多措并举解决高校“报账难”问题

农时伟

【摘要】高校财务部门是学校的“财政中心”，全盘管理、核算学校各项收入和支出。随着教育事业的快速发展，高校规模不断扩大，教学经费、科研经费等资金来源渠道多样化，高校资金总量不断增加，财务部门报账业务量剧增，“报账难”已成为财务工作的突出问题，是师生员工关注的焦点，是财务部门需要着力解决的问题。本文通过分析高校财务报账的现状及存在的问题，提出优化报账方式和报账流程等措施，解决“报账难”的对策。

【关键词】多措并举 高校 报账难

高校财务两个最基础性的工作，一是收钱，二是付钱，按法律法规要求管好收到的钱，确保资金安全，按财务制度规定支付该付的钱，防止资金被挪用或套取，而报账则是付钱具体的实施过程。学校资金总量的增加，报账业务量也随之增加，按部就班、手续繁琐的传统报账流程和报账方式，已不能满足不断增加的报账业务需要，长时间排队等候，让前来办理报账业务的师生怨声载道，财务报账人员也是苦不堪言，因此，需要优化报账方式和报账流程，发挥网络信息化优势，提高高校财务报账效率。

一、高校报账难的原因

造成报账难的原因有多方面，但主要有以下几点：

（一）传统报账流程繁琐，报账等候时间长

经济业务发生后，报账人对原始票据进行整理、签名，由部门负责人或项目负责人审批，然后将票据交到财务部门，财务人员进行现场审核，录入会计凭证，经复核人员复核，出纳人员核对金额后付款。报账流程图如下：

在报账流程中，造成报账难的环节主要有以下四个：

1.审批环节。高校各部门经费主管领导往往身兼数职，科研项目负责人也是兼有教学和科研任务，事务都是比较繁忙，报账人经常跑一两次才能办好审批手续，有些经济业务的票据，在财务人员审核时发现不符合规定，退回补办手续，多次往返，花费了报账人大量时间，也浪费了财务人员审核时间。

2.审核环节。财务人员对报账票据的真实性、合法性、合理性进行审核，这是最耗费时间和精力的环节，也是最容易让报账人产生积怨和矛盾的环节。由于报账人不熟悉报账规定等相关制度，经常出现报销票据不符合规定的现象，有些票据填写不规范，内容不完整，比如没有填写客户名称，或者只有商品名称和金额，没有数量和单价；有的票据内容不真实，与业务无关，比如有些报账人收集大量出租车票来报销，一些出租车票显示的乘坐时间是晚上11点钟以后的，有的甚至是凌晨过后的，而报销单填写的乘车理由是到某某机关部门办事，这显然是不真实的，是不能报销的。

3.制单和凭证录入环节。虽然现在高校财务都实行电算化处理会计业务，但有些凭单还是需要经过财务人员审核后再手工填制的，比如差旅费报账表、原始凭证报销单等，这些手工填制凭单工作花费了财务人员不少的时间。录入凭证时，一些重复的业务，比如批量购置固定资产，根据制度要求和管理需要，按入库单逐笔录入，这种录入方法既费时又容易出错。

4.付款环节。现在高校都实行公务卡消费制度，大大方便了教职员工日常公务支出刷卡消费，避免携带大量现金存在丢失的风险。但有些业务还是使用现金支付，比如差旅火车票、汽车票、野外调研临时租车费以及零星物品购买等，这些业务在报销付款时，由于受银行营业时间和领用现金额度的限制，等待付款也是花费了报账人大量时间。

（二）报账规定等规章制度宣传不到位，报账人对财务规章制度不甚了解

虽然大多数高校财务部门都利用网络信息平台将有关财务制度和报账流程上传到校园网，方便师生员工查阅，但正所谓隔行如隔山，师生员工对财务制度的理解是有限的，而且大多数老师由于工作忙，都是委托学生来报账，学生对规章制度更是不了解，对报销的经济业务也不清楚，常常是报一笔账来回跑几次财务部门，对财务人员产生积怨，财务人员为此备受委屈。

（三）财务人员配备不足，工作压力大

学校规模扩大了，资金总量成倍增加，报账业务量也是大幅增加，但由于受到人员编制数量、新招聘人员学历要求等条件限制，每年新招聘进来的在编财务人员寥寥无几，只好通过内部招聘编外人员充实报账一线，但由于编制问题不能落实，加上长期超负荷的工作压力，致使编外人员流动性很大，财务部门长期处于人员不足状态。业务量大，人员不足，工作压力大，长期以久，工作中难免出现差错，降低了工作质量和工作效率。

