安全视角下高校档案馆数字档案保护探究

田宇

摘要：高校档案馆作为提供档案查询、利用最多的档案部门之一，随着信息化不断发展，数字档案的查询、利用被更多人所青睐。在此种情形下，高校数字档案的保护面临着多方面的威胁。为此，以河南省高校档案馆查询、利用率最高的郑州大学档案馆为例，了解其数字档案保护机制，研究分析所面临的相关困境，试图探索出高校档案馆数字档案保护的有效策略。

关键词：安全视角；高校档案馆；数字档案；档案保护；档案安全

中图分类号：F49 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.06.034

继此前火车票购票网站被曝有信息漏洞、社会保障系统曝出个人信息泄露的问题，信息安全的重要性已经提升到国家层面，十二届全国人大常委会第十四次会议进行二次审议的国家安全法草案，也在网络与信息安全方面提出了要求。高校档案馆作为对内提供历史记忆、资政资治、服务教学科研，对外体现凭证依据和高校档案信息开发服务的机构，其数字档案信息安全应受到极大重视。

数字档案馆是运用数字技术和设备，收集、管理并提供利用数字档案信息的系统。在信息化快速发展的今天，高校档案馆的数字档案保护面临着不断变化的状况，因此高校档案馆应当对症下药，制定相关机制、采取多种措施，开创高校档案馆数字档案保护新局面。

郑州大学档案馆内馆藏本校党政文书大事记、教学科研成果、专题人物、学生成绩等十几大类档案，年查询量达7000人次以上，本文以郑州大学档案馆对于数字档案保护相关工作为切入点，探讨当前高校数字档案馆数字档案保护的不足，以找到高校数字档案保护新方法。

1郑州大学档案馆数字档案保护机制

高校档案馆数字档案的开放和档案信息的保护始终是数字档案的内在矛盾。为了更好地实现数字档案信息的价值，在安全视角下，高校档案馆对于数字档案信息的保护可采取多种机制，但由于其开放性不如省市级档案馆，所以数字档案建设的相关配套设施还正处于趋于完善的状态，因此，明确当前高校档案馆数字档案保护状况对于高校数字档案信息的开发利用具有重要意义。现以郑州大学档案馆为案例，阐述其当前状况以期提供借鉴：

1.1建立局域网络，明确用户权限

郑州大学档案馆无论是纸质档案，还是数字档案，自建馆以来，没有发生过任何档案信息盗取、非法利用的现象。在数字档案保护方面，建立了具有用户权限的局域网。

建立内、外两个网络管理系统，内部局域网负责本校办公自动化和馆藏档案数据库管理，外部互联网用于信息发布和开放档案信息检索等功能的网站平台（目前正在建设中，还未对社会开放），外网服务器只存放开放的档案信息数据库，保证已经数字化的档案在安全的前提下对用户提供查询利用。对于内部工作人员，有权限对办公自动化和馆藏档案数据库进行管理，而外部人员没有权限进入内网，这样就从权限上保障了高校数字档案的安全。

同时，明确用户权限，根据用户权限的不同分别提供不同的档案信息查询范围。值得一提的是，郑州大学档案馆数字档案各项工作均由馆内馆员负责，不进行外包。对于原始档案，在对其进行数字化过程中，确保涉密档案不被未授权者浏览，在郑州大学档案馆档案的数字化过程中，除了计算机安全技术如防火墙、电子身份识别、数据加密、实时杀毒和存储之外，对于工作人员也进行隔离，对于档案数字化的职工，具有郑州大学数字档案馆管理平台权限，其他人员不允许利用内部权限，最大程度地保证数字档案的安全性。

1.2明确工作制度，设定工作规则

用户在利用相关数字档案时，需要向负责档案数字化的工作人员提交申请，工作人员在数字档案管理平台进行查阅和利用，在数据库中调取用户所需要的数字档案，方便用户的使用。郑州大学档案馆数字档案不仅是在数字档案的形成还是保存和利用阶段，都制定了较为严密的工作制度，保证数字档案信息的完整性、安全性。

对于数字档案，实行硬件保护和软件管理相结合的办法。一方面，在硬件保护方面设立了相关工作规则。为了全方位、多方面保护数字档案信息，对于数字档案，在将其输入至数据库的同时，将数字档案存入光盘、硬盘等移动介质。另一方面，对于软件管理，郑州大学档案馆配套有相应的OA办公自动化系统和档案信息管理系统，通过联网的方式进行收取档案，这样可以达到档案管理、档案目录创建和录入、数字档案上传、移交和接受数字档案、检索和统计数字档案等功能，有助于提高数字档案的安全性和使用效率。

2郑州大学档案馆数字档案保护瓶颈分析

数字档案建设虽然在我国已经接近成熟，但是由于高校档案馆面临着资金、技术、人才队伍不足等多种因素，高校数字档案信息面临着一些安全威胁，在高校档案馆数字档案保护方面仍普遍处于瓶颈阶段。

2.1数字档案安全意识差，人才队伍不足

随着当前信息化水平的不断提高，数字档案信息安全问题已然提到了各高校档案馆的日程中来。然而，由于思想观念以及经验主义的影响，郑州大学档案馆等高校档案部门对数字档案保护的意识并没有像对实体档案的保护意识强烈，对数字档案保护的重要性和紧迫性意识较弱。

