企业档案管理中存在的问题及对策

柴惠贤

摘 要：档案管理工作是企业日常活动的重要组成部分，对于企业的生产、经营、管理具有重要的作用。但是在当前的形势下企业档案管理工作面临着严峻的形势，如何解决档案管理工作中存在的问题，是企业急需要解决的问题。本文首先分析了企业档案管理中存在的问题，进而提出了完善企业档案管理的对策，希望能够为企业的档案管理者提供一定的参考意见。

关键词：企业；档案管理；问题；对策

中图分类号： G275.9 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）24-16-2

0 引言

档案记录着企业在发展过程中的各种信息，是企业发展过程中的原始记录，也是企业进行各项活动的重要参考指标。加强和完善企业的档案管理工作不仅能够提升档案的利用率，还能够提升企业的管理水平。因此，要充分发挥档案在企业发展中的重要作用，提升档案的利用率，最终促进企业的快速发展。

1 企业档案管理中存在的问题

1.1 档案管理人员管理观念薄弱

档案资料对于档案资源的开发具有重要的参考价值，是制定档案发展计划的重要依据和参考资料。然而，目前企业管理人员还没有认识到档案管理对于企业发展的重要性，因此在档案部门投入的资金、精力、人力、物力等都相对较少，档案部门工作人员的档案意识薄弱，不能保证企业档案资料的真实性和完整性，最终导致企业档案管理工作的现代化建设不能很好地实施。

1.2 企业档案管理方式落后

当前，很多企业档案管理一直采用的是传统管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在查找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

1.3 相关制度体系不够完善

从目前的情况来看，由于思想认知上的误区以及对档案管理的不重视，很多企业都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。因此，要想切实提高企业档案管理水平，必须要对相关的制度体系进行完善，为档案管理工作的规范有序开展提供依据。

1.4 档案管理设施建设滞后

档案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于企业管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的企业档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分企业并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

2 完善企业档案管理的对策

2.1 树立正确的档案管理观念

充分重视企业档案管理工作的重要性和价值，企业档案具备潜在生产力，一旦其作用得到充分发挥就能为企业以及社会带来效益，为管理者提供强大的助力，所以，要创新管理观念，尽力开发企业档案的丰富资源，为社会提供更有价值的服务。

2.2 建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式

要想真正实现企业档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。我们使用计算机对档案进行管理就必须要建立一个专门的系统进行操作，在这个系统平台上我们可以进行信息的录入、分类、归档、整理、保存、搜索等，通过使用计算机软件实现档案管理的信息化。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。我们知道无论是计算机系统，还是计算机软件都需要定期的升级优化，只有这样我们才能保证使用功能越来越方便、快捷、高效。因此，对于档案管理信息化系统需要有专业的工作人员进行定期的维护和更新，保证系统的稳定运行，为档案管理工作提高可靠的技术支持。

2.3 加强企业档案管理制度建设

首先，企业要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合企业档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作规范，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个流程均给予明晰的规定，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高企业档案管理工作的整体效率和科学化水平。

2.4 增加硬件投入，加快企业档案信息数字化建设

电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还都不完善，影响了企业档案管理效果的发挥。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了工作人员的工作效率。

3 加强企业档案管理的必要性

3.1 能够为企业提供准确的数据

档案资料能够为企业的各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为企业未来的发展服务。比如企业过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

3.2 有利于档案资源的进一步开发和利用

企业档案是在企业日常科研、外事以及行政管理等活动中形成的具有参考价值和保存价值的文献资料，对企业的评价、考核、研究以及总结工作具有重要的作用。在我国体制改革不断深入的现如今，企业也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为企业管理的基础环节，对促进企业人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为企业的发展创造更多的效益。

3.3 是时代发展的内在要求

当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为企业的无形资产，开始在促进企业发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着企业不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要完善档案管理的信息化建设。因此，加强档案管理工作是适应时代发展需求的内在要求。

4 结语

总之，企业在新时期的发展过程中面临越来越多的挑战。加强企业档案管理是企业发展过程中的重要内容。为了提升档案管理工作水平，企业必须要树立正确的档案管理理念，建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式，加强企业档案管理制度建设，更好地适应当前社会现代化建设的要求，从而实现企业管理的现代化发展。

参 考 文 献

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