二、改善高校报账难的措施

“报账难”已经成为高校财务管理工作的瓶颈，也是广大师生员工希望及时解决的问题，引进新的报账手段，提高工作效率，改善当前报账难的状况，已是势在必行。

（一）利用网络平台引进新的报账方式，提高报账效率

1.网上自助报账。利用网络平台实行网上自助报账，其步骤是，报账人登录网上报账系统，输入报账的经费项目代码，根据报销单据内容填写报账摘要和报账金额，在项目指定的可选科目范围内选择与业务相关的核算科目，点击提交，然后将网报单和报销单据交到财务部门，经前台财务人员初审后即可持回执离开；审核人员根据网报单对相关的原始票据进行审核，自动生成记账凭证，经复核无误后，由出纳人员将款项转入报账人指定的银行账户。网上自助报账的好处有两点，一是报账人可以全天候在办公室或在家里进行网上报账，打破时间和空间限制，不用在报账大厅排队等候报账，审核、复核、银行转账等后续工作都由财务人员完成，更为方便和节省时间；同时，录入凭证、填写报账摘要和金额等报账业务的基础性工作分散由报账人完成，财务人员只需后续审核即可形成记账凭证。这种利用网络实现的部门之间协同办公，既可以提高工作效率，也可以解决财务人员不足问题，报账人还可以随时查询项目经费支出情况和结余金额；二是利用报账系统的信息反馈功能，财务人员将报账信息，包括报账进度，若遇到需要修改、补充的问题等信息反馈给报账人，报账人通过网上查询，就可以知道报账是否已办结，或者还要补办哪些手续。

2.建立第三方平台，实现资产管理数据与财务系统自动对接。高校每年购置的固定资产，不管是数量还是种类都是比较多的，报账业务也是比较频繁的，财务人员在办理固定资产报账业务时，按入库单逐笔录入，如果遇到批量购置，逐笔录入既花费时间，又容易出现差错；利用网络信息化，建立第三方平台，实现资产管理数据与财务系统自动对接，就能很好的解决这个问题，财务人员只需扫描固定资产入库单条形码，就可以通过第三方平台提取到固定资产信息，按设定的格式自动生成记账凭证，不用手工录入，省时、高效、准确；记账凭证打印后，资产管理部门即可通过第三方平台自动提取报账信息，实现实物资产与财务账自动对接。

3.与银行合作，引入无现金支付系统，实现无现金支付。对于使用现金支付的经济业务，报账人只需提供收款人银行账户信息，财务人员对报账单据审核无误后，由出纳人员通过无现金支付系统将报账款划转到报账人指定的银行卡，不再等候领取现金，既节省付款时间，又保证资金安全，极大提高工作效率。

（二）引入叫号系统，开设绿色通道报账岗位

对一些票据张数少，业务简单，审核时间短的报账业务，如借款、零星购买办公用品、论文版面费等业务，可以通过叫号的方式，在绿色通道岗位办理，报账人通过叫号系统实时播放的报账信息，了解报账进度，安排自己的报账时间，既节约了等待时间，也改善了无序报账的状况。

（三）多元化宣传财务制度，方便师生员工了解报账规定和流程

首先，除了将财经法规、财务制度、报账规定等相关文件上传到校园网财务部门主页，方便师生员工查阅外，还要将报账规定和报账流程印制成小册子摆放的报账大厅，分发到各学院、各部门办公室，方便师生员工随时查阅，并将报账规定和流程制作成视频资料，以卡通的形式在报账大厅滚动播放，更加直观，更加通俗易懂，让师生员工更容易理解和明了。

其次，加强与各学院、各部门的沟通，组织相关科室财务人员，定时或不定时的到各学院、各部门开展报账基本须知培训，对报账流程、网上自助报账操作方法等进行更详细的讲解，让教职工了解报账业务的有关规定和报账程序，规范报销票据，减少差错率，缩短报账时间。

（四）加强人才队伍建设，提高财务人员业务水平

财务人员业务水平的高低，决定了工作质量的好坏，而高水平、高效率、高质量的业务能力，是完成日趁繁重的财务工作任务的保障，因此，要加强人才队伍建设，有针对性的进行专业知识的后续培训，不断提升财务人员知识水平和业务水平，提高工作效率和工作质量；同时，在人员招聘方面，争取人事部门的支持，给予政策倾斜，招聘一些热爱财务工作，业务扎实，能留得住的年轻财务人员，增添新生力量，充实报账一线。

三、结束语

实行网上自助报账、建立第三方平台实现数据自动对接、引入叫号系统等报账方式，是高校财务工作的一种创新，是解决“报账难”问题的举措，是对传统报账方式的更新和完善，其目的是用科学的方法，管好用好学校资金，更好地为学校教学科研工作服务，为广大师生员工服务。

参考文献

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[3]张巧华，倪晓红.从流程再造视角，着手解决高校报销难题[J].会计信息化，2015（1）.