谈档案数字化

王正国 李芸 田镇玮

【摘要】在当代，档案的信息化建设已初具规模，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

【关键词】档案；数字化；服务体系

档案在信息技术广泛运用的今天已经由传统的封闭型的信息存储场所转变成开发型的虚拟化的信息资源管理和传播中介，这其中便是档案数字化信息建设的重要性。在当代，档案的信息化建设已初具规模，为顺应时代发展的潮流，在社会文化信息系统中确立并稳固档案应有的地位，发挥档案在社会发展中的积极作用，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点数字化信息服务体系。

一、档案管理数字化技术

档案数字化是在现代计算机技术、网络技术、信息技术环境下出现的一种新型技术，数字化必须依附于关键的数字化技术，因此为了完成数字化档案建设的重大任务，有必要从源头上研究这些关键技术。馆藏档案的数字化是利用当今先进的数字化技术将传统馆藏档案转化为数字化信息，并储存在计算机存储设备里，以便提供档案检索和档案信息服务。我国的档案接收电子档案是近些年的事，现存的档案都还是传统意义上的档案，这些档案要应对现代信息社会的利用需求，只有通过馆藏档案的数字化技术，将现存档案转化成数字化档案才行，因此馆藏档案的数字化技术是一项基础性的技术。

二、档案数字化信息服务的个性化

随着数字时代的来临，档案的建设手段也逐渐完善，在数字化信息利用方面，越来越多的档案用户习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，习惯于接受档案推送的个性化信息。服务方式的个性化是指数字档案能根据用户的个人习惯采用不同的方式为用户提供所需的信息。服务内容的个性化是指数字档案为用户所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，针对每个用户的兴趣爱好为用户推荐相应的信息资源。目前档案数字化信息服务的研究仍有许多问题亟需解决，但这并不影响我们对于未来档案数字化信息服务个性化、人性化的探讨：

1.层次化分类。信息分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。在档案数字化信息服务的过程中，针对不同层次的读者系统可以提供不同的服务，例如：馆藏专业性很强的资料或者较为前沿性的资料将主要服务于某一领域的专业研究人员或是大学教师等高级知识分子；而针对一些大、中学校的学生则首先提供一些普及性质的文献。根据需要提供必要的信息服务会使档案数字化服务更加人性化，同时也减少了信息检索的杂乱无章的局面。

2.数字档案信息的推送服务。数字档案信息推送服务是运用推送技术来实现个性化服务的一种方式。它是数字档案建设的一个热点，也是走向主动服务的一个重要标志。它是在网络上通过特定的标准和协议，按照用户的需求，定期主动传送用户需求信息的一项计算机技术。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮箱，并依赖于人工参与的信息推送服务。

三、档案数字化信息个性化服务的具体措施

1.正确处理用户隐私问题。数字档案应该认真对待用户的隐私问题，积极寻找有效的隐私保护措施。一方面，从管理上保障用户信息的安全，包括下列几点：另一方面，从技术上保障用户的信息安全，数字档案馆必须建立有效的用户隐私保护机制，使用户的隐私权不被恶意侵犯。隐私问题的解决，还要依赖于良好的用户信誉的形成，因此数字档案要努力提高个性化信息服务的质量，处处为用户着想，让用户体会到个性化信息服务给他们带来的切身的方便和实惠，抵消个性化信息服务中用户提供个人信息的顾虑。

2.着力解决信息安全问题。着力解决整个个性化信息服务系统的信息安全问题主要应从两方面入手。一方面，技术上，开发新的信息安全保护技术，使系统在技术上具有安全性、可靠性和高效的运行性能，使硬件、软件、数据得到更好的保护；另一方面可通过法律手段，以避免系统中的信息受到恶意的破坏、更改、泄露。

3.改进服务效果。一是要尽可能为用户提供价值量大的信息；二是要注意简化用户界面，逐渐实行智能化服务来取代部分的用户定制行为；三是加强对用户信息的获取和分析；四是积极从管理、人员素质等方面入手，切实提高个性化服务水平，使档案馆工作人员真正站在用户的角度为用户着想，使用户得到满意加惊喜的服务效果。

4.提高工作人员综合素质。数字档案信息服务要求工作人员，具备较高的政治素养、工作责任心、档案业务水平、广博的文化基础知识及学科背景、熟练的计算机应用能力，善于与用户沟通。这就要求档案员不断充实自己，更新知识，提高自身的素质。同时应建立起一个学习环境，使其适应技术环境的变化，学习新的工作技能，注意培养和引进人才，集中高素质人才向信息服务一线转移。

5.深化个性化服务内容。在个性化服务中，我们可以利用数据挖掘，知识发现等技术，对有用的信息内容再进行深层次的分析和挖掘，向用户提供能够用于科学研究、解决问题的规则和模式的内容。例如利用网络的优势，借助多媒体等信息技术对各种类型的档案进行编纂加工成相关内容的档案编研成果。

档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。