因地制宜，因需施教”原则，给予乡镇档案适用与实用的指导，增强针对性和可操作性，做到有的放矢，可采取以下方法：一是集中培训和分类培训相结合。就共性的业务问题，组织各乡镇档案员统一集中参加专题培训班，开展双向互动，现场解答，深化培训效果。针对乡镇档案员基础不同问题，可进行分类培训，对新上岗人员，开展有关业务工作的培训，重点掌握基本技能，对老同志开展增加档案专业培训，让他们掌握一定的理论知识和操作规范。二是“一线”指导和跟班学习相结合。档案业务指导人员通过深入乡镇一线，进行上门指导，贴近档案的实际，及时发现工作中的重点、难点，采取相应的指导措施。另一方面，可以组织乡镇档案员携带本单位一至二个年度的档案到县市档案局跟班学习，安排专人带班，采取一对一定向辅导，通过面对面讲解、现场操作示范，进行“传、帮、带”，使学员们熟悉档案基本知识和实践操作方法，直至能独立完成年度档案整理归档任务。三是档案执法监督和业务指导相结合。档案行政管理内设机构相互协调、沟通，检查与指导两种手段并举，以执法促指导，以指导促业务。

4.加强档案收集，丰富室藏档案种类。档案的收集是提供档案信息、实现有效利用的前提。乡镇档案员要对已办理完的文件要养成及时收集的习惯，在确保档案齐全的基础上，本着档案“资政惠民”的原则，进一步丰富档案信息资源，一要增强收集档案资料的广泛性，不仅收集党政红头文件、上级文件（下转第42页）（上接第49页）等文件型档案，还要将各种门类、各种载体的而档案资料尽可能地收集齐全；二要增强收集档案资料地域的特色性，如对涉及经营承包、基础建设、生产经营等具有农村特色的档案进行收集，丰富乡镇档案内涵；三要增强收集档案资料内容的针对性，如围绕新农村建设，抓好劳务输出、医疗保险、农业科技等“三农”档案，为农村增效、农业增收、农村经济发展服好务。

5.促进档案达标升级，推动档案规范化管理。乡镇档案工作要适应农村经济发展的需要，必须加强档案规范化、标准化建设，而档案达标升级是实现提升档案管理规范化水平的有效手段和重要途径。在乡镇普遍开展档案目标管理考评定级活动，可以有力地推进乡镇档案工作全面开展。通过加强管理体制和规章制度的建设，实行集中统一管理，完善基础设施，确保档案的安全与完整，在收集齐全的基础上，进行系统整理、科学分类，提高案卷质量，建立激励机制，规范档案管理秩序，将乡镇综合档案建设的水平提升到了一个新的台阶。

（作者单位：南宫市档案局）