除了数字档案馆管理人员的安全意识淡薄、重视程度不够之外，还存在人才队伍建设不足等问题。在信息安全日益受到重视的今天，由于以郑州大学档案馆为例的高校档案馆干部队伍逐步老化，档案信息数字化专业人才比较匮乏，缺少档案数字化方面的科研团队，而数字档案信息保护又急切需要一支具有较高安全意识、较高信息素养能力，能够有效在网络环境下，熟练运用新技术、新设备、新方法的新型高效数字档案保护人才队伍，以满足高效数字档案保护的需要。

2.2资金投入小、安全设施不完善

由于高校档案馆大多会面临经费紧缺、财力不足的问题，资金投入并不能及时得到保障，郑州大学档案馆虽受到了学校的高度重视，但资金投入不能及时跟上网络资源建设、信息保护建设的需要，使得无法及时购买一些重要的信息安全设备和硬件软件，从而导致一些数字档案无法得到有效的安全保障。

现在各种计算机病毒、木马、网络蠕虫等恶意代码的层出不穷，对高校数字档案信息保护也是另一方面的威胁，虽然大部分计算机中都采取了一定的杀毒软件等防护机制，但这并不能阻止硬件故障的出现。比如，计算机硬盘磁道损坏，则会导致高校数字档案信息不完整。数字档案信息系统对计算机系统或其他软件的要求也越来越高，以保障计算机软件功能满足数字化信息系统的不断更新换代，保持信息安全的稳定性。此外，郑州大学档案馆在服务器、存储设备上，也未能够与数字化的快速发展相一致。

2.3缺少安全标准，数字档案保护制度不完善

我国当前已经制定的《中华人民共和国档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，对于高校数字档案的信息安全能够起到一定积极作用，但是郑州大学档案馆仍然缺少一个清晰完善的高校数字档案管理安全标准。像郑州大学档案馆一样，很多高校档案馆并没有统一的数字档案保护标准规范，只是通过不断地实践以及互相借鉴参考，找到适合自己的数字档案保护方法。

同时，郑州大学档案馆档案信息从未被盗取、泄露，一个明显的原因却是一部分密级程度较高的档案还没有完全进行数字化。但是信息化不断发展的今天，我们应当制定相关安全标准，完善高校数字档案保护制度，逐步将更多甚至所有档案进行数字化，以更好地方便用户查询、利用。

3高校档案馆数字档案保护策略探究

3.1增强安全观念，完善队伍建设

高校数字档案的保护需要一支具有思想素质坚定、安全观念很强、综合素质优秀的人才队伍，以实现档案管理向更好的数字化水平发展，这同时也对高校数字档案管理人员提出了新的要求。一方面，要求高校档案馆树立现代化管理服务意识，提高高校电子文件安全管理意识，相关部门要加强对档案管理人员的专业化培训，提高数字化档案管理能力，努力提高高校数字化档案保护的水平；另一方面，要求档案管理者具有较强的数字化信息处理能力以及较强的分析能力，精确把握一些专业性较强的档案信息，确保特定数字档案信息的安全，最大程度地保证高效数字档案信息安全。

3.2增加硬件投入，完善信息管理系统

基础设施建设是实现高校数字档案安全的前提条件，实现数字档案的有效保护，必须加大硬件设施的投入，逐步完善数字档案信息系统。针对目前我国信息化水平状况，高校档案馆应完善计算机网络设备、数字化安全设备等有关数字档案保护的硬件设施。另外，建立一个满足数字档案安全、适应时代发展的综合管理信息系统。着重加强在双服务、高速扫描仪集中扫描和光盘磁带双备份等方面的建设，建立完整安全的档案信息查询系统，通过计算机终端以及信息的网络传输，真正实现档案资源的共享。对于网络信息平台，一定符合国际和国家标准，综合各类档案信息资源，加大高校数字档案保护措施，完善好高校数字档案信息管理系统，从技术上保障高校数字档案信息保护。

3.3制定相关法规，完善对应机制

高校档案馆中数字档案涉及到的知识产权保护、隐私权保护和版权保护与传统档案安全的保护不一样，需要相关法规的维护。随着当前信息社会的不断发展，应针对不断出现的新问题进行相关法规的跟进，在《档案法》等相关法律法规的指导下，完善高校数字档案保护的相关法规。同时，根据不同高校档案馆实际，建立健全符合自身实际的服务制度。由于在网络环境下，高校数字档案馆具有馆藏资源的多媒体化和服务方式的多样化等特点，应制定符合各高校档案馆自身的相关制度，如在对用户提供相关服务时，完善保障好用户对档案信息的知情权、参与权、监督权，以及用户利用档案信息所涉及个人隐私权等权力。

总之，数字档案信息作为高校重要的信息资源之一，对其保护需要从多方面去开展工作。高校档案馆数字档案保护显得尤为重要，它需要结合高校实际和目标，在加大高校档案信息数字化范围的同时，结合自身特色，加强人才、技术以及资金方面的投入，从而适应时代发展，更好地实现档案信息的价值，从而为社会主义现代化建设作出更大贡